Projectsecretaris SSPC | Den Haag

Wij zijn voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid op zoek naar een Projectsecretaris SSPC op basis van 36 uur per week. 

De projectsecretaris draagt o.a. bij aan de implementatie van het European Entry-Exit Systeem op de luchthaven Schiphol. Dit is een complex programma met diverse stakeholders, belangen en afhankelijkheden waarbinnen verschillende IT projecten worden gerealiseerd en geïmplementeerd. De projectsecretaris is primair de ‘ogen en oren’ van de projectleider en is goed op de hoogte van de voortgang van – en ontwikkelingen in – het Self Service Passport Control (SSPC) project, dat zich richt op geautomatiseerde grenspassage op Schiphol. Hij of zij zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor ontlast en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van het programma.

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider en de Programmamanager bij de beheersing van het SSPC project.

Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit:

• Organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;
• Beheren van de projectadministratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;
• Opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;
• Beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);
• Signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider/Programmamanager;
• Gevraagd en ongevraagd advies geven over processen en afstemming met stakeholders.

De projectsecretaris is primair de ‘ogen en oren’ van de projectleider en is goed op de hoogte van de voortgang van – en ontwikkelingen in – het SSPC-project. Hij of zij en zorgt voor een geordende bedrijfsvoering en administratie. De programmamanager en de projectleiders worden daardoor ontzorgt en in staat gesteld om zich te richten op de realisatie van de projectdoelen en sturing van het programma.

De Projectsecretaris wordt ingezet voor de ondersteuning van de Projectleider(s) en het programmamanager/kernteam bij de beheersing van het project. Daartoe voert de Projectsecretaris de volgende taken nauwgezet uit:

• Organiseren, voorbereiden en notuleren van uiteenlopende vergaderingen en bewaken van daaruit voortkomende acties;
• Beheren van de project-administratie, waaronder: planning, issue- en risicologboek en de financiële administratie;
• Opstellen, consolideren en analyseren van voortgangsrapportages;
• Beheren van het project- en programmadossier (archiveren van projectdocumentatie);
• Signaleren van (dreigende) afwijkingen en verstoringen aan de Projectleider(s) /Programmamanager.

De projectsecretaris haalt voldoening uit het structureren en implementeren van de ‘projecten’. Hij of zij wordt enthousiast van het detecteren van onvolkomenheden in en tussen plannen, planningen en realisatie en rapportages. Hij/zij kan feedback geven zonder weerstand op te roepen bij de ontvanger door zijn/haar ‘can do’ opstelling. Competenties die de kandidaat daarnaast nodig heeft voor het succesvol vervullen van de opdracht zijn:

• Plannen en organiseren;
• Resultaatgerichtheid;
• Organisatiesensitiviteit;
• Netwerken;
• Motiveren.

Beschrijving opdracht:
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veilige en rechtvaardige samenleving via weten regelgeving, door mensen en organisaties rechtszekerheid en rechtsbescherming te bieden, hulp te bieden, eigen verantwoordelijkheid te stimuleren en in het uiterste geval hard op te treden waar nodig. Daarom luidt de missie van het Ministerie van: Het Ministerie van Justitie en Veiligheid werkt aan een veilige en rechtvaardige samenleving.

Het Directoraat-generaal Migratie (DGM) staat voor een op maatschappelijk verantwoorde wijze en in overeenstemming met internationale verplichtingen gereglementeerde en beheerste toelating tot, verblijf in en vertrek uit Nederland van vreemdelingen, alsmede verkrijging van het Nederlanderschap of de intrekking daarvan. Binnen DGM wordt er in een publiek-private samenwerking gewerkt aan innovaties in grensmanagement. In dit specifieke geval betreft het een innovatief project op Schiphol.

Harde eisen:

• De kandidaat is beschikbaar voor minimaal 32 uur per week voor de gehele periode;
• De Kandidaat heeft een afgeronde opleiding WO;
• De aangeboden Kandidaat heeft kennis en werkervaring met projectmatig werken;
• De aangeboden kandidaat heeft kennis- en werkervaring minimaal 2 jaar binnen een Overheidsorganisatie;
• De aangeboden Kandidaat heeft kennis- werkervaring met complexe stakeholder landschap;
• Kandidaat beheerst een goede Engelse schrijf- en spreekvaardigheid;
• U heeft een persoonlijke motivatie van de kandidaat toegevoegd waarin hij/zij toelicht waarom zij geschikt is voor deze functie en wat hij/zij voor ons zou kunnen en willen betekenen (maximaal 200 woorden – niet in de 3e persoon geschreven);
• Kandidaat heeft Prince-2 certificaat op het gebied van projectmatig werken.

Wensen:

• Je bent beschikbaar binnen 6 weken;
• Geef aan hoeveel jaar de Kandidaat relevante ervaring heeft met projectmatig werken. Dit blijkt uit het CV;
• Kandidaat heeft relevante ervaring heeft met projectmatig werken binnen Overheidsorganisatie(s) en/of publiek-private samenwerkingsverbanden. Dit blijkt uit het CV. Geef aan hoeveel jaar ervaring je hebt;
• Geef aan hoeveel soortgelijke opdrachten de Kandidaat heeft met publieke private samenwerking. Dit blijkt uit het CV;
• Kandidaat heeft relevante ervaring met het adviseren binnen verandertrajecten. Dit blijkt uit het CV. Geef aan hoeveel opdrachten.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden in week 23 plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.