Recordmanager | Den Haag

Sorry, deze opdracht is niet meer beschikbaar

Bekijk hier alle beschikbare opdrachten en vacatures.

En, als je niets wilt missen: maak een gepersonaliseerde Job Alert aan. Daarmee ontvang je opdrachten binnen jouw expertise automatisch in je mailbox.

Maak Job Alert aan

Werkniveau:
Senior
Standplaats:

Den Haag
Aanvraagnummer:
A2022-0512
Startdatum:
02-05-2022
Verwachte einddatum:
31-12-2022 met optie tot verlenging
Aantal uur per week:
36
Uurtarief:
n.o.t.k.
Sluitingsdatum aanvraag:
02-05-2022 11:00
Contactpersoon Quest4:
Marco Buitenhuis
Telefoonnummer:
06-29602668

Functieomschrijving

Wij zijn voor de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) op zoek naar een Recordmanager op basis van 36 uur per week. 

RVO is voor het team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) op zoek naar een ervaren Record Manager. Als Record Manager geef jij maximale ondersteuning en advisering bij het op orde brengen van de digitale dossiervorming. Je bent gespecialiseerd in het inrichten van informatiebeheer. Daarnaast neem je je rol bij het opstellen van beleid en richtlijnen voor informatiebeheer vanuit jouw specialisme op het gebied van recordmanagement.

Het team DIV is Product Owner van het DMS Edocs met een interface, genaamd InfoCenter. Edocs wordt als standaard DMS steeds verder uitgerold in de organisatie. Om compliant te worden met wet- en regelgeving is het noodzakelijk dat recordmanagement op een professionele manier wordt neergezet en wordt verankerd in een beheerorganisatie.

De opdracht:
Als opdracht wordt meegegeven om een ordeningsplan uit te werken in het DMS en documentatie op te leveren rondom deze structuren. Daarnaast ontwikkel je beleid op het gebied van informatie- en recordmanagement en voert de regie over een structurele inbedding van recordmanagement in het RVO proces- en systeemlandschap met de daarbij behorende uitvoerende taken en functies. Vanzelfsprekend is recordmanagement in het DMS onderdeel van een informatiebeheerplan op een hoger aggregatieniveau.

De recordmanager draagt zorg voor het invoeren, versterken en monitoren van de volgende processen:

  • Het bepalen welke documenten, dossiers en gegevens als records moeten worden aangemerkt en in een veilige bewaaromgeving moeten worden opgenomen;
  • Het bepalen hoelang deze records moeten worden bewaard;
  • Het op een juiste wijze waarderen, classificeren, metadateren, registreren, opslaan en bewaren, waarderen en ter beschikking stellen van deze records;
  • Het bewaren en beheren van de records in veilige fysieke en digitale omgevingen;
  • Het op een juiste wijze uitvoeren van conversies en migraties van records;
  • Het tijdig en op de juiste wijze vernietigen van de records waarvan de bewaring niet langer nodig of vereist is en overbrenging naar Nationaal Archief;
  • Het bewaken en toetsen van de goede, duurzame, geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden – beheerproces op orde. 

Achtergrond Opdracht:
In het actieplan ‘Open op Orde’ is uitgewerkt hoe de Rijksoverheid benodigde verbeteringen op het terrein van de informatiehuishouding met nieuwe én versnelling van lopende initiatieven de komende jaren wil uitvoeren , waarbij een doorlooptijd tot 2026 is voorzien. Hiervoor is rijksbreed een analyse uitgevoerd naar de knelpunten in de informatiehuishouding. Het betreft onder meer knelpunten bij de capaciteit en beschikbare expertise van informatieprofessionals en de rol van medewerkers in het primaire proces, de grote hoeveelheid en aard van informatie, de veelheid en kwaliteit van de informatiesystemen en de sturing en naleving op dit gebied.

Om de ambitie RVO om te voorzien in een hoogwaardige informatiehuishouding te kunnen realiseren is het programma “Transparantie In Informatie” (TII) opgestart. TII richt zich op het versterken van de informatiehuishouding, het organiseren en implementeren van actieve en passieve openbaarmaking en het begeleiden van medewerkers in die nieuwe werkwijzen.

Deze eerste slag is bedoeld om de meest urgente knelpunten door middel van relatief eenvoudige maatregelen aan te pakken (“quick wins, no regrets”), met een uitvoerbaarheid binnen de eerste twee jaar (i.c. tot eind 2022) en daarnaast de aanpak verder uit te werken en in te richten. De eerste slag heeft tot doel een minimaal acceptabel niveau van de informatiehuishouding te realiseren voor de informatieverstrekking aan parlement, burgers en bedrijven. Hiertoe beperkt het zich tot:

  • Informatie die van belang is voor verantwoording over beleid en wetgeving tegenover het parlement en over uitvoering voor zover deze raakt aan rechten en plichten van burgers en bedrijven.
  •  Het aspect vindbaarheid en beschikbaarheid van deze informatie. 

Organisatorische context en cultuur:
Kansen voor Nederland, kansen voor jou.

Een duurzame, economisch sterke samenleving: daar werken we aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met nationale en internationale programma’s, van de energietransitie en voedselproductie tot ontwikkelingsprojecten in Afrika. Met voorlichting, advies, financiering, subsidies en hulp bij het vinden van zaken- of kennispartners. Door slim organiseren en maximaal gebruik van digitale communicatie zorgen we voor een soepele en optimale dienstverlening. Door elkaar op te zoeken en verbindingen te leggen bieden we nieuwe inzichten en mogelijkheden. Voor en achter de schermen zetten 4500 mensen zich in voor een economisch sterk, innovatief en duurzaam Nederland, op verschillende vestigingen in Nederland. Ook voor jou zijn er kansen!

Onze adviseurs weten als geen ander wat er nodig is om ondernemende Nederlanders vooruit te helpen. Beoordelaars nemen subsidie- en andere verzoeken onder de loep en helpen de aanvragers om nieuwe stappen te zetten. Inkopers benutten de inkoopkracht van de Rijksoverheid, ook om maatschappelijke doelen te bereiken. De medewerkers van de frontoffice staan iedereen te woord die vragen heeft. Functioneel beheerders ontwikkelen en onderhouden digitale loketten. Projectmanagers onderzoeken wat de mogelijkheden van big data zijn. Juristen zorgen dat we ons houden aan wet- en regelgeving. En communicatieadviseurs ontwikkelen toegankelijke websites voor voorlichting en advies. Wie ondernemend Nederland een warm hart toedraagt, kan bij onze organisatie dus alle kanten op. 

Eisen en wensen voor de functie

Harde eisen:

  • IPMA-C of hoger of IPMA-Agile of vergelijkbaar;
  • Kennis van: Informatiestructuur, Management Informatievoorziening, Data/ Gegevensmanagement, Meta data gegevensmanagement, Recordmanagement, Kwaliteitsmanagement IV;
  • Ervaring bij een grote overheidsorganisatie in de rol van recordmanager ( 4 jr );
  • Ervaring met inrichting van processen gericht op (digitale) dienstverlening aan klanten ( 4 jr );
  • HBO werk- en denkniveau, mogelijk een afgeronde opleiding Adviseur Recordmanagement (LARM) of vergelijkbaar;
  • Ervaring met inrichten informatiestructuur en informatiehuishouding. ( 4 jr ).

Wensen:

  • Verbinder tussen programma informatiehuishouding en business van RVO; – Betrokken teambuilder die het beste uit de teamleden haalt door te motiveren en te waarderen; – Heeft focus: resultaatgericht, weet van aanpakken, straalt geloof uit; – Is procesbewaker: zorgt dat opdrachtgever stuurt, legt besluiten voor en is proactief; – Zorgt voor een haalbare fasering; – Is in control: – Effectief (belang, doel en bijdrage aan de organisatie, verwachtingen gemanaged); – Realistisch, efficiënt (Richten: tijd, geld, kwaliteit, resultaat); – Overzicht (Inrichten: structuur, aanpak, mijlpalen, bemensing); – Voorspelbaar, bewaakt (issues, risico’s, leerpunten, logboek); – Zorgvuldig (rapportage, administratie op orde);
  • De recordmanager heeft nauw contact met de projektleiders van het programma Transparantie in Informatie, adviseurs DIV, architecten en analisten en functioneel beher, waar de nadruk ligt op wet -en regelgeving, ICT en organisatieontwikkeling/governance. Het is van belang om dezelfde taal te spreken en de samenhang van de verschillende acties in het juiste perspectief te plaatsen;
  • Partner die adviseert, begeleidt (spreekt aan, bemiddelt bij weerstand en conflicten, onderhandelt, coacht); – Betrouwbaar (transparant, open, eerlijk, gedreven); – Toegankelijk (bereikbaar, aanspreekbaar, reageert).

Aanvullende informatie

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Marco Buitenhuis bereikbaar op het nummer: 06-29602668. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.

Geplaatst op 2022-04-26 15:35:48

Opdracht delen

Past de opdracht (nu even) niet bij je, maar ken je iemand die er geknipt voor is? Deel hem gerust! ????



Status : Gesloten

Reageer


Aanmelden voor functie
Maximale uploadgrootte: 5MB

‘Ik kan ze aanbevelen als aangename en zeer correcte recruiters’

Eric Reitmaier – Support engineer Mobile Viewpoint

‘Jullie laten zien wat de meerwaarde van een bureau kan zijn’

Kandidaat voor de functie Senior Migratie Manager bij de overheid 

‘Altijd een snel en duidelijk antwoord op mijn vragen’

Jan Versluijs, HR professional

‘Nog nooit zo’n gedegen voorbereiding doorlopen’

Kandidaat voor de functie Senior Ketenbeheerder bij de overheid 

‘Fijne werkgever met oog voor de medewerker’

Bianca Ashruf (Logius)

Ontvang opdrachten in je mailbox

Job Alert maken

Meld je aan voor onze talentpool

CV aanbieden