Secretaris | Den Haag

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Verantwoordelijk voor het waarborgen van de rechtsstaat en het handhaven van de openbare orde en veiligheid in Nederland. Om dat goed te kunnen doen, hebben we de juiste informatie (op het juiste moment) en technologie nodig. De basis daarvoor is een solide informatievoorziening. En dat is precies de core business van de Directie Informatievoorziening & Inkoop.

De directie bestaat uit vijf afdelingen. Naast BKI zijn dat RPP (Regie op Programma’s en Projecten), ICS (I-control en Security), BVA (het Bureau Beveiligings Autoriteit) en de collega’s van Strategische Inkoop (SI). Met ruim 60 collega’s is BKI ook weer onderverdeeld in diverse teams: Beleidsagenda Digitalisering, Uitvoering i-Strategie, Informatiehuishouding & Openbaarheid, CDO-Office, JenV Datalab, Ondersteuning CIO-stelsel, Communicatie, en de twee programma’s ‘Open op Orde JenV’ en ‘MeCodex III’.Voor de uitvoering van ons werk werken we nauw samen met alle JenV-onderdelen; van Openbaar Ministerie tot Centraal Justitieel Incassobureau. En van het gevangeniswezen tot de Raad voor de Kinderbescherming. Maar ook met de CIO-raad, beleidsdirecties, leveranciers en andere ministeries.

Als secretaris denk je net dat stapje vooruit, waardoor de afdeling op rolletjes loopt. Je faciliteert en schakelt intensief met de teamleiders, de inhoudelijk dossierhouders van de directie en andere betrokkenen. Je zorgt richting de medewerkers voor duidelijkheid over hoe bedrijfsprocessen lopen en bent voor hen aanspreekpunt als ze tegen vragen aanlopen. Je weet goed de benodigde informatie op te halen, maar ook terug te geven. Je ondersteunt bij zowel plannings-, verantwoordings- als strategische werkzaamheden. Daarnaast zorg je voor soepel lopende (financiële en personele) informatiestromen, waarbij je samenwerkt met de business controller en de HR-adviseur van de directie.

Onder jouw hoede zijn de inkoopdossiers op tijd en rechtmatig, en lopen de wervingstrajecten soepel.En natuurlijk organiseer en plan je van alles, inclusief de voorbereiding: bijeenkomsten, gesprekken, werksessies, en zo meer. Je houdt afspraken en acties bij, en bewaakt dat ze worden nagekomen. Als verbinder binnen de afdeling heb je ook oog voor de mens achter de professionals, voor wat er in de afdeling speelt en ook nodig is; een kaart, een zakdoek, een uitje.Tot slot: bij de verdere professionalisering komt ook de nodige werkdruk om de hoek kijken. En dus zijn wij dagelijks met elkaar op zoek naar een gezonde balans in een open cultuur waarin iedereen tot zijn recht kan komen en gewaardeerd wordt. Daarbij vertrouwen wij ook op jouw inbreng, signalen en ideeën. We verwachten niet dat je op al deze vlakken zelf kennis in huis hebt, maar wel dat je dit kunt organiseren en daarbij goed oog en oor hebt voor wat er nodig is.Je bent een echte teamspeler en tegelijkertijd heb je een zelfstandige rol.

Met jouw liefde voor structuur en organisatietalent maak je bestaande bedrijfsprocessen beter en stelt waar nodig nieuwe processen op. Jouw favoriete manier van werken is samenwerken. Je hebt gevoel voor humor, bent nauwkeurig en hebt lol in de details. Met het bewaken van planningen haal je je hart op en je snapt in welk gezelschap welke toon en actie bijdraagt.We zijn nieuwsgierig naar jou en jouw ervaring. Die ervaring kan je als project- of directiesecretaris hebben opgebouwd, maar we vinden het ook interessant als je juist een loopbaanswitch wilt maken. We gaan graag met je in gesprek

Harde eisen:

• De kandidaat heeft minimaal HBO werk-en denkniveau.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring in het analyseren van planningen, managementrapportages en complexe documenten.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring in een secretarisfunctie (lijn en/of programma).
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met het werken met een DMS en aantoonbare ervaring met de MSOffice-functionaliteiten Word, Excel en PowerPoint.
• De kandidaat is minimaal 32 uur en maximaal 36 uur per week beschikbaar.
• De kandidaat dient minimaal een voldoende te scoren op alle gestelde interviewcriteria om in aanmerking te komen voor gunning.

Wensen:

• De kandidaat heeft >7 jaar aantoonbare ervaring in het analyseren van planningen, managementrapportages en complexe documenten.
• De kandidaat heeft >7 jaar ervaring in een secretarisfunctie (lijn en/of programma).
• De kandidaat heeft >7 jaar ervaring met het werken met een DMS en aantoonbare ervaring met de MSOffice-functionaliteiten Word, Excel en PowerPoint.
• De kandidaat is sterk in organiseren en planmatig werken.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op 13 oktober. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.