Functioneel Beheerder Sharepoint | Den Haag

Wij zijn voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken op zoek naar een Functioneel Beheerder Sharepoint op basis van 36 uur per week.  

Opdrachtomschrijving:

• Ondersteuning/trainen, middels verschillende interne media, van gebruikers voor de in beheer zijnde bedrijfsapplicaties. Hieronder valt ook het opstellen als het onderhouden van de hierbij benodigde documentatie en media;
• Het zo spoedig mogelijk verhelpen van (functionele) verstoringen/knelpunten, al dan niet in samenwerking met leveranciers of ketenpartners, waardoor de impact op de dienstverlening tot een minimum wordt beperkt;
• Het ondersteunen van gebruikersadoptie van nieuwe of gewijzigde bedrijfsapplicaties;
• Het vaststellen van gegevensdefinities en het beheren van stamgegevens, parameters en content;
• Participeren, vanuit het functionele vakgebied, in (inter-)departementale projecten;
• Het uitvoeren (en coördineren) van (gebruikers)testen van wijzigingen op de applicatie t.b.v. de functionele werking na wijzigingen, inclusief het beheren en onderhouden van testsets;
• Registratie en afhandelen van incidenten en wijzigingsverzoeken, het updaten van en communiceren over de planning, status en oplossingen van meldingen aan de stakeholders;
• Levering van (ad-hoc) rapportages naar verschillende stakeholders; 
• Het inventariseren van requirements en functionele specificaties ten einde deze te vertalen in functionele wijzigingen; 
• Het ondersteunen en uitvoeren van wijzigingenbeheer en de besluitvorming daarvan; 
• Het beheren van documentatie (o.a. knowledge bases) en (administratieve) procedures en het bewaken van de standaarden en de consistentie van de elementen binnen het informatiesysteem. Bijdrage leveren voor het opstellen van procedures;
• Het autoriseren van gebruikers Speelruimte;
• De Functioneel beheerder legt verantwoording af aan het Clusterhoofd Functioneel Beheer over werkzaamheden en resultaten op het taakgebied;
• Het kader wordt gevormd door een samenhangend geheel aan richtlijnen, procedures, wet- en regelgeving en/of beleidslijnen op het gebied van functioneel beheer en informatievoorziening;
• De Functioneel beheerder neemt, binnen operationele en beleidsmatige kaders, in afstemming met een senior beheerder beslissingen over de uitvoering van de beheertaken. 

Achtergrond opdracht:
De Functioneel Beheerder richt zich op het beheer van generieke (BZ-) bedrijfsapplicaties, die aan de veranderende behoeftes en eisen van de gebruikers moeten worden aangepast. Onder het beheer vallen onder andere de ondersteuning van medewerkers bij adoptie en gebruik van applicaties, het verhelpen van verstoringen, het onderhouden van tabellen en content, het testen van de functionele werking van de applicaties en het rapporteren over de dienstverlening in samenwerking met de Service level- en Service integratie manager. De focus voor de functioneel beheerder ligt in dit geval op het beheer van SharePoint 2013 en in de nabije toekomst SharePoint 2019.

Organisatie:
Als wereldwijd opererende organisatie is BZ sterk afhankelijk van een goede informatievoorziening en bijbehorende IT-dienstverlening. Zeker met de vernieuwingsagenda van BZ, zoals Modernisering Diplomatie, OS-agenda en hervorming van het personeelsbeleid, is een betrouwbare digitale informatievoorziening onmisbaar voor de innovatie van de BZ-organisatie. Actuele thema’s op dat gebied zijn: e-dienstverlening, digitalisering van processen en archieven, plaats-, tijd- en apparaat-onafhankelijk werken, digitaal samenwerken, clouddiensten en social media, big data analysis, open data.

Een van de takken van integrale bedrijfsvoering bij BZ is IT-regie. IT-regie is de verantwoordelijkheid van Cluster DBV/IV, dat zorgt voor een goede afstemming tussen de vraag naar en het aanbod van IT-diensten bij het ministerie, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. De vraag naar IT-diensten komt voort uit de ontwikkelingen en behoeften van dienstonderdelen en posten. Het aanbod van IT-diensten wordt geleverd door een palet van externe IT-leveranciers, waaronder het rijksbrede SSC-ICT.

Om tot een goede IT-regie te komen werkt DBV/IV veel samen met dienstonderdelen en posten. Voor elke directie/post zijn er contactpersonen en adviseurs beschikbaar. Per BZ-sector fungeert een businessdomeinteam. Ook participeert DBV/IV actief in interdepartementale verandertrajecten en projecten om vanuit BZ bij te dragen aan het rijksbrede IT-beleid. DBV/IV werkt veel samen met de andere clusters van DBV teneinde een meer integrale bedrijfsvoering voor BZ te bewerkstelligen.

Speerpunten van DBV/IV daarbij zijn:

• Optimale bestuurbaarheid van de IT door de top;
• Adequate ondersteuning van de Chief Information Officer (CIO) van BZ;
• Professionele I-regie (processen en expertise);
• Wendbaarheid en innovatie in de informatievoorziening van BZ;
• Maximale synergie met andere ministeries.

Harde eisen:

• Testmanagement, Bisl, functioneel beheer;
• HBO werk- en denkniveau;
• Afgeronde opleiding of minimaal 3 jaar werkervaring Functioneel Beheer;
• Je hebt minimaal 2 jaar certificering op het gebied van Enterprise Content Management (ECM);
• Je hebt minimaal 2 jaar BISL (Next).

Wensen:

• Competenties: – Klantgerichtheid; – Analyseren; – Samenwerken; – Omgevingsbewustzijn; – Plannen en organiseren; – Voortgangscontrole; – Zelfontwikkeling;
• ASL foundation is een pré; – ITIL foundation/ITSM foundation is een pré;
• Testen, TMAP of vergelijkbaar is een pré;
• Aantoonbare interesse in agile werken, ervaring is een pré; – Goede functionele kennis van de opzet en werking van het SharePoint-platform(2013/2019);
• Overbrengen van kennis op en het ondersteunen en opleiden van gebruikers in softwarepakketten; – Bereidheid tot uitvoeren van werkzaamheden buiten reguliere werktijden; – Kennis van en ervaring met testmethodieken;
• Kennis van rapportagesystemen en – tooling; – Kennis van diverse applicaties gericht op samenwerking, agile en proces tooling;
• Kennis van projectmatig werken;
• Ervaring met het inrichten van en werken met samenwerkingsfunctionaliteit en ruime kennis van documentmanagement en zoeksystemen; – Inzicht in geautomatiseerde informatiesystemen ter ondersteuning van de primaire en secundaire werkprocessen;
• Goede mondelingen en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, zowel in het Nederlands als het Engels; – Aantoonbare interesse in metadatering, thesaurus en andere middelen voor het ontsluiten van informatie;
• Goede sociale vaardigheden.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op 28 oktober van 13.00 tot 15.00 en 29 oktober 09.00-11.00. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.