Operationeel recordmanager | Utrecht

Wij zijn voor onze eindklant op zoek naar een Operationeel recordmanager op basis van 24 uur per week. 

De gemeente Utrecht staat voor de opgave om de komende maanden opvang te organiseren voor een grote hoeveelheid vluchtelingen. Deze opvang vindt plaats op locaties die variëren van kleinschalig – enkele huishoudens – tot locaties waar meer dan 200 mensen kunnen verblijven. Vaak gaat het om gezinnen en/of vrouwen met kinderen. Het programma bestaat uit meerdere deelprogramma’s. Wij zijn op zoek naar een recordmanager die het programmateam gaat ondersteunen bij het beheren van hun informatie. De recordmanager maakt deel uit van het programmateam voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen dat direct onder de Directie valt.

Je taken zijn:
Voor de diverse lijnactiviteiten en projecten:

• Een beheerstructuur (beheerplan/information governance) op te stellen die helpt bij het ordenen en structureren van informatie, waardering en selectie mogelijk maakt;
• Naamgevingsconventies voor documenten op te stellen die praktisch en uitvoerbaar zijn, maar waardering en selectie mogelijk maakt (denk ook aan een systeem voor versiebeheer);
• Regels en procedures voor metadatering, schoning en archivering op te stellen (verwachting is dat Oekraïne een Hotspot wordt en blijvend te bewaren wordt);
• Rollen en verantwoordelijkheden in het beheer op te stellen en ervoor te zorgen dat deze belegd worden in de organisatie;
• Gebruikers te trainen om te werken in het opgezette systeem.

Harde eisen:

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van informatiebeheer/recordmanagement;
• Je hebt een MBO+/HBO werk en denkniveau;
• Kennis op het gebied van (digitaal) documentbeheer, complexe dossiervorming met een politiek gevoelig karakter, waardering en selectie en overbrenging;
• Je hebt ervaring met advisering en gebruikersondersteuning op operationeel niveau en projectmatig werken;
• Je hebt ervaring met dossiervorming, waardering en selectie, classificatie, metadatering, relevante NEN-normen, GEMMA, RGBZ, RSGB, MDTO. Geef aan waarmee je ervaring hebt;
• Je hebt inzicht in het functioneren van de decentrale overheid;
• Je hebt affiniteit met het leren en begeleiden van mensen en beschikt over creatieve manieren voor het creëren van bewustzijn en verandering;
• Vertel meer over je kennis op het gebied van (digitaal) documentbeheer en complexe dossiervorming met een politiek gevoelig karakter;
• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht, ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie;
• Voor deze aanvraag ontvangen wij graag twee relevante referenties die door Gemeente Utrecht nagebeld mogen worden. Je geeft met het indienen van de referenties Gemeente Utrecht akkoord om contact op te nemen met de referenten. Geef de volgende informatie op: 1. Naam organisatie waar opdracht werd vervuld; – 2. Contactpersoon; – 3. Afdeling; -4, Telefoonnummer contactpersoon.

Wensen:

• Ervaring met Sharepoint/Teams is een pre.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.