Project- of Programmasecretaris | Zwolle

Wij zijn namens het RVO op zoek naar een Project- of Programmasecretaris op basis van 36 uur.

Wij zoeken een PMO/projectsecretaris die een prestatie neerzet. Die eigenstandig verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren en structureren van de werkzaamheden binnen de gegeven kaders. De PMO/projectsecretaris is belast met het ondersteunen en adviseren van de projectleider of programmamanager bij het uitvoeren van een project of programma. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio’s of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als projectsecretaris tracht je het overzicht over het project/programma te bewaken en fungeer je als sparringpartner van de project- programmamanager. Daarnaast levert hij/zij daarvoor in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectorganisatie en aan de inrichting van de projectwerkprocessen conform IPMA zoals toegepast binnen RVO.nl. Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maakt hij/zij gebruik van projectmanagementmethodieken en stelt deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders. Daarnaast ondersteunt hij/zij de projectleider/programmamanager bij:

• het onderhouden van de projectmanagementproducten (PID, projectregister, stuurgroepstukken, etc.)
• het inplannen van overleggen, het inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie
• het beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware
• het opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewakinghet registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluit en en overige wijzigingen.
• het bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
• het onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil)
• het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën)
• het signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen.

Achtergrond:
N.a.v. wijzigingen in regelgeving en de introductie van nieuwe regelingen in GLB21-27 is er een forse toename in het aantal benodigde kaartlagen binnen het GEO-domein om grondgebonden regelingen te ondersteunen. Deze informatie is noodzakelijk om aan boeren gericht aan te kunnen geven wat per gebied qua regelgeving mogelijkheden en/of verplichtingen zijn. RVO opzoek naar een ervaren PMO’er om de projectleider te ondersteunen en adviseren in de trajecten rondom kaartlagen. Binnen RVO wordt – veelal projectmatig – hard gewerkt aan optimale geautomatiseerde ondersteuning van de dienstverlening.In de afdeling Informatiemanagement en Procesontwerp (IMP) is daartoe behoefte aan een projectsecretaris. De projectsecretaris valt hiërarchisch onder de teammanager KPM en wordt functioneel aangestuurd door de projectleider of programmamanager van het project/programma waarin hij/zij op dat moment werkzaam is.

Organisatie:
Kansen voor Nederland, kansen voor jou Een duurzame, economisch sterke samenleving: daar werken we aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met nationale en internationale programma’s, van de energietransitie en voedselproductie tot ontwikkelingsprojecten in Afrika. Met voorlichting, advies, financiering, subsidies en hulp bij het vinden van zaken- of kennispartners. Door slim organiseren en maximaal gebruik van digitale communicatie zorgen we voor een soepele en optimale dienstverlening. Door elkaar op te zoeken en verbindingen te leggen bieden we nieuwe inzichten en mogelijkheden. Voor en achter de schermen zetten 4500 mensen zich in voor een economisch sterk, innovatief en duurzaam Nederland, op verschillende vestigingen in Nederland. Ook voor jou zijn er kansen! Onze adviseurs weten als geen ander wat er nodig is om ondernemende Nederlanders vooruit te helpen. Beoordelaars nemen subsidie- en andere verzoeken onder de loep en helpen de aanvragers om nieuwe stappen te zetten. Inkopers benutten de inkoopkracht van de Rijksoverheid, ook om maatschappelijke doelen te bereiken. De medewerkers van de frontoffice staan iedereen te woord die vragen heeft. Functioneel beheerders ontwikkelen en onderhouden digitale loketten. Projectmanagers onderzoeken wat de mogelijkheden van big data zijn. Juristen zorgen dat we ons houden aan wet- en regelgeving. En communicatieadviseurs ontwikkelen toegankelijke websites voor voorlichting en advies. Wie ondernemend Nederland een warm hart toedraagt, kan bij onze organisatie dus alle kanten op

Harde eisen:

• Service Control: IPMA-D, Prince2 of soortgelijk;
• Aantoonbare ervaring als PMO ( 2 jr );
• Ervaring met MS Office (m.n. Excel, Powerpoint en Word) ( 2 jr );
• Ervaring met project-, programma- of portfoliomanagement tool (meer specifiek: Asana) ( 1 jr ).

Wensen:

• Competenties: • Weet van aanpakken (proactief); • Plannen, coördineren en organiseren (stakeholder management); • Organisatiesensitiviteit; • Analytisch; • Communicatief; • Doelgericht; • Motiveren; • Samenwerken;
• HBO of academisch werk- en denkniveau;
• Ervaring als een projectsecretaris / PMO’er;
• Ervaring gewenst met gevestigde project- en programmamanagement methodieken;
• Affiniteit gewenst met ICT en risicomanagement;
• Ervaring gewenst met Asana.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.