Unit secretaris | Den Haag

Sorry, deze opdracht voor Unit secretaris is niet meer beschikbaar.

Bekijk hier alle beschikbare opdrachten en vacatures.

En, als je niets wilt missen: maak een gepersonaliseerde Job Alert aan. Daarmee ontvang je opdrachten binnen jouw expertise automatisch in je mailbox.

Maak Job Alert aan

Werkniveau:
Senior
Standplaats:

Den Haag
Aanvraagnummer:
A2023-1121
Startdatum:
01-09-2023
Verwachte einddatum:
01-09-2024 met optie tot verlenging
Aantal uur per week:
36
Indicatie uurtarief:


n.o.t.k.


Sluitingsdatum aanvraag:
08-08-2023 12:00
Contactpersoon Quest4:
Remco Blommesteijn
Telefoonnummer:
06-11355233
Opdrachtgever:
Quest4

Functieomschrijving Unit secretaris

Wij zijn namens het Ministerie van Justitie & Veiligheid op zoek naar een Unit Secretaris op basis van 36 uur.

De unit secretaris faciliteert de groei van de unit. Binnen het unit vervul je een belangrijke organiserende rol. Je werkt nauw samen met de teamleiders van de unit. Voor deze functie is het van belang om een uitstekende helikopterview te hebben. Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels. Verder ben je in staat proactief zaken te signaleren en gepaste acties af te stemmen en te ondernemen, je bent resultaatgericht, weet hoofd- en bijzaken te scheiden en prioriteiten te stellen. Je kan accuraat en snel kunnen handelen, beschikt over politiek-bestuurlijke sensitiviteit en je bent leergierig. Het is een pre als je gewend bent aan de agile werkwijze. Het gaat hierbij meer concreet om in ieder geval de volgende werkzaamheden:

  • Het begeleiden van de inkoopprocessen van begin tot eind;
  • Het maken van behoeftestellingen en proces van begin tot eind ondersteunen;
  • Ondersteunen bij project coördinatie o.a. het monitoren van processen rondom project coördinatie, proceshandelingen in kaart brengen, strategisch meedenken over de voortgang van projecten;
  • Bijhouden van de facturatie;
  • Het uitwerken van projectdocumentatie en processen;
  • Management van de unit ondersteunen in organisatorische werkzaamheden;
  • Unit overleggen voorbereiden en vastleggen;
  • MT-overleggen voorbereiden voor de unit;
  • Voorbereiden en coördineren van S&K en NCSC brede managementrapportages;
  • (mede) Vormgeven aan S&K Office dmv unit brede taken en activiteiten.

De volgende taken en verantwoordelijkheden worden onderkend: Zie hierboven en:

  • De unit secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van verschillende overleggen waar het S&K-management bij aanwezig is.
  • De unit secretaris is verantwoordelijk voor de professionalisering van de (bedrijfsmatige/financiële) processen en planning van de unit S&K en bijbehorend informatiemanagement (waaronder archivering).
  • De unit secretaris coördineert de tweemaandelijkse managementrapportage momenten en zorgt voor overzichtelijke rapportages en haalt hiervoor de relevante informatie/financiële gegevens bij het S&K-management op.
  • De unit secretaris zorgt voor orde, overzicht en vindbaarheid van de relevante informatie en processen binnen de unit S&K.
  • De unit secretaris houdt het vacatureoverzicht van de unit bij.
  • De unit secretaris zorgt dat de unit de PDCA-cyclus volgt en levert een bijdrage aan een helder unitplan S&K.
  • De unit secretaris draagt– in samenwerking met de andere S&K office collega’s – bij aan sessies gericht op de (team)ontwikkeling van de unit.

Achtergrond:
De unit S&K is zich aan het ontwikkelen en professionaliseren. We zien in de toekomst nog meer veranderingen op ons afkomen, die ook voor de structuur van S&K impact kunnen hebben. Tegelijkertijd duurt dit nog wel even en willen nu graag een bestendige situatie voor de (nieuwe) medewerkers van S&K creëren. Die bestendige situatie hopen we te creëren met jouw hulp als unit secretaris. Dit doe je o.a. als verbinder tussen de processen van S&K en de andere
bedrijfsprocessen. Het betreft een zelfstandige functie waarin je de teamleiders en unithoofden ondersteunt bij hun brede organisatorische en bedrijfsmatige werkzaamheden. De onderwerpen kunnen uiteenlopen. Zo spar je op het ene moment met het unithoofd S&K over de planning en control rapportage voor de volgende maand en haal je hiervoor de input bij de teamleiders op, vervolgens bespreek je met een teamleider van S&K het (door)ontwikkelen van processen en werkafspraken voor een specifiek team of haal je input op voor het eerstvolgende MT-overleg. Je werkt deze zaken uit, brengt verbinding aan met de diverse onderdelen van het NCSC en koppelt de feedback weer terug. Met jouw werkzaamheden zorg je ervoor dat de unit S&K op een hoger plan gaat functioneren en draag je actief bij aan de professionalisering van de unit. Om ervoor te zorgen dat de (informatie) processen vlekkeloos verlopen heeft de unit behoefte aan organisatorische ondersteuning, zodat o.a. de inkoopprocessen, behoeftestellingen en project coördinatie.

Eisen en wensen voor de functie Unit secretaris

Harde eisen:

  • De kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO opleiding;
  • De kandidaat heeft minimaal 1 jaar relevante ervaring, bijvoorbeeld als Unit secretaris of PMO;
  • De kandidaat heeft ervaring in het werken binnen de rijksoverheid, het veiligheidsdomein is een pre;
  • De kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring op het gebied van projectcoordinatie;
  • De kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring met het opstellen en bijhouden van begrotingen;
  • Kandidaat heeft ervaring met het opstellen en bijhouden van informatie management (in een dynamische omgeving).

Wensen:

  • De kandidaat is in het bezit van een geldig screening-B (Ja = 100 punten; Nee = 0 punten);
  • Geef aan hoeveel jaar de kandidaat relevante ervaring met Unit secretaris/PMO werkzaamheden (Meer dan 3 jaar = 100 punten, 1-3 jaar = 50 punten, Minder dan 1 jaar = 0 punten);
  • Tijdens het interview wordt getoetst in hoeverre de kandidaat ervaring heeft met het opstellen en bijhouden van informatie management (in een dynamische omgeving)(Uitstekend = 100 punten; Goed = 80 punten; Voldoende = 60 punten; Matig = 40 punten; Onvoldoende = 10 punten);
  • Tijdens het interview wordt getoetst in hoeverre de kandidaat ervaring heeft met het opstellen en bijhouden van begrotingen (Uitstekend = 100 punten; Goed = 80 punten; Voldoende = 60 punten; Matig = 40 punten; Onvoldoende = 10 punten).

Aanvullende informatie

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op in de week van 14 augustus. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.

Geplaatst op 2023-08-02 13:04:06

Opdracht delen

Past de opdracht (nu even) niet bij je, maar ken je iemand die er geknipt voor is? Deel hem gerust! ????



Status : Gesloten

Reageer


Aanmelden voor functie

Maximum file size: 5MB

‘Ik kan ze aanbevelen als aangename en zeer correcte recruiters’

Eric Reitmaier – Support engineer Mobile Viewpoint

‘Jullie laten zien wat de meerwaarde van een bureau kan zijn’

Kandidaat voor de functie Senior Migratie Manager bij de overheid 

‘Altijd een snel en duidelijk antwoord op mijn vragen’

Jan Versluijs, HR professional

‘Nog nooit zo’n gedegen voorbereiding doorlopen’

Kandidaat voor de functie Senior Ketenbeheerder bij de overheid 

‘Fijne werkgever met oog voor de medewerker’

Bianca Ashruf (Logius)

Ontvang opdrachten in je mailbox

Job Alert maken

Meld je aan voor onze talentpool

CV aanbieden