Secretarieel Ondersteuner IPLG | Utrecht en thuiswerken

Het Interprovinciaal Overleg (IPO) en BIJ12 vormen samen de Vereniging IPO. Dit is de plek waar provincies samenwerken aan grote landelijke thema’s. Denk aan natuur, faunabeheer, stikstof, landbouw, klimaat, bereikbaarheid en de energietransitie. Dat doen we met verstand van zaken, gevoel voor politiek en jawel, liefde voor de inhoud.

Het programma
Het Interprovinciaal Programma Landelijk Gebied (IPLG) is het programma dat de provincies ondersteunt bij de aanpak van de opgaven in het landelijk gebied. Als programmaondersteuner ondersteun je samen met een collega-programmaondersteuner het programmamanagementteam (PMT) van ons programma landelijk gebied. Het PMT bestaat uit één programmadirecteur, drie programmamanagers en één programmasecretaris. Onder leiding van het PMT worden de hoofdactiviteiten van IPLG uitgevoerd door 6 teams. In deze rol werk je niet alleen nauw samen binnen het PMT, maar heb je ook veel contact met externe partijen. Je schakelt regelmatig met de secretarissen van de ambtelijke adviescommissie (AAC) en de bestuurlijke adviescommissie (BAC), en ondersteunt samen met hen het besluitvormingsproces van de 12 provincies. 
 
Wat ga je doen
In deze functie combineer je secretariële werkzaamheden met projectmanagementondersteuning. Jij zorgt ervoor dat het programmamanagementteam soepel draait door onder andere:  

• Verzorgen van het complexe agendabeheer van het programmamanagementteam en bewaken van gemaakte afspraken. 
• Organiseren van vergaderingen/bijeenkomsten: van het reserveren van vergaderzalen tot het regelen van de juiste opstelling en eventuele catering of lunch/diner. 
• Schakelen en onderhouden met secretariaten van provincies en ministeries. 
• Ondersteunen van opgavemanagers bij het inplannen van bestuurlijke afspraken. 
• Bewaken van acties en processen, signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen. 
• Continu afstemmen met de collega-programmaondersteuner om prioriteiten te bepalen en werkzaamheden af te stemmen. 
• Contact onderhouden met het PMT en regelmatig inchecken om te controleren of alles volgens planning verloopt. 
• Afstemmen met de secretarissen van de ambtelijke en bestuurlijke commissie en met de opgavemanager.

Harde eisen

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo niveau in de richting van secretarieel/office management.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met complex agendabeheer.
• Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Je hebt kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel), MS Teams en SharePoint.

Wensen

• Je hebt werkervaring in de afgelopen 15 jaar met directiesecretariaat.
• Je hebt werkervaring in de afgelopen 15 jaar met complex agendabeheer.
• Je hebt ervaring met vertrouwelijke informatie en integriteit in werkprocessen.
• Je hebt ervaring met communicatie en afstemming met externe partners (zoals ministeries, provincies, gemeenten).
• Je hebt kennis van of affiniteit met thema’s in het landelijk gebied (zoals natuur, landbouw, stikstof, klimaat).
• Je hebt ervaring met het werken in dynamische en politiek-gevoelige omgevingen.

Competenties

• Omgevingssensitiviteit.
• Resultaatgerichtheid.
• Geduld en affiniteit met werkprocessen.
• Analytisch vermogen.
• Flexibiliteit.
• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.
• Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen.
• Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken.
• Nauw samen kunnen werken collega-directiesecretaresse
• Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Fulko van der Meulen bereikbaar op het nummer: 06-53719004. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.