Recordmanager | Utrecht

Wij zijn namens het Openbaar Ministerie op zoek naar een Recordmanager op basis van 36 uur.

Zorgen voor een goede informatiehuishouding bij het OM is nog volop in ontwikkeling. Dit betekent dat je werkt aan veranderingen. Jij neemt mensen mee en je bent in staat veranderprocessen te begeleiden op het gebied van recordmanagement. Vanuit de overtuiging van een integrale aanpak ben jij een kundige gesprekspartner voor proceseigenaren, functioneel beheerders, privacy officers, juristen en externe partijen. Daarbij ben jij in staat de record management functie af te stemmen op de processen (archiving by design). Als recordmanager werk je in opdracht van het programma Informatiehuishouding samen met inhoudelijke specialisten van het OM-onderdeel Informatievoorziening (IVOM) en het Expertisecentrum Archiveren aan het uitdragen en presenteren van het archiefbeleid binnen het OM. De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Je draagt bij aan het uitdragen en presenteren van het archiefbeleid en stelt waar noodzakelijk richtlijnen en procedures op;
• Je bewaakt gemaakte afspraken met de OM onderdelen en leveranciers over het wegwerken van achterstanden in de selectie, vernietiging en overbrenging van archieven en rapporteert hierover;
• Je adviseert en ondersteunt de OM-onderdelen ten behoeve van implementatie nieuwe werkwijzen ter voorkoming van het ontstaan van nieuwe achterstanden;
• Je adviseert en ondersteunt de OM-onderdelen bij het opstellen van beperkingen van de openbaarheid bij de overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats en stemt hierover af met het Nationaal Archief;
• Je neemt deel aan werkgroepen, programma’s en projecten waarin specifieke kennis op het gebied van informatiehuishouding gevraagd wordt;
• Je bent een vraagbaak voor allerhande complexe adviesvraagstukken op gebied van informatiehuishouding;
• Je ontwikkelt en verzorgt desgevraagd trainingen op het gebied van de informatiehuishouding voor verschillende doelgroepen;
• Je analyseert nieuwe wetten en regelingen om hun implicaties te bepalen voor onze informatiehuishouding.

De recordmanager die we zoeken kan flexibel schakelen en prioriteren, initiatief nemen en zaken slagvaardig, praktisch en vernieuwend aanpakken. Daarnaast ben je in staat om met enthousiasme en kennis onze medewerkers in de organisatie te adviseren.

Achtergrond:
Het kabinet Rutte III heeft besloten een grootscheepse verandering van de informatiehuishouding (IHH) van de Rijksoverheid in gang te zetten en de informatievoorziening aan het parlement en de maatschappij te verbeteren. Directe aanleiding is het rapport Ongekend onrecht van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK). De kabinetsreactie op dit rapport beschrijft de aanpak waarin het kabinet werkt aan de verbetering van de informatiehuishouding en het opstellen van het Rijksbrede actieplan ‘Open op Orde’. Van de departementen en hun uitvoeringsorganisaties wordt verwacht dat het Rijksbrede actieplan voor alle onderdelen wordt geïmplementeerd in de periode 2021-2026. Hiertoe heeft het Ministerie van JenV op 1 juli 2021 het generiek actieplan JenV IHH op Orde opgeleverd. Het Openbaar Ministerie (OM) heeft in 2021 besloten om aan te sluiten bij dit generieke actieplan van JenV.

Het programma Informatiehuishouding (IHH) levert een bijdrage om de basis van de informatiehuishouding binnen het OM in 2026 op orde te hebben. Voor het OM betekent de opgave op het gebied van informatiehuishouding dat de burger van het OM mag verwachten dat informatie over verdachten en veroordeelden, inclusief de uitwisseling daarvan met ketenpartners, op orde is. Daarnaast hebben betrokkenen het recht op een goede behandeling, de maatschappij op een goede bescherming en het slachtoffer op het beschermen van diens belangen. Een goede informatiehuishouding is tevens randvoorwaardelijk om te voldoen aan de AVG, de archiefwet en de eisen die de Wet open overheid (Woo) stelt op het gebied van openbaarmaking van documenten. Om de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden is een efficiënte en systematische controle op toepassing van de juiste bewaartermijnen cruciaal. Daarbij is goed toezicht op de juiste uitvoering van het bewaar- en vernietigingsbeleid van groot belang.

Harde eisen:

• De kandidaat heeft hbo/wo werk- en denkniveau;
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar ervaring in deze of een soortgelijke functie;
• De kandidaat is voldoende bekend met vraagstukken op het gebied van het identificeren, ordenen, meta dateren, archiveren, beheren en vernietigen van informatieobjecten;
• De kandidaat heeft actuele- en relevante kennis van één of meerdere van de volgende kennis- en vakgebieden: 1. De Archiefwet, het Archiefbesluit, de Selectielijst, 2. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), 3. De Wet open overheid (Woo);
• De kandidaat is minimaal beschikbaar per januari 2024.

Wensen:

• De kandidaat is na gunning beschikbaar binnen x-aantal weken: (3 weken = 100 pt, 4 weken = 75 pt, 5 weken = 50 pt, 6 weken of meer = 25 pt)(15%);
• De kandidaat heeft een afgeronde opleiding op het gebied van informatiewetenschap, en/of informatiekunde, en/of archivistiek (100pt)(20%)
• De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar minimaal x-aantal jaar ervaring in deze of een soortgelijke functie: (8 jaar of meer = 100 pt, 6-7 jaar = 75 pt, 4-5 jaar = 50 pt, 2-3 jaar = 25 pt)(20%);
• De kandidaat heeft x-aantal opdrachten uitgevoerd m.b.t. één of meerdere van de volgendekennis- en vakgebieden: Archiefwet, het Archiefbesluit, de Selectielijst, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Wet open overheid (Woo), (4 opdrachten of meer = 100 pt, 3 opdrachten = 75 pt, 2 opdrachten = 50 pt, 1 opdracht = 25 pt, Geen = 0 pt)(20%).

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op woensdag 6 december 2023. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.