Medior Recordmanager | Hilversum

Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega’s die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega’s die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen – binnen en buiten de organisatie – stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega’s die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust  voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Taken en werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd tijdens de opdracht
Voor het subteam recordmanagement zijn we op zoek naar een recordmanager:

1. Met kennis van en ervaring met het adviseren over het inrichten van e-diensten / e-formulieren en daarmee samenhangend de zaaktypen
2. En met kennis van en ervaring met het adviseren over de inrichting van het digitaal personeelsdossier.

Wij werken zoveel mogelijk volgens de standaard (GEMMA) en maken gebruiken van de model-zaaktypen uit ons ISP (I-navigator). Je denkt procesgericht (klant-tot-klantprocessen) en weet balans te vinden tussen wat moet (wetgeving), wat kan (functionaliteit) en wat wenselijk is / gewenst wordt (externe en interne klant).

Adviseren inrichten e-diensten / e-formulieren + zaaktypen
De ambitie is om voor het eind van het jaar 25 e-diensten geïmplementeerd te hebben samen met Functioneel Beheer en de interne klant. We zoeken daarom een Recordmanager die ervaring heeft met advisering over de inrichting van e-diensten / e-formulieren en daarmee samenhangend de zaaktypen.

1. Je draagt zorg dat de inrichting van de e-diensten en zaaktypen voldoet aan de eisen zoals gesteld in (archief)wet- en regelgeving.
2. Je draagt zorg dat de inrichting van de e-diensten en zaaktypen voldoet aan de standaard van GEMMA en aansluit op onze model-zaaktypen.
3. Je zet je kennis en ervaring praktisch in om o.a. de juiste archiveringskenmerken, documenttypen en resultaten te bepalen.
4. Je adviseert hierover, denkt mee met de interne klant en stemt zelfstandig af met betrokken partijen.
5. Je vult (samen met de interne klant) wijzigingsformulieren in t.b.v. een soepele overdracht naar Functioneel Beheer voor de configuratie van de uiteindelijke zaaktypen.

Adviseren inrichting Digitaal Personeelsdossier
Met de invoering van eHRM wordt een verdere professionaliseringsslag gemaakt van de HR processen. Onderdeel van dit project is de digitalisering van de personeelsdossiers. De keuze is gemaakt om de inrichting van het digitaal personeelsdossier (DPD) vorm te geven in Alfresco en het Green Valley Zaaksysteem. De inrichting en implementatie vindt plaats in scrumsessies.

1. Je adviseert over de inrichting van het DPD, waarbij je rekening houdt met de eisen zoals gesteld in (archief)wet- en regelgeving.
2. Je draagt zorg dat de inrichting van de zaaktypen voldoet aan de standaard van GEMMA en aansluit op onze model-zaaktypen.
3. Je zet je kennis en ervaring praktisch in om o.a. de juiste archiveringskenmerken, documenttypen en resultaten te bepalen.
4. We verwachten dat je zelfstandig een impact- en/of risicoanalyse kan maken indien nodig m.b.t. informatie- / archiefbeheer.
5. Je vult (samen met de procescoördinator Administreren Personeel) wijzigingsformulieren in t.b.v. een soepele overdracht naar Functioneel Beheer voor de configuratie van de uiteindelijke zaaktypen.
6. Indien nodig stel je (aanvullende) werkafspraken / handleidingen op met de procescoördinator Administreren Personeel om tot goed gebruik van het DPD te komen.
7. Indien nodig geef je opleidingen aan de interne klant om te leren omgaan met het DPD.

We verwachten dat je ervoor openstaat om andere werkzaamheden op te pakken tijdens eventueel rustige momenten in bovenstaande projecten.

Vereisten / knock-outcriteria 
1. Afgeronde HBO- of WO-opleiding
2. Minimaal 2 jaar werkervaring als recordmanager of in een soortgelijke functie

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender  (weging, totaal 100 punten)
3. Per 2 oktober beschikbaar voor 14 uur per week (10 punten)
4. Beschikbaar op de woensdag of vrijdag (10 punten)
5. Minimaal 2 jaar ervaring met zaakgericht werken binnen een gemeente in de afgelopen 4 jaar (30 punten)  
6. Minimaal 1 opdracht in de afgelopen 2 jaar waarbij ervaring is opgedaan met het digitaliseren van personeelsdossiers / inrichting van een digitaal personeelsdossier (30 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Je bent communicatief vaardig en weet mensen mee te nemen in je verhaal.
• Je beschikt over een goed analytisch vermogen.
• Je bent resultaatgericht en proactief.
• Je houdt rekening met verschillende belangen.
• Je bent flexibel.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in ieder geval de woensdag of vrijdag, overige dagen in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden in overleg ingepland van 19 september tot en met 22 september. 

Overige informatie

• De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Wendy van Ooijen bereikbaar op het nummer: 06-29985899. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het onderstaand aanbiedingsformulier.