Privacy statement van Quest4

Quest4 B.V. is gevestigd te Amsterdam op de MediArena 10, 1114 BC Amsterdam-Duivendrecht  (hierna te noemen: Quest4).

De persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt. Wij vragen alleen naar uw persoonsgegevens als deze noodzakelijk zijn voor het verlenen van onze diensten.

Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, detachering, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.

Reden van gebruik van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens om:

1. u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers en deels geautomatiseerd (bijvoorbeeld bij een job alert);
2. uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht;
3. een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
4. een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
5. ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
6. voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen;
7. voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
8. als wij een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude.;
9. u te benaderen voor nieuwsbrieven die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in);
10. kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.

Type persoonsgegevens

Wij verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.

Meer specifiek gaat het om de volgende persoonsgegevens:

• naw-gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
• geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
• curriculum vitae (CV), informatie over opleiding en werkervaring;
• gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
• gegevens over beschikbaarheid en verlof;
• andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
• nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs en eventueel een werkvergunning;
• overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
• daarnaast verwerken wij soms ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre-employment screening.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Reden van gebruik van persoonsgegevens”.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

• Gegevens uit salarisadministratie die fiscaal van belang zijn: 7 jaar (na uitdiensttreding werknemer).
• Loonbelastingverklaringen: 5 jaar (na uitdiensttreding werknemer).
• Kopie identiteitsbewijs: 5 jaar (na uitdiensttreding werknemer).
• Personeelsdossier: 2 jaar (na uitdiensttreding werknemer).
• Sollicitatiegegevens: 4 weken na einde sollicitatieprocedure (indien de functie niet wordt toegewezen).
• Sollicitatiegegevens: 3 jaar met toestemming van sollicitant (als er bijvoorbeeld op een later tijdstip een passende functie beschikbaar komt).
• Doelstelling van Quest4 is in verbinding te komen en te blijven met kandidaten om invulling te geven aan opdrachten die over het algemeen langer duren dan 1 jaar en meestal 2 jaar. Omdat wij na het einde van de opdracht de kandidaat aan een vervolgopdracht willen helpen is het belangrijk dat deze in onze talentenpool staat anders raakt deze uit het zicht. Te allen tijde kunnen de kandidaten / professionals de toestemming intrekken.
• Ex-klanten: zodra de ‘klantrelatie’ over is hanteren wij een termijn van 2 jaar.

Toegang tot, wijzigen of intrekken van persoonsgegevens

• Zelfs indien wij al persoonsgegevens van u hebben heeft u nog steeds verschillende rechten met betrekking tot deze gegevens. Om hierover met ons te spreken, gelieve contact met ons op te nemen. Wij doen ons best onverwijld op uw verzoek te reageren en doen dit in ieder geval in overeenstemming met de voorschriften van geldende wetten. Realiseer u dat wij mogelijk een verslag van onze communicatie met u bewaren om ons te helpen mogelijke problemen die u opwerpt op te lossen.
• Recht op bezwaar: Indien wij uw gegevens gebruiken omdat wij dit noodzakelijk achten voor onze gerechtvaardigde belangen en u bent het hier niet mee eens, heeft u het recht hiertegen bezwaar te maken. Wij zullen binnen 30 dagen op uw verzoek reageren (hoewel wij in bepaalde gevallen deze periode zouden mogen verlengen). Over het algemeen zullen wij het alleen met u oneens zijn indien bepaalde beperkende voorwaarden van toepassing zijn.
• Recht op het intrekken van toestemming: Wanneer wij uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld om uw geschiktheid voor bepaalde functies te toetsen) of om u advertenties te sturen hebben verkregen, heeft u het recht op elk gewenst moment uw toestemming in te trekken.
• Verzoek van betrokkene tot toegang tot gegevens: Zodat het voor iedereen helder is: u heeft op elk moment het recht ons te vragen te bevestigen welke informatie we over u bewaren en kunt u ons vragen deze informatie aan te passen, bij te werken of te Verwijderen. In zo’n geval kunnen wij aan uw verzoek voldoen, of, in aanvulling daarop een van de volgende dingen doen:
  • Wij zouden u kunnen vragen uw identiteit te verifiëren, of vragen om meer informatie over uw verzoek; en
  • Waar wij daar wettelijk het recht toe hebben, zouden wij uw verzoek kunnen afwijzen. In dat geval zullen wij altijd uitleggen waarom we dat doen.
  • Recht op verwijdering: U heeft het recht ons te verzoeken uw persoonsgegevens volledig te “wissen”. Wij zullen binnen 15 dagen aan uw verzoek vervolg geven en u een bevestiging sturen zodra de gegevens gewist zijn.
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Indien u wenst, heeft u het recht om uw data van ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Wij zullen u hierbij helpen – ofwel door de gegevens direct voor u over te dragen, ofwel door u te voorzien van een kopie in een veel gebruikt machinaal leesbaar formaat.
  • Recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit: U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit.

Beveiliging

Quest4 doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.

Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevenbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Quest4 met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Quest4 heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. Quest4 blijft haar beveiligingsprocedures uitbreiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot gegevens van sollicitanten is beperkt tot personeelsleden van Quest4 die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van Quest4.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) van een datalek

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Quest4, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met ons opnemen via office@quest4.nl of Quest4 B.V. t.a.v. afdeling Back Office, MediArena 10, 1114 BC Amsterdam-Duivendrecht. U kunt onze afdeling ook telefonisch bereiken via telefoonnummer 020-8205031.

Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via dit formulier.

Wijzigingen

Quest4 kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Quest4. Deze versie is opgesteld op 8 mei 2018.