Projectleider Implementatie DefDoc | Den Haag

Opdrachtomschrijving
De functionaris geeft leiding aan één van de 2 implementatieteams van het nieuwe document management systeem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Er zijn twee parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs en een overkoepelend verandermanager en communicatiemanager. Omdat het DMS per Defensie Onderdeel wordt geïmplementeerd, voert ieder team de komende drie jaar successievelijk drie à vier implementaties uit. Er wordt samengewerkt met het DefDoc DEVOPS team verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling, op gebied van ontwerpen, testen en release ondersteuning. En het DefDoc informatie beheerteam verantwoordelijk voor de functionele ondersteuning. De implementatieprojecten hebben raakvlakken met de transformatie actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensie onderdeel worden uitgevoerd op gebied van strategie, structuur, personeel, proces, technologie. De functionaris geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de Defensie onderdelen en binnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie.

Achtergrond
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2026) de regie en coördinatie voert. DefDoc is één van de projecten die binnen dit programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem en wordt nu geïmplementeerd bij de Bestuursstaf. We starten binnenkort ook met de voorbereiding van de implementatie bij alle defensieonderdelen voor de komende 2-3 jaar. De Projectleider gaat met een team van meerdere business analisten aan de slag in één van de twee implemenatieteams voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers).

Organisatie
Defensie op Orde (DOO) levert een belangrijke bijdrage aan de Defensie visie 2025 maatregelen op gebied van informatiegestuurd werken (IGW) en optreden (IGO). Het programma is geplaatst onder de Defensie Bestuursstaf waaronder de CIO-Office. De (CIO) stimuleert, richt en toetst de digitale transformatie van Defensie, gericht op het maximaliseren van de gewenste I&T effecten. Het programma werkt nauw samen met JIVC, de IV/ICT-organisatie, die alle Defensieonderdelen faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken waaronder een gezaghebbende informatiepositie en een doelmatige informatiehuishouding.

• Kandidaat heeft minimaal een afgeronde academische opleiding (WO niveau) of vergelijkbaar werk- en denkniveau op basis van aantoonabre werkervaring van de laatste 4 jaren. (4 jaar)
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij een grotere organisatie (>2500 medewerkers) met transitie-, verander- of implementatietrajecten. (4 jaar)
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het opereren binnen een werkveld waar interactie tussen bedrijfsprocessen, organisatie inrichting en IT is. (4 jaar)
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als projectleider of een vergelijkbare rol. (4 jaar)
• Prince2 of Agile certificering.
• Kandidaat heeft ervaring op gebied van IT systeemontwikkeling en systeemimplementatie
• Ervaring met project- en verandermanagement binnen een overheidsorganisatie
• Kandidaat heeft uitmuntende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal, niveau B2

Wensen

• Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiebeheer en gegevensbeheer is een pré.
• Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk), kan schakelen met diversiteit aan belanghebbenden en is een teamspeler.
• Een aantoonbare bewezen staat van dienst in het succesvol afronden van vergelijkbare projecten als projectleider is een pré.
• Een goed vermogen om in dynamische en soms stressvolle omgeving te werken, en adequaat te reageren op veranderende omstandigheden en nieuwe uitdagingen.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Sabine van Bree bereikbaar op het nummer: 06-31070195. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.