Recordmanager | Den Bosch

Wij zijn voor onze klant op zoek naar een Recordmanager op basis van 36 uur per week. 

Werkzaamheden:

• Hoofdtaak is invulling geven aan het duurzaam digitaal informatiebeheer. De provinciale medewerker is zelf verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer, in en om de werkprocessen. De recordmanager zorgt dat de medewerker dit goed kan doen: informatiebeheer wordt aan de voorkant met input van de recordmanager georganiseerd, ontworpen en ingericht, zo veel mogelijk geautomatiseerd en zo veel mogelijk ‘onder water’. Het betreft alle informatie die gecreëerd wordt tijdens het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten en transacties. De informatie kan zich bevinden in een zaaksysteem, DMS, netwerkschijf, procesapplicatie, als registratie in een database, etc. Deze informatie wordt beheerd in alle levensfasen: vanaf creatie, tijdens en na behandeling tot en met vernietiging of overdracht aan de archiefbewaarplaats.
• De recordmanager ondersteunt en adviseert de collega’s van de primaire processen door een integrale benadering van informatiebeheer met kennis van de betreffende wet- en regelgeving, rekening houdend met verschillende belangen.
• De recordmanager heeft een monitoringsopdracht om het informatiebeheerproces continu te verbeteren. Zo draagt de recordmanager bij aan professioneel informatiebeheer bij de provincie, conform relevante wet- en regelgeving. De recordmanager is sturend in het oppakken van benodigde verbeterkansen en verdere doorontwikkeling.
• De recordmanager ondersteunt de programma bij het in control komen en blijven van de belangrijkste en meest risicovolle dossiers en projecten.
• De recordmanager ondersteunt bij het opstellen en de voortgang van het informatiebeheer jaar-/actieplan van het programma.
• De recordmanager is verantwoordelijk voor het maken van heldere werkafspraken, werkinstructies, procedures en richtlijnen (tactische kaders) voor collega’s en derden en borgt deze in de organisatie c.q. het betreffende organisatieonderdeel.
• De recordmanager adviseert en denkt proactief mee met beleidsprogramma’s over hoe om te gaan met het informatiebeheer en de archivering in hun werkprocessen.
• De recordmanager draagt bij aan de voorbereiding van beleidsontwikkeling op het domein van informatiebeheer door proactief mee te denken over vormgeving en uitvoerbaarheid van voor het informatiebeheer relevante beleidskaders.
• De recordmanager beheert de informatie gedurende de beheerperiode bij de provincie tot overbrenging naar de archiefbewaarplaats op de juiste en afgesproken wijze.
• De recordmanager onderscheidt vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke informatie en kent deze classificaties toe.
• De recordmanager is op de hoogte van actuele inzichten en ontwikkelingen in het vakgebied. De recordmanager neemt hier de organisatie in mee en weet deze adequaat toe te passen. De recordmanager kijkt hierdoor altijd proactief naar doorontwikkeling van het informatiebeheer in de organisatie, van werk- en zaakprocessen, van informatiesystemen en van de dienstverlening, volgens het principe van ‘Continu verbeteren’.

Resultaatgebieden:

• De recordmanager werkt primair aan het aan de voorkant en tijdens werkprocessen goed organiseren van het informatiebeheer (waarin selectie en waardering van informatie geautomatiseerd is verankerd) op basis van analyse en onderzoek van betrokken werkprocessen.
• De recordmanager schept de voorwaarden waaronder (primair) digitale provinciale informatie wordt beheerd en bepaalt, aan de voorkant, de bestanden die dienen voor bewijs en verantwoording, inclusief gegevenssets en metadata.
• De recordmanager beheert de beheer- en zoekinstrumenten, zorgt dat informatie duurzaam bewaard blijft en zorgt voor overbrenging naar e-depot.
• De recordmanager beoordeelt informatie, werkt proactief mee in inrichtingsvraagstukken en monitort de kwaliteit van zaken/records die door medewerkers in de organisatie worden gevormd ten behoeve van een betere inrichting aan de voorkant om zodoende tot een structurele oplossing van issues te komen.
• De recordmanager heeft de opdracht om het informatiebeheer zodanig te organiseren dat medewerkers zelfstandig en correct hun eigen informatiebeheer doen.
• Hij legt daartoe medewerkers, individueel of in groepsverband, zelfstandig uit wat het belang is van goed informatiebeheer en archivering en op welke manier dat dient te gebeuren. Dit doet hij door trainingen te geven en te coachen en daar waar nodig sturend te zijn.
• De recordmanager zet, als een communicatieve ambassadeur en trainer, het informatiebeheer op de kaart, via het Intranet, via persoonlijke gesprekken en via het geven van trainingen en presentaties.
• De recordmanager ontwikkelt en test nieuwe zaaktypen.
• De recordmanager leidt zelfstandig een of meerdere projecten op het gebied van de verbetering van het informatiebeheer en recordmanagement.
• De recordmanager is in staat om op verzoek, naar aanleiding van bijvoorbeeld Statenvragen, Wob-verzoeken en ZRK-onderzoeken, snel en slim informatie te zoeken, te vinden, te verzamelen en aan te bieden.
• De recordmanager voert zelfstandig complexe analyses en onderzoek uit.
• De recordmanager bewaakt, zo nodig op roulatiebasis, conform afspraken rondom de dienstverlening, de mailboxen, al dan niet via Facilitor, dan wel doet in de backoffice onderzoek naar de vragen die via de mailboxen, al dan niet via Facilitor, zijn gesteld. Hij draagt zorg voor een juiste registratie van verzoeken, meldingen en incidenten en pakt zelfstandig en vlot vragen van klanten op. 

Harde eisen:

• Je hebt een HBO werk- en denkniveau met specifieke kennis op gebied van SOD-II, LARM of vergelijkbaar;
• Je hebt recente kennis op gebied van digitaal informatiebeheer en recordmanagement, waardoor er sprake is van een ruime en actuele theoretische vakspecialistische kennis;
• Je kent de Archiefwet en bijbehorende regelgeving zoals Wet open overheid, AVG en BIO met voldoende diepgang en weet deze toe te passen in de organisatie en hierop te sturen;
• Je hebt inzicht in de werking van het provinciaal bestuur en het bestuurlijke besluitvormingsproces. – Je hebt inzicht in de (voormalige) beleidsterreinen en de (voormalige) organisatiestructuur, de stappen binnen het beleidsproces en de bijbehorende informatiebehoefte; – Je hebt inzicht in de diverse soorten deelnemingen, inclusief de diverse implicaties die relevant zijn voor de archiefvorming en kan collega’s hierover informeren, adviseren en instrueren;
• Je hebt inzicht in de diverse soorten deelnemingen, inclusief de diverse implicaties die relevant zijn voor de archiefvorming en kan collega’s hierover informeren, adviseren en instrueren;
• Je kent de provinciale selectie-instrumenten en -richtlijnen, zoals selectielijst Provisa, en weet deze juist te interpreteren en toe te passen; – Je kent de functionaliteit van de bij de provincie gebruikte zaak-, documentmanagement- en archiefsystemen goed;
• Je hebt inzicht in de zaaktypencatalogus en weet de zaaktypen goed te koppelen aan de werkprocessen, hij kent daarbij de risico’s bij een onjuist gebruik van zaaktypen en de toekenning van onjuiste bewaartermijnen, en hij is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het testen van nieuwe zaaktypen;
• Je hebt sturingskracht om aanpassingen, doorontwikkelingen en vernieuwingen op het gebied van informatiebeheer in de organisatie te kunnen verankeren; – Je bent proactief en oplossingsgericht. Je denkt vooruit én denkt mee en handelt hiernaar; – Je bent een procesdenker die in staat is om zich snel beleidsterreinen en de bijbehorende processen eigen te maken; – Je kan zelfstandig problemen of onduidelijkheden oplossen; – Je bent klantgericht en adviesvaardig; – Je bent een communicatieve ambassadeur, coach en trainer, die het informatiebeheer op de kaart zet, o.a. via het Intranet, via persoonlijke gesprekken en via het geven van trainingen; – Je kan zelfstandig een of meerdere projecten leiden op gebied van de verbetering van het informatiebeheer en recordmanagement; – Je bent zeer digivaardig, leergierig en nieuwsgierig; – Je gaat correct om met vertrouwelijke informatie; – Je bent je ervan bewust de provincie Noord-Brabant, Bedrijfsvoering en het vakgebied digitaal informatiebeheer te vertegenwoordigen en stelt zich als businesspartner vakkundig en voorkomend op.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.