Projectleider implementatie DMS | Den Haag

Opdrachtomschrijving
Voor de implementatie van het concern-brede DMS Content Manager (CM) binnen de ILT voor processen zonder taakapplicaties is behoefte aan een Projectleider voor de dagelijkse sturing van het project. Het is tevens zijn/ haar verantwoordelijkheid dat het project de producten oplevert conform de afgesproken kwaliteit en binnen de afgesproken tijd en budget. Daarnaast is de projectleider verantwoordelijk voor verdere planvorming en de voortgang van de verschillende activiteiten die uit de implementatie voortvloeien. Naast de wettelijke verplichting om digitale documentaire neerslag van processen in een duurzame toegankelijke omgeving op te slaan is de implementatie van CM ook een doordachte stap in het werken met het nieuw aan te besteden concern-brede DMS (werktitel Horizon) welke vanaf 2025 wordt geïmplementeerd. Het projectteam wordt voorlopig met de volgende functies vormgegeven:
– Informatieadviseurs
– Ondersteunend functioneel beheerder
– Implementatiemedewerkers
Eindresultaat is dat de documentaire neerslag van de ILT-processen die geen gebruik maken van de taakapplicaties Holmes/LEEF in een digitaal duurzame toegankelijke omgeving is opgeslagen.
(Deel)producten:
– Ordeningsplan (als onderdeel van het Structuurplan Documentaire Informatievoorziening van ILT) per team/ afdeling, waar een DMS geïmplementeerd wordt
– Migratieplan per team/ afdeling, waar een DMS geïmplementeerd wordt
– Maandelijkse voortgangsrapportage
– Vormgeven stuurgroep(en)
– Bijgewerkt projectplan met planning en kostenoverzicht voor 2024 en 2025

Achtergrond
De overheid is bij wet verplicht haar informatiebeheer ordentelijk en in duurzame staat in te richten. Dit wordt gedreven vanuit de archiefwetgeving, de Wet Open Overheid (WOO) en andere informatiewetgeving (b.v. de AVG). Vanaf 2022 werkt de ILT programmatisch aan de versterking van de Informatiehuishouding en openbaarmaking. Een bewezen methode om de Informatiehuishouding op orde te krijgen, is te werken met een Document Management Systeem (DMS).

Organisatie
De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) is de toezichthouder van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Met 1.400 medewerkers werkt de ILT dagelijks aan veiligheid, vertrouwen en duurzaamheid in transport, infrastructuur, milieu en wonen. Als inspectiedienst verschilt de organisatiecultuur en structuur van de Inspectie Leefomgeving en Transport van beleidsorganisaties. De organisatie heeft een divers primair proces kijkend naar de hoeveelheid aan onderwerpen waarop wordt geïnspecteerd, gehandhaafd en waar vergunningen voor worden verleend. De organisatie heeft ongeveer 160 aandachtsgebieden. Innovatie, samenwerking en leiderschap zijn daarom belangrijke kwaliteiten om het belang van openbaarmaking naar de voorgrond van de organisatie te brengen.

Harde-eisen

• Ervaring met de implementatie en migratie van DMS/RMA-systemen (3 jaar)
• Ervaring met het werken in projecten en/of programma’s (3 jaar)
• Ervaring met digitale informatiehuishouding, organisatie-brede veranderingen, agile-werkwijze (2 jaar)
• Aantoonbare affiniteit met de Archiefwet en de Wet open overheid (2 jaar)
• WO-werk en denkniveau
• Kan informatiesysteem en bedrijfsstrategie met elkaar afstemmen; Kan bedrijfsplannen en ICT-kwaliteitstrategieën ontwikkelen; Bekend met digitale marketing; Contractmanagement; Informatie- en kennismanagement; Project- en portfoliomanagement en IT-governance;
• Is bekend met duurzame ontwikkeling en het ondersteunen van wijzigingen; Is verder bekend met verkoopontwikkeling, risicomanagement, procesverbetering, ICT kwaliteitsmanagement en management van veranderingen in bedrijfsprocessen

Wensen

• Je bent op de hoogte van ontwikkelingen rond informatiemanagement, document management, record management, archiefwet, WOO en IHH
• Je hebt ruime ervaring met IV systemen voor document en record management en werkprocessen die daarmee ondersteund worden
• Je hebt ervaring met implementatie en verbeter trajecten, zowel de proces, de document als de menskant
• Kan werken met de concepten van zaaksgewijs of zaakgericht werken en archivering, snapt digitale transitie en de gevolgen voor digitale duurzaamheid en het vakgebied
• Brengt verbetering, ook adviseur en gesprekspartner op alle niveaus op het gebied van document management en records management
• Je werkt goed samen met je eigen team en met andere teams en afdelingen van de ILT
• Samenwerking komt voorop te staan, omdat de implementatie van het DMS een gefaseerde aanpak per team/afdeling omvat
• Je hebt ervaring binnen de ILT/ IenW

Competenties

• Heeft een aanpak voor ogen om tot een resultaat te komen
• Maakt een realistische inschatting van benodigde tijd, middelen en capaciteit
• Heeft een aanpak afgestemd met de klant, opdrachtgever en betrokken collega’s
• Heeft oog voor belangentegenstellingen
• Geeft mogelijke consequenties van veranderingen aan bij de klant
• Past acties aan veranderende omstandigheden
• Legt de voortgang en de resultaten van het werk vast in documenten
• Zorgt ervoor dat de voortgang en resultaten toegankelijk zijn voor collega’s en opvolgers
• Legt verantwoording af aan de opdrachtgever
• Signaleert ontbrekende informatie en zet informatievragen uit bij collega’s
• Legt verbanden tussen gegevens
• Brengt voor- en nadelen van verschillende keuzen naar voren
• Signaleert ontwikkelingen die van invloed zijn op het eigen project
• Schakelt op het juiste moment de juiste mensen in voor steun en medewerking
• Legt en onderhoudt (in)formele contacten met voor het project relevante partijen
• Brengt relevante partijen bij elkaar

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Fulko van der Meulen bereikbaar op het nummer: 06-53719004. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.