Senior Projectsecretaris

In deze rol ontzorg en ondersteun je het project/de projectmanager (PM) in de projectbewaking, projectborging, issue- en risicomanagement en de oplevering van (besluitvormende) documenten voor zowel intern het project als naar de Stuurgroep HARP (programmastuurgroep). Je bent in staat in een hectische omgeving, op basis van (een veelheid aan) gegeven informatie prioriteiten te stellen, overzicht te houden en kunt zelfstandig nota’s uitwerken en zo aan de gevraagde deliverables bijdragen. Je bent iemand die van nature makkelijk schrijft en hoofd- en bijzaken kunt onderscheiden. Daarnaast heb je een kritisch oog voor de beste wijze om dit op te schrijven. Daarnaast ben je als secretaris van het Opdrachtgevend beraad (de stuurgroep van dit project – wekelijks) en het Proceseigenarenoverleg (tweewekelijks) verantwoordelijk voor de organisatie, voorbereiding & verslaglegging. Deze overleggen hangen qua in- en output nauw met elkaar samen en vormen binnen het RVB en binnen het project een van de belangrijkste adviserende en besluitvormende organen op het gebied van procesbeheersing en het bewaakt de samenhang tussen primaire, besturende en ondersteunende processen. Mede om deze reden is het van belang dat je gevoel hebt voor politiek bestuurlijke verhoudingen en beschikt over een uitstekende schrijfvaardigheid. Je bent in staat helder, inzichtelijk te schrijven voor een verscheidenheid aan doelgroepen op zowel operationeel, tactisch als strategisch niveau.

Daarnaast is het van belang dat je de projectmanager proactief ondersteunt bij het opstellen van planningen, (highlight)rapportages en het monitoren hiervan, financiële overzichten en het issue-en risicomanagement.

Ook heb je een signalerende rol tussen omgeving en project met als doel informatie optimaal in te zetten om de project- en programmadoelstellingen te halen.

Je bent als persoon integer en als backbone voor het project aanwezig.

Algemene omschrijving van de werkzaamheden van de projectsecretaris:

– Schrijven van Plannen (PVA’s)
– Ervaring met het schrijven van besluitvormingsnota’s en memo’s;

– Ervaring met het opzetten, beoordelen en regie voeren op de voortgang van risicio- en issue logs

– Voeren van het regie op de voorbereiding, agendavorming en de verslaglegging van overleggen (van het DPe & HPO overleg en de structurele project overleggen).

– Plaatsvervanging van de projectmanager, wanneer nodig.

– Afgeronde opleiding op HBO/WO niveau in de richting bestuurlijke informatiekunde, bedrijfskunde of informatica
– Meerjarige werkervaring op het gebied van procesontwerp en procesimplementaties
– Kennis van vastgoedprocessen of ervaring in soortgelijke vastgoedorganisaties
– Ervaring in projecten/programma’s bij de Rijksoverheid
– Kennis van methoden en standaards op het gebied van projectmanagement (Prince2)

Competenties

– Samenwerken
– Omgevingsbewust
– Resultaatgericht
– Plannen en organiseren
– Omgaan met werkdruk

Selectiecriteria

– Afgeronde opleiding op HBO/WO niveau in de richting bestuurlijke informatiekunde, bedrijfskunde of informatica

– Ervaring met het schrijven van besluitvormingsnota’s, memo’s.

– Kennis van PRINCE2
– Voldoen aan gevraagde competenties