Recordmanager buiten beheer | Den Haag

Wij zijn voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid op zoek naar een Recordmanager buiten beheer op basis van 36 uur per week. 

De recordmanagers Digitale Archiefachterstanden gaan aan de slag met het analyseren, waarderen, opschonen en veilig stellen van informatie op netwerkschijven en Sharepoint-sites. Samen met de betrokken projectleider wordt een generieke aanpak ontwikkeld, op basis van de ervaringen en bijgehouden kengetallen. Hierbij wordt de mogelijkheid van softwarematige oplossingen meegenomen: met welke oplossingen is al ervaring opgedaan, welke ontwikkelingen zijn er in de markt, wat is nodig om deze oplossingen te gaan gebruiken, etc. De recordmanagers maken deel uit van het team Advies Informatievoorziening (AIV) en werken samen met adviseurs en recordmanagers uit dat team. De recordmanagers rapporteren aan een projectleider en via haar aan de teammanager AIV.

Achtergrond opdracht:
Met het programma Open Op Orde is de rijksoverheid bezig haar informatiehuishouding te versterken. Voor het kerndepartement van MinJenV is één van de speerpunten het wegwerken van digitale archiefachterstanden. Dit betreft informatie die buiten het DMS DigiJust is opgeslagen in de afgelopen jaren, veelal op netwerkschijven en in Sharepoint-sites (de zogenoemde samenwerkruimten). Deze informatie is een mix van eerste versies van ‘werkdocumenten’, informele zaken als foto’s van de teamuitjes, verjaardagenoverzichten, etc. Maar er staat ook te archiveren (en tijdig te vernietigen) informatie op deze onbeheerde locaties die relevant is voor de beantwoording van WOO-verzoeken en/of Kamervragen. Het wegwerken van deze achterstanden is een grote klus en we beginnen met enkele pilots bij twee organisatieonderdelen. Het eerste jaar dat deze pilots gaan duren, moeten een aanpak opleveren die elders kan worden toegepast, hopelijk met steeds meer inzet van softwarematige oplossingen.

Organisatie:
Op 6 april 2021 heeft de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het generieke actieplan ‘Open op Orde’ aan de Kamer aangeboden. In dat generieke actieplan is op heldere wijze uitgewerkt hoe organisaties binnen de Rijksoverheid langs vier actielijnen een versnelling willen bereiken in het op orde krijgen van de informatiehuishouding. Elk departement moet hiertoe een eigen actieplan opstellen. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) is verantwoordelijk voor de eigen informatiehuishouding en het aanpakken van specifieke knelpunten en opgaven daarbinnen. Het actieplan voor JenV beschrijft hoe de informatiehuishouding van JenV er uitziet en met welke verbeterinitiatieven JenV beoogt de Rijksbrede doelen uit het overkoepelende actieplan te bereiken. Bij de totstandkoming van het actieplan JenV zijn meer dan 20 organisaties betrokken. Om deze majeure inspanning te coördineren is binnen de Directie Informatievoorziening en Inkoop een coördinatieteam Informatiehuishouding op Orde (IHHOO) gecreëerd. Een van de speerpunten van dit team is de werving van specialisten binnen en op het snijvlak van de domeinen Informatiehuishouding (IHH), Informatievoorziening (IV) en ICT en een aantal generieke ondersteunende en coördinerende rollen. Deze aanvraag vloeit hier uit voort.

Harde eisen:

• De kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor;
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het waarderen van informatieverzamelingen in de rol van recordmanager;
• De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met trajecten gericht op digitalisering, van papier naar digitaal werken, procesverbetering, introductie van nieuwe proces-applicaties;
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring opgedaan bij de rijksoverheid in de afgelopen 3 jaar.

Wensen:

• De kandidaat motiveert in zijn/haar cv de werkervaring met het zich in een organisatie te bewegen, buiten het eigen team of afdeling, contacten te leggen, afspraken te maken en te rapporteren over voortgang;
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, het beoordelen en waarderen (vaststellen bewaartermijnen) van informatieverzamelingen;
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het inwerken op een nieuwe opdracht vanuit huis in de afgelopen 2 jaar;
• Competenties: Kandidaat heeft een gemotiveerde belangstelling voor deze opdracht bij deze organisatie; – Kandidaat is in staat om zelfstandig te werken en is proactief ingesteld; – Kandidaat sluit goed aan op de klantwens en is in staat de eigen werkervaring te vertalen naar de specifieke klantsituatie; – Kandidaat is praktisch en positief ingesteld en kan met tegenslagen en vertragingen omgaan.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.