Programma Management Officer | Utrecht

Opdrachtomschrijving
Wij zoeken een Programma Management Officer (PMO)/ PMO-consultant die op een gestructureerde en proactieve wijze het programmateam helpt om de transformatie van de IV voortbrenging op een effectieve wijze te volbrengen. Als PMO’er ligt jouw focus op het optimaliseren en het verbeteren van de processen die het team doorloopt om de transformatie te volbrengen. Hierin ben je de rechterhand van de product owners/projectmanagers om het team te ondersteunen om de meeste waarde te leveren. Je helpt met het faciliteren van meetings, het in de gaten houden van budgetten, planningen & roadmaps en houdt ook proactief de voortgang van het programma bij. Je zorgt hierdoor dus voor rapportages die telkens up-to-date zijn. Daarnaast zorg je dat het programma gestructureerd verloopt door meetings te plannen, informatie te structureren en ervoor te zorgen dat de informatie op de juiste kanalen te vinden is. Als laatste werk je proactief mee aan het optimaliseren van het proces door het organiseren van retro’s en het doorvoeren van verbeterpunten die naar voren komen in het team.

Taken:

• Bijhouden van de voortgangsrapportages op een gestructureerde wijze
• Beheren van alle documentatie & mappen t.b.v. de integrale transformatie (of in ieder geval van het business transformatie team)
• Inplannen van alle sessies en het bijhouden van de mailinglijsten
• Standaardiseren van processen en verhogen van kwaliteit van deze processen (bijv. optimaliseren van samenwerking in het team)
• Beheren van vaste templates ten behoeve van de voortgang en effect van het project + bijhouden dashboards
• Beheren van vaste templates & huisstijl voor alle documentatie van de transformatie
• Bijhouden van de ‘business case’ van de transformatie – lopen we op schema met de beloftes die we hebben gedaan?
• Onboarding voor nieuwe collega’s
• Rondsturen van belangrijke stukken, zorgen dat het in de juiste huisstijl staat, ondersteuning bij beleidsstukken
• Organiseren van retro’s

Achtergrond
De Belastingdienst heeft op basis van een paar belangrijke rapporten (KPMG over portfoliomanagement en EY over IV Voortbrenging) een IV Verbetertraject uitgevoerd, dat nu zijn beslag krijgt in de dagelijkse realisatie zoals die wordt uitgevoerd binnen de ketens van de dienst. Daarin werken multidisciplinaire teams (van medewerkers van Business en IV) nauw samen om de Belastingdienst voor aanpassingen in de Informatie voorziening wendbaarder, voorspelbaarder en klantgerichter te maken. Sinds de start van dit jaar (2023) werken we op een integrale manier (business, IV en portfolio) samen om de transformatie van de IV-voortbrenging te realiseren. Hierin ondersteunen wij de organisatie naar een klantgerichter, wendbare en voorspelbare organisatie, waarin we het framework Scaled Agile Framework (SAFe) als uitgangspunt nemen voor de nieuwe manier van werken. Het transformatie team rapporteert aan het senior management van de Belastingdienst.

Organisatie
De IV- organisatie van de Belastingdienst is verantwoordelijk voor en verzorgt de ICT- voorzieningen. Het merendeel van de applicaties wordt op dit moment door de IV- organisatie zelf ontwikkeld, onderhouden en beheerd in het eigen data center. Naast de zorg voor continuïteit op de massale heffing- en inningsprocessen die plaatsvinden binnen een degelijke, stabiele omgeving, wordt er tevens volop gewerkt aan modernisering van het IV- landschap. Dit gebeurt deels intern door gebruik te maken van de expertise die intern aanwezig is, maar ook door het aantrekken van (kant-en-klaar) oplossingen en expertise uit de markt.

Harde-eisen

• Leading SAFe;
• Product Owner / Product Management;
• Prince 2;
• WO / HBO Werk & Denkniveau.

Wensen

• De rol die wij zoeken is iemand die kennis en ervaring heeft met transformaties en veranderprojecten en hierin een team heeft ondersteunt in de rol van PMO;
• Hierin is het belangrijk dat je gestructureerd werkt, snapt hoe het stakeholder management in een (publieke) organisatie werkt en een hands-on mentaliteit hebt;
• Het is ook belangrijk dat je weet hoe grote programma’s geleid worden en wat een effectieve wijze is om dit te ondersteunen.

Competenties

• We zoeken een proactief, gestructureerd persoon die affiniteit heeft met planningen, KPI’s en het meetbaar maken van zaken;
• Daarnaast moet iemand ook echt energie krijgen van het stroomlijnen van een team, dus houden van structuur, regelmaat- en ‘er bovenop’ zitten bij mensen;
• Vaak helpt het ook als iemand ook een goed gevoel voor stakeholder management en het schrijven van stukken, zodat de stukken die verstuurd worden op de juiste manier geformuleerd zijn;
• Daarnaast is het fijn als iemand ook houdt van het samenbrengen van mensen en een team, en kansen ziet om het team nog beter te laten presteren.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Gerard Tummers bereikbaar op het nummer: 0615021386. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.