Project secretaris | Den Haag

Wij zijn voor de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) op zoek naar een Project secretaris op basis van 36 uur per week. 

We zoeken een ondersteuner voor het programma Innovatie.
In deze rol:

• Draag je zorg voor goed voorbereide bijeenkomsten, zowel binnen het programma als met andere partijen binnen de IND;
• Leg je verslag van overleggen, leg jij besluiten vast en borgt duidelijke communicatie hierover;
• Jaag je afspraken en uitgezette acties na op tijdige afronding;
• Stel je de periodieke rapportage vanuit het programma naar de stuurgroep op als concept voor de programmamanager;
• Begeleid je inkoop- en inhuurtrajecten samen met de daarvoor opgestelde afdelingen;
• Onderhoud je het netwerk van mensen die het programma vormen en uitvoeren.

Achtergrond opdracht:
De doelstelling van het programma is:
Innovatie: de IND herontwerpt het asielproces, vergroot de bottom-up innovatie en sluit allianties met kennisinstituten en bedrijven. De IND evolueert in 2023 naar meer volwassenheid als een innovatieve organisatie. Het programma innovatie orkestreert deze ontwikkelingen.

Betrouwbaarheid, responsiviteit en innovatie zijn de drie kernbegrippen in de veranderopgave IND en zijn ook de thema’s waaraan innovatie een bijdrage gaat leveren. Het programma innovatie versterkt de aandacht op innovatie binnen onze organisatie. Het heeft een orkestrerend karakter door het brengen van inzicht en overzicht, het nemen van initiatieven en het scheppen van voorwaardelijkheden voor de IND als een innovatieve organisatie. Verder zal het programma ook specifiek het asielproces herontwerpen.

Organisatorische context en cultuur
De IND ambieert om een moderne dienstverlener te zijn die informatie- en data gestuurd werkt voor het gehele proces van dienst verlenen in de migratieketen. De Directie Informatievoorziening (DIV) verzorgt de ondersteuning van alle bedrijfsprocessen binnen de IND. Deze hoofdtaken zijn verdeeld over vier afdelingen: Strategie & Regie; Productiehuis; Continuïteit en Technisch Beheer; en Datadiensten. Deze afdelingen werken veelal in zelforganiserende en multidisciplinaire teams die kort cyclisch en iteratief software ontwikkelen en beheren volgens de agile methodiek, waarbij de aansturing ook nog projectmatig kan. De komende jaren gaat het bestaande applicatielandschap op de schop en wordt het bestaande systeemlandschap INDiGO in fasen vervangen.

DIV heeft veel interactie met directies binnen en buiten de IND en staat in verbinding met diverse ketenpartners zoals KvK, RvIG en DUO. Door deze grote hoeveelheid aan koppelvlakken lopen behoeftes van onze klanten en ketenpartners erg uiteen: DIV levert deskundigheid, advies, en modelleert en implementeert wijzigingen in overleg. Het onderhouden van het huidige systeem INDiGO is op dit moment een integraal onderdeel van het IV werk.

De vernieuwing hiervan neemt een steeds groter deel van het werk in beslag. Daarnaast ondersteunt DIV het platform voor online samenwerking (met name Sharepoint), de systemen ter behoeve van bedrijfsvoering (Datawarehouse, systemen van derden) en die van de publieke omgeving (IND.nl – mijnIND).

Harde eisen:

• Prince2;
• MSP, MoP, P3O;
• Agile, Lean;
• Werkervaring als projectsecretaris of werkervaring met Project Management Office (PMO). (3 jaar)

Wensen:

• Competenties: – communicatief, – werkt gestructureerd, – teamplayer, – levert nauwkeurige en goed afgestemde stukken op, – Bestuurssensitief, – organisatie sensitief;
• Rapportage vormen voor voortgang financiën, planning, stakeholdermanagement, implementaties.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.