Senior projectmanager gegevens uitwisseling visumproces | Den Haag

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is op zoek naar een senior projectleider voor de selectie, ontwikkeling en implementatie van een gegevensuitwisselingsmodule. Deze module heeft tot doel de gegevensuitwisseling mogelijk te maken tussen bestaande en nog te realiseren systemen ten behoeve van de uitvoering van het visum en paspoort aanvraagproces. Daarnaast is de senior projectleider verantwoordelijk voor de selectie, ontwikkeling en implementatie van een casemanagementsysteem en een documentmanagementsysteem waarmee het visumproces wordt ondersteund.
Op dit moment zijn nog niet alle require¬ments bekend en er bestaat derhalve ook nog geen helder beeld hoe de modules eruit gaan zien.

De introductie van de modules maakt onderdeel uit van een verandertraject binnen DCV, welke de komende de 3 jaar gerealiseerd zal worden.

Vanaf 1-7-2019 moeten de modules beschikbaar zijn.

De opdracht betreft met name het organiseren, plannen en structureren van de noodzakelijk stappen om de module op zo’n kort mogelijk termijn te selecteren, ontwikkelen en te im¬ple¬menteren. Derhalve zullen de eerste werkzaamheden die uitgevoerd worden bestaan uit: detaillering van de technische requirements, marktverkenning en evt. een aanbesteding.

De technisch projectleider:
•    Is verantwoordelijk voor de voortgang en realisatie van de visumregistratiemodule binnen de hiervoor afgesproken tijd, budget en kwaliteitseisen;
•    Hij/zij brengt met een projectteam de procesmatige, operationele, technische, juridische en aanbestedingstechnische onderdelen van de te realiseren systemen in kaart, werkt deze verder uit, organiseert de besluitvorming hieromtrent, bereidt het in beheer nemen in de lijn voor en implementeert.
•    Is namens BZ-gesprekspartner voor leveranciers (extern) en coördineert de hieruit voortkomende werkzaamheden binnen de Directie Bedrijfsvoering en de BZ-organisatie (intern);
•    Is verantwoordelijk voor het beschikbaar (laten) stellen van de benodigde resources vanuit BZ voor de inrichting van de processen, de technische realisatie van de voorzieningen en het inrichten van beheerprocessen;
•    Werkt nauw samen met de projectleider DCV van het project visumregistratie en andere projectleiders in het verandertraject.
•    De projectleider rapporteert functioneel aan de Programma Manager 2020 en hiërarchisch aan het Hoofd DBV/IV.

Typering gezochte medewerker

DBV/IV zoekt een op korte termijn beschikbare senior projectleider met een bewezen trackrecord op het gebied van gegevensuitwisseling, case management en documentmanagement, migraties en het inregelen van beheer. De gezochte projectleider is in staat zowel de leverancier als de interne regieorganisatie aan te sturen en weet hiertussen bruggen te slaan en resultaten te bereiken. Hij/zij heeft bij voorkeur ervaring met projecten in complexe ketens met uiteenlopende belangen. Ervaring bij de Rijksoverheid is een pré.

Werkomgeving DBV/IV

Bij BZ zijn wereldwijd circa 5.000 medewerkers werkzaam op vertegenwoordigingen in ca. 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infra-structuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen.
Als wereldwijd opererende organisatie is BZ sterk afhankelijk van een goede informatie¬voor¬ziening en bijbehorende ICT-dienstverlening. In de ontwikkeling naar een moderne Nederlandse diplomatie is betrouwbare digitale informatievoorziening onmisbaar.
Vanuit de Directie Bedrijfsvoering adviseert, begeleidt en ondersteunt de afdeling Informatievoorziening de departementsleiding, directies en posten op het gebied van informatievoorziening en ICT-dienstverlening.
Het aanbod van I(CT)-diensten wordt geleverd door een palet van externe I(CT)-leveranciers, waaronder de rijks shared serviceorganisatie SSC-ICT. DBV/IV is de eerste partner voor directies en posten als het gaat om de innovatie van BZ-processen met inzet van nieuwe moderne ICT en de aanpassing en verbetering van bestaande ICT-diensten.

Werkomgeving DCV

DCV is belast met het verlenen van consulaire dienstverlening aan Nederlanders in het buitenland en levert een bijdrage aan de regulering van het vreemdelingenverkeer naar Nederland. DCV is een beleids- en regievoerende directie met domeinsturingsbevoegdheid om modernisering en veranderingen in het consulaire werkveld verder vorm te geven. Daarnaast heeft de directie met 24/7 CC en de afdeling casemanagement ook 2 belangrijke uitvoerende onderdelen in huis. De directie DCV valt onder de Directeur-Generaal Europese Samenwerking (DGES). BZ is 24 uur overal dichtbij; om dit waar te maken is DCV een directie waar vlug schakelen noodzakelijk is, snel inspelen op veranderingen en durven pionieren voor vernieuwing hoort daarbij. De lijnen bij DCV zijn kort en werkinhoudelijk direct. Met het goed neerzetten van het consulaire werkveld wordt ook het plaatsonafhankelijk werken steeds meer geïntegreerd.

DCV bestaat uit de volgende afdelingen:
•    Consulair Maatschappelijke Aangelegenheden (CA);
•    24/7 BZ Contactcenter(CC);
•    Control Unit (CU);
•    Managementbureau (MB);
•    Reisdocumenten, Legalisatie en Fraudebestrijding (RL) / Vreemdelingen- en Visumbeleid (VV)

Het verandertraject 

BZ werkt vanuit DCV aan de verbetering en verdere digitalisering van consulaire dienstverlening en de bijbehorende werkprocessen. Men streeft naar excellente dienstverlening met als belangrijke thema’s zichtbaarder, bereikbaarder en klantgerichter via meerdere kanalen. De inrichting vindt daarbij plaats langs de volgende principes: Het klantcontact en de dienstverlening worden zo veel mogelijk digitaal ingericht. Daar waar binnen het dienstverleningsproces een fysiek bezoek van een klant aan een BZ vertegenwoordigende locatie nog noodzakelijk is, zal dit zo veel mogelijk worden uitbesteed aan externe dienstverleners (EDV) met een breed verspreid wereldwijd netwerk. De verwerking in het backoffice wordt centraal ingericht en zoveel mogelijk digitaal en informatiegestuurd.
Het huidige visumsysteem moet vervangen worden door een nieuw systeem dat bestaat uit de volgende afzonderlijke en generieke componenten: visumregistratie systeem, workflow syteem, casemanagement systeem, documentmanagement systeem en gegevensuitwisseling systeem.
De te ontwikkelen oplossing is onderdeel van een ontworpen domeinarchitectuur.
Vanaf 1-7-2019 moeten de modules beschikbaar zijn.

•    Academisch /HBO werk- en denkniveau, of een vergelijkbare combinatie van kennis en ervaring,
•    Je hebt aantoonbaar ruime kennis van en ervaring met projectmanagement in een complexe omgeving (vaktechnisch of beleidsmatig, grootschalig, groot aantal partijen, tegengestelde belangen, verwachtingenmanagement),
•    Je hebt aantoonbare kennis en ervaring met documentmanagement en routeringsmodules, waarbij kennis van SharePoint een pré is,
•    Je beschikt over aantoonbare ervaring met systeemontwikkeling en het ontwikkelen van applicaties onder architectuur,
•    Je bent in staat om partijen met conflicterende belangen in een politiek gevoelige context op één lijn te brengen met een aanvaardbaar en te behalen resultaat voor ogen binnen tijd en budget,
•    Je bent in staat tijdig risico’s te onderkennen en te managen,
•    Je hebt ervaring met het aansturen van leveranciers,
•    Je beschikt bij voorkeur over PRINCE2 Practitioner (of vergelijkbare methode), MSP en Management of Risk (is een pré),
•    Je hebt ruime ervaring met sturingsmechanismen als Agile/SCRUM en IPMA (is een pré).

Talenkennis

Nederlands en Engels