Secretaris i-Strategie | Den Haag

Wij zijn namens het Ministerie van Justitie & Veiligheid op zoek naar een Secretaris i-Strategie op basis van 32 uur.

Als secretaris denk je net dat stapje vooruit, waardoor het programma op rolletjes loopt. Je faciliteert en schakelt intensief met de projectleiders van de acht thema’s, de inhoudelijk dossierhouders van de directie en andere betrokkenen. Je weet goed de benodigde informatie op te halen, maar ook terug te geven. Je ondersteunt bij zowel strategische, inhoudelijke en beleidsmatige werkzaamheden.

Daarnaast zorg je voor soepel lopende (financiële en personele) informatiestromen, waarbij je samenwerkt met de andere secretarissen van de directie. Onder jouw hoede zijn de inkoopdossier op tijd en rechtmatig. En natuurlijk organiseer en plan je van alles, inclusief de voorbereiding: bijeenkomsten, gesprekken, werksessies, en zo meer. Je houdt afspraken en acties bij, en bewaakt dat ze worden nagekomen. Als verbinder binnen het team heb je ook oog voor de mens achter de professionals, voor wat er in het team speelt en ook nodig is; een kaart, een zakdoek, een uitje.

Dat doe je natuurlijk niet alleen. Als lid van het i-Strategieteam verbind je je op de inhoud. Samen met de andere secretarissen ga je tactisch en operationeel aan de slag. En voor het financiële deel werk je nauw samen met de business controller.

Tot slot: bij de verdere professionalisering komt ook de nodige werkdruk om de hoek kijken. En dus zijn wij dagelijks met elkaar op zoek naar een gezonde balans in een open cultuur waarin iedereen tot zijn recht kan komen en gewaardeerd wordt. Daarbij vertrouwen wij ook op jouw inbreng, signalen en ideeën. We verwachten niet dat je op al deze vlakken zelf kennis in huis hebt, maar wel dat je dit kunt organiseren en daarbij goed oog en oor hebt voor wat er nodig is. Je bent een echte teamspeler en tegelijkertijd heb je een zelfstandige rol. Met jouw liefde voor structuur en organisatietalent maak je bestaande bedrijfsprocessen beter en stelt waar nodig nieuwe processen op. Jouw favoriete manier van werken is samenwerken. Je hebt gevoel voor humor, bent nauwkeurig en hebt lol in de details. Met het bewaken van planningen haal je je hart op en je snapt in welk gezelschap welke toon en actie bijdraagt. We zijn nieuwsgierig naar jou en jouw ervaring. Die ervaring kan je als project- of directiesecretaris hebben opgebouwd, maar we vinden het ook interessant als je juist een loopbaanswitch wilt maken. We gaan graag met je in gesprek.

Achtergrond:
Als secretaris van het programma i-Strategie van het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) draai je mee in een van de teams van de directie Informatievoorziening & Inkoop (DI&I). Jij zorgt ervoor dat het programma zijn bedrijfsvoeringszaken op orde heeft en daar ook steeds professioneler in wordt. Daarnaast ben je van harte welkom om op 1 of 2 van de totaal 8 strategische thema’s ook de projectleider(s) op inhoud te ondersteunen. Ben jij degene die energie krijgt van ontzorgen, dingen beter maken, strak plannen en die planning ook bewaken, en efficiënt organiseren? En gaat jouw hart sneller kloppen van informatievoorziening? Dan heb je zojuist je nieuwe baan gevonden. Als secretaris vervul je een centrale rol in de uitvoering van de i-Strategie JenV. Met de i-Strategie werken we stapje voor stapje aan een betere informatievoorziening voor het hele ministerie. Je netwerk bouw je verder uit met de CIO’s van de verschillende onderdelen, hun I-adviseurs, en de secretarissen van de andere teams op de directie. Voor dit programma is het een nieuwe functie; je kunt dus je hart ophalen met jouw ervaring en zo onze bedrijfsvoering vanaf de basis opbouwen. Verantwoording leg je af aan de programmamanager.

Harde eisen:

• Kandidaat beschikt over HBO werk- en denkniveau;
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar relevante ervaring in vergelijkbare functie;
• Kandidat heeft aantoonbare ervaring in het analyseren van planningen, managementrapportages en complexe documenten;
• Kandidaat heeft relevante ervaring met het werken met een DMS en aantoonbare ervaring met de MSOffice- functionaliteiten Word, Excel en PowerPoint;
• Kandidaat heeft de vaardigheid in organiseren en planmatig werken;
• Kandidaat is beschikbaar minimaal 32 uur per week en /of 36 uur per week.

Wensen:

• Kandidaat heeft kennis van het IV-domein bij de (rijks)overheid: (Bij een Rijksoverheid = 10 pt. Bij een gemeente = 6 pt; Bij geen (Rijks)overheid = 0 pt);
• Kandidaat is beschikbaarheid: (15 september 2023 = 10 pt; 22 september 2023 = 6 pt; Na 22 september 2023 = 0 pt);
• Kandidaat heeft aantoonbaar aantal jaar (minimaal 2 jaar) relevante ervaring in vergelijkbare functie: (2 jaar ervaring = 4 pt; 3 jaar ervaring = 6 pt; 4 jaar ervaring = 8 pt; 5 jaar of meer =10 pt).

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op 23, 24 of 25 augustus. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.