Projectondersteuner | Amsterdam

Wij zijn voor onze klant op zoek naar een Projectondersteuner op basis van 36 uur per week. 

Binnen de organisatie zijn wij op zoek naar een projectondersteuner die zelfstandig zorgdraagt voor de operationele projectbeheersingstaken in enkele (IPM) projectteams.

Wij zoeken iemand die ons komt ondersteunen onze projecten, beheerst en voorspelbaar, naar een succesvol einde te brengen.

Projectbeheersing is letterlijk het beheersbaar maken en houden van een project. Als zelfstandige functie binnen het projectteam is het binnen de organiastie een betrekkelijk nieuwe discipline. Onder projectbeheersing verstaan we alle processen die nodig zijn om een (complex) project in control (beheersbaar) te houden en tot een goed einde te brengen. Dit binnen de vastgestelde referenties die zijn overeengekomen met de opdrachtgever(s).

Voor het team Projectbeheersing zoeken wij een zelfstandige projectondersteuner binnen onze projecten proactief zorg draagt voor de secretariële, administratieve en projectmatige operationele ondersteunende werkzaamheden. Iemand die dit op een efficiënte en effectieve manier doet en bij voorkeur ervaring heeft in het werken binnen een IPM-teams.

Jouw rol binnen project(en):
Als ondersteuner werk je binnen het team van de manager projectbeheersing. Samen met de MPB of de PM stem je de werkzaamheden af waarbij jij gaat ondersteunen. Wij onderkennen verschillende taken waarbij jij als operationeel ondersteuner een bijdrage aan gaat leveren.

De taken van de projectondersteuner zijn o.a.:

• Inplannen en voorbereiden en notuleren van teamvergaderingen;
• (Digitale-) postverwerking;
• Bezoekersregistraties;
• Accountbeheer medewerkers;
• Ondersteuning bieden bij risico en planningssessies, up-todate houden en najagen van beheersmaatregelen;
• Opzetten en het dagelijks beheer van de projectmap op Sharepoint;
• Het inplannen van resources in de systemen; 
• Aanmaken van verplichtingen en afhandelen van prestatieverklaringen;
• Regelen van evenementen (in samenwerking met en in opdracht van de omgevingsmanager);
• Najagen van het op de juiste wijze archiveren van projectdocumenten en de registratie van archiefwaardige documenten in Corsa;
• Voor jouw taken bewaak je de voortgang en adviseer je de Manager Projectbeheersing;
• Je signaleert de afwijkingen en knelpunten in planningen ;
• Je werkt samen en stemt af met andere projectbeheersers over aanpak, dilemma’s en oplossingen.

Jouw rol binnen de afdeling:
Je bent een doener en een pionier die niet bang is de handen uit de mouwen te steken en waar nodig zelf zaken op te pakken. Afstemmen, overleggen en verbinden zit in je bloed. Samen met de Manager Projectbeheersing zorg je voor een effectieve beheersing van het project.

Wij vragen:
Je beschikt over een gezond gevoel voor humor, maakt makkelijk verbinding in alle lagen van de organisatie, bouwt samenwerkingsverbanden en bent een sparringpartner voor je collega’s. Je komt met vernieuwende ideeën en plannen.

Harde eisen:

• Nederlands in woord en geschrift;
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare (handson) ervaring (minimaal 2 jaar in de afgelopen 5 jaar) als projectondersteuner;
• De aangeboden kandidaat heeft een afgeronde mbo+ opleiding, bij voorkeur in financiële-, economische- of bedrijfskundige richting;
• De kandidaat dient te beschikken over de volgende competenties: 1. Verbinden: medewerkers motiveren, verbinden en de samenwerking stimuleren in alle lagen van de organisatie. 2. Initiatief: kansen zoeken en daarop actie nemen, handelt uit eigen beweging, wacht niet passief af. Draagt uit eigen beweging voorstellen aan, ziet kansen voor de toekomst van de organisatie en komt met voorstellen om daarop in te gaan spelen. 3. Plannen en organiseren: het planmatig en gestructureerd organiseren van het werk. Belangrijke aspecten hiervan zijn overzicht houden, inschattingen maken en prioriteiten stellen. Kortom stelt op effectieve wijze doelen en priorprioriteiten. 4. Duidelijk communiceren: Ideeën en informatie in heldere en correcte taal schriftelijk en/of mondeling uitdrukken, zodat de essentie bij anderen overkomt. 5. Kwaliteitsgerichtheid: Hoge eisen stellen aan de kwaliteit van eigen en andermans werk, voortdurend verbeteringen nastreven. Je geeft onder anderen aan welke kwaliteit verwacht wordt en benut kansen om kwaliteit te verbeteren. 6. Sensitiviteit (bestuurlijk en organisatie): doorzien van complexe situaties op bestuurlijk en organisatorisch vlak. Deze competenties worden getoetst en beoordeeld in het interview. De score van het interview wordt meegewogen in de beoordeling.

Wensen:

• De aangeboden kandidaat heeft ervaring in het proces van risicoen planningsmanagement en kan een actieve rol opnemen in het ondersteunen van sessies en het najagen van activiteiten en beheersmaatregelen. (40%) Dit dient duidelijk te blijken uit het cv;
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het functioneren als projectondersteuner in een projectteam opgebouwd conform het IPM-samenwerkingsmodel. (30%) Dit dient duidelijk te blijken uit het cv;
• De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met projecten op ten minste één van de gebieden van: watersystemen (poldergemalen, dijken, baggeren en waterinrichtingsplannen, sluizen), drinkwater (pompstations en gebouwen op drinkwaterlocaties) en afvalwater (rioolgemalen en rioolwaterzuiveringen). (30%) Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op maandag 23 januari – 12:00 – 16:00 uur. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.