Projectleider Actieplan Informatiehuishouding BZ | Den Haag

Wij zijn namens het Ministerie van Buitenlandse Zaken op zoek naar een Projectleider Actieplan Informatiehuishouding BZ op basis van 36 uur.

We zijn op zoek naar een projectleider die sturing geeft aan de verschillende activiteiten die in het Actieplan zijn benoemd en voor de coördinatie en verantwoording over het actieplan in het geheel. Opdrachtgever voor de uitvoering van het Actieplan is de plaatsvervangend CIO, tevens hoofd van het cluster Strategie en Portfolio (SP) van de Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI). Er wordt een stuurgroep ingericht waarin naast opdrachtgever en projectleider ook het hoofd van het cluster Informatiemanagement van directie IDI is vertegenwoordigd. Voor de uitvoering van het project worden multidisciplinaire teams ingezet bestaande uit verschillende medewerkers uit de organisatie, aangevuld met externe medewerkers. Tevens ondersteunt een klankbordgroep bij de invulling van inhoudelijke kaders. Hierin zitten o.a. senior adviseurs informatiehuishouding, i- coördinatoren, adviseurs records management.

Een belangrijk deelproject van het actieplan betreft de vernieuwing van het SharePoint-platform, dat als basisapplicatie voor de informatiehuishouding van BZ wordt ingezet. De realisatie van het nieuwe platform is zo goed als afgerond. Als vervolg hiervan moet een nieuwe activiteit gestart worden om de adoptie te verhogen, de BZ-medewerker optimaal te laten werken met deze voorziening. Tweede spoor van deze activiteit is het doen van achterstallige werkzaamheden in de informatiehuishouding en de overgang van de bestaande omgeving naar de nieuwe optimaal te ondersteunen. Tevens dient gezorgd te worden voor een werkwijze om de kwaliteit van de informatiehuishouding met behulp van SharePoint structureel te kunnen monitoren en bewaken. Van de projectleider wordt verwacht deze deelactiviteit actief aan te sturen en hiervoor een concreet plan van aanpak uit te werken. Op te leveren resultaten:

• Het op planmatige, professionele wijze verzorgen van projectactiviteiten zodat posten en directies hun informatiehuishouding op een planmatige en gestructureerde manier kunnen afhandelen;
• Leiding geven aan en coördineren van alle deelactiviteiten van het Actieplan Informatiehuishouding BZ;
• Sturing op te behalen resultaten, waaronder inzet capaciteit, planning, budgetten;
• Rapporteren aan plv. CIO, stuurgroep en rijksbrede programma Open op orde;
• Opleveren plan van aanpak voor verbetering adoptie en kwaliteitsverbetering informatiehuishouding in SharePoint.

Achtergrond:
In het kader van het rijksbrede programma ‘Open op Orde’ wordt gewerkt aan de verbetering van de informatiehuishouding van het Rijk. Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) geeft invulling aan dit programma door middel van het ’Actieplan Informatiehuishouding BZ’. Dit plan beschrijft met welke initiatieven BZ beoogt de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren. Het actieplan wordt jaarlijks geactualiseerd. Enkele voorbeelden van activiteiten in het actieplan zijn: vernieuwing SharePoint (livegang 1e helft 2023) , saneren netwerkschijven, implementatie e-mailarchivering, aansluiting PLOOI, verbetering Zoek en vind, vernieuwing van selectielijsten, enz. We zijn op zoek naar een projectleider die sturing geeft aan de verschillende activiteiten die in het Actieplan zijn benoemd en voor de coördinatie en verantwoording over het actieplan in het geheel.

Organisatie:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Harde eisen:

• Project- en Programmamanagement;
• Iemand met sensitiviteit voor de mens met oog voor resultaat (3 Jaar);
• Ruime ervaring met verandertrajecten in de informatiehuishouding bijv. invoering zaakgericht werken, digitaal werken binnen de publieke sector (3 Jaar);
• Iemand die kan schakelen tussen (strategisch), tactisch en operationeel niveau (3 Jaar);
• Iemand die de taal spreekt van de organisatie (directies en posten (denkt in werkprocessen, zich kan verplaatsen in denkwereld van directies/posten en weet waar hij/zij het over heeft en helder heeft wie waar verantwoordelijk voor is (rollen) en daarover helder en duidelijk weet te communiceren (3 Jaar).

Wensen:

• Naast het feit dat de kandidaat in zijn rol als projectleider stuurt op tijd, geld en resultaat is het ook van belang dat de kandidaat gericht moet zijn op het maken van verbinding. Samenwerken moet hoog in het vaandel staan. Daarbij in staat zijn om mensen te motiveren en waar nodig te inspireren met als doel het gewenste resultaat te bereiken;
• De kandidaat moet goed thuis zijn in het speelveld tussen business en IM en vandaar uit de vertaling kunnen maken naar de IT, ICT oplossingen (9 vlaksmodel van Maes). In actieplan IHH zijn meerdere activiteiten opgenomen voor 2023 die gaan om de invoering van generieke oplossingen. Van belang hierbij is dat die goed landen in de organisatie en de medewerkers en daarbij gaat het dan om de adoptie;
• Bij de harde eisen is het ook de bedoeling dat kandidaat aantoonbare ervaring heeft op deze punten en ook zal worden gevraagd om concrete voorbeelden.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op 30 maart tussen 11:30 – 13:00 en 31 maart tussen 9:00 – 13:00. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.