Recordmanager | Den Haag

Wij zijn namens het Ministerie van Buitenlandse Zaken op zoek naar een Record Manager op basis van 12 uur.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is op zoek naar een recordmanager. Je gaat werken in een omgeving die op het gebied van informatiehuishouding (IHH) aan het veranderen is. Samen met je collega’s ga jij een bijdrage hieraan leveren! BZ zit namelijk midden in een transitie om de informatiehuishouding (IHH) structureel te verbeteren. Dit gebeurt met een actieplan IHH BZ, waarin vele activiteiten zijn opgenomen. Voor het actieplan IHH wordt op dit moment een programmamanager geworven. Onder dit actieplan vallen verschillende projecten die met de informatiehuishouding van BZ te maken hebben. Jij wordt o.a. betrokken bij het actieplan IHH en jij zult je gaan bezighouden met het programma en projecten en activiteiten die daaronder vallen. Het is daarom van belang dat je affiniteit hebt en bij voorkeur ook ervaring hebt met de informatiehuishouding bij een ministerie.

Binnenkort vindt bij Buitenlandse Zaken de livegang van SharePoint 2019 plaats. Als recordmanager bij BZ neem jij de medewerkers mee in hoe ze kunnen samenwerken en archiveren in de nieuwe versie van SharePoint. Dit doe je door samen met collega-recordmanagers en functioneel beheerders presentaties en trainingen te geven, fysiek en online. Ook begeleid je medewerkers op de werkvloer als floorwalker en beantwoord je vragen van medewerkers van directies of ambassades via MS Teams of andere kanalen. Daarnaast ben je betrokken bij de voorbereiding voorafgaand aan de livegang. In samenwerking met de communicatieadviseur van het SharePoint project werk je vanuit het cluster IM mee aan de communicatiemiddelen, instructies en trainingen voor de livegang. Je enthousiasmeert en begeleidt de collega’s die presentaties zullen geven, zullen floorwalken en online vragen zullen beantwoorden.

Daarnaast zorg je ervoor dat de informatiehuishouding bij het ministerie op orde is en dat documenten vindbaar zijn. Dit doe je door directies en ambassades te adviseren over de inrichting van SharePoint-sites en door procesclassificaties toe te kennen aan documentbibliotheken. Om deze procesclassificaties toe te kennen analyseer je documenten en bepaal je onder welk organisatieproces de documenten in de documentbibliotheek vallen. Ook denk je mee over het werkproces voor het toekennen van procesclassificaties in SharePoint 2019. Verder zorg je ervoor dat de diensten en producten die de afdeling informatiemanagement biedt goed vindbaar zijn voor BZ-medewerkers, door omschrijvingen op te stellen en te publiceren op het BZ zoekplatform voor producten, diensten en regelgeving: BZelf.

We zoeken iemand die goed kan samenwerken, plannen en organiseren, die ervaring heeft met de informatiehuishouding bij een overheidsorganisatie, en bij voorkeur ook bekend is met het programma Open op Orde. Kennis van de Engelse taal spreekt voor zich en het is een pre als je ook kennis hebt van SharePoint en overige MS office applicaties. 

Achtergrond:
Het cluster Informatiemanagement zorgt voor een goede afstemming tussen de vraag naar en het aanbod van Informatiediensten bij het ministerie op het gebied van informatiemanagement, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. De subafdeling Recordsmanagement is o.a. verantwoordelijk voor een goed informatiebeheer (o.a. archiefbeheer, stukkenstroom en samenwerken aan documenten), aanschaffen van vakliteratuur en is de afdeling eigenaar van het Sharepoint-platform. De afdeling bestaat uit plv. Hoofd, 8 Recordsmanagers, 3 Adviseurs Archiefbeheer, 2 medewerkers Abonnementenbeheer en 3 iCoördinator

Organisatie:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Harde eisen:

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring en projecten uitgevoerd met SharePoint 2013;
• Je hebt aantoonbare kennis van recordsmanagement (archiefprocessen) in het algemeen of bent bereid deze kennis op te doen;
• Je kan meerdere taken tegelijkertijd uitvoeren;
• Je hebt HBO Informatiedienstverlening en Management, Documentair Informatiemanagement diploma of vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Je beheerst het Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk uitstekend;
• Je hebt ruime kennis en ervaring met MS-Office;
• Je bent proactief en hebt ervaring met communiceren en presenteren aan je klanten;
• Je hebt Rijkoverheid ervaring.

Wensen:

• Competenties: • Overtuigingskracht; • Organisatiesensitiviteit en klantgerichtheid; • Samenwerkingsgericht; • Flexibiliteit; • Resultaatgerichtheid; • Plannen en organiseren; • Communicatief vaardig;
• Je hebt een flexibele, proactieve en zelfstandige werkhouding;
• Je bent creatief;
• Je bent nauwkeurig;
• Je bent stressbestendig en kan werken onder hoge druk;
• Je bent een teamspeler;
• De gezochte medewerker bezit een flinke dosis flexibiliteit, creativiteit en een communicatieve instelling richting de betrokken partijen. De geschikte kandidaat weet van aanpakken en deinst niet terug voor (waar nodig online werken) uitdagingen.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.