Project Management Ondersteuner | Utrecht

Wij zijn namens het Ministerie van Defensie op zoek naar een Project Management Ondersteuner op basis van 38 uur.

Als project management ondersteuner binnen het Subdomein Elektronische Oorlogsvoering bent u een spil in het web en levert ondersteuning aan en verantwoording af aan de projectmanager. U werkt samen met de teamleiders van de betrokken deelprojecten. Voor de uitoefening van de functie is het van belang dat de functionaris:

1. in staat is om goed te communiceren in het Nederlands en Engels, zowel in woord als in geschrift;
2. Zelfstandig en in teamverband kan werken;
3. Initiatief neemt;
4. Goed kan ordenen en goed kan structureren.

Een project management ondersteuner (PMO’er) zorgt er voor dat ‘de basis’ op orde is, oftewel de project ‘hygiëne’ geregeld is. Een PMO’er is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten. De PMO’er bewaakt het overzicht over het project en fungeert als rechterhand en sparringpartner van de projectmanager. De PMOer is belast met de volgende werkzaamheden:

• UItvoeren of coordineren van eenvoudige werkpakketten;
• Organiseren en ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten (notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten);
• Bewaken en coördineren van projectactiviteiten (Sharepoint en FCC) zoals o.a. kwaliteitsreviews;
• Opstellen en bewaken van de projectplanning (MS Project en FCC) oa. capaciteitsplanningen, implementatieplanningen en milestoneplanningen;
• Opstellen van project voortgangsdocumentatie (FCC) en verspreiding hiervan aan relevante stakeholders, kwaliteit projectdocumentatie bewaken;
• Assisteren met het samenstellen van diverse rapporten zoals financiele rapportages en budgetbewaking;
• Opzetten en bijhouden verdere projectadministratie / projectarchief;
• Ondersteuning en uitvoering van projectcommunicatie (opstellen nieuwsbrieven/ infomail);
• Bijhouden project logboeken (Risico’s, issues, lessons identified, besluiten), signaleren van projectissues en doen van voorstellen tot oplossingen;
• Opstellen en inrichten van processen en nieuwe structuren;
• Inrichten, onderhouden en beheren van relevante sharepoint omgevingen- Ondersteuning bij inkoop en aanbestedingen

Je vervult niet alleen een administratief ondersteunende rol, maar ook een rol met een sterk coördinerend (verbindend) en procesmatig karakter binnen het team. Je bent niet alleen de steun en toeverlaat van de projectmanager maar ook van de overige teamleiders.

Achtergrond:
De afdeling COC2 en I&V is dé defensieleveranciers van complete systemen en applicaties, ten behoeve de KMar en Inlichtingen & Veiligheid domein. De afdeling draagt op basis van diepgaande kennis van bedrijfsvoering gebruikers- en instandhoudingsprocessen bij aan de vertaling van eisen en wensen naar concrete specificaties, hetzij t.b.v. een eigen software-ontwikkeltraject dan wel t.b.v. een extern aan te besteden ontwikkelopdracht. De afdeling is daarnaast verantwoordelijk voor het in stand te houden van deze systemen. De afdeling levert tevens (ook on site) support op de door de afdeling geleverde systemen en levert technische assistentie bij de implementatie en vervanging van deze systemen.

De werkzaamheden worden verricht binnen het subdomein EOV waar u dedicated werkzaam voor bent. Het subdomein EOV is een multifunctioneel team dat gecoördineerd wordt vanuit de afdeling COC2 en I&V van het JIVC. Het subdomein EOV staat voor wendbaarheid, betrokkenheid, een uniforme werkwijze en het borgen en delen van kennis. Aan de hand van deze werkwijze worden onze operationele partners effectief voorzien in de realisatie en beheer van EOV (wapen)systemen en diensten. Elektronische OorlogVoering is van vitaal belang voor bescherming van eigen mensen en middelen, het opbouwen situational awareness (o.a. detectie van dreigingen), het verzamelen van inlichtingen, het verstoren, misleiden en het degraderen of uitschakelen van vijandelijke systemen.

Organisatie:
JIVC: JIVC is een professionele IV/ICT-organisatie, die de Defensieonderdelen en andere klanten binnen de overheid faciliteert in het effectief en doelmatig kunnen (blijven) uitvoeren van hun taken. Als organisatie staat JIVC voor betrouwbare, beveiligde IV/ICT-diensten die marktconform zijn wat betreft techniek en prijs. Medewerkers binnen JIVC werken samen en delen kennis, vanuit het besef dat alleen op deze wijze de beste kwaliteit kan worden geleverd.

Harde eisen:

• Kandidaat heeft minimaal een afgeronde HBO opleiding of minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring op HBO niveau;
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als PMO-er, projectondersteuner of projectsecretaris bij grote overheidsorganisaties > 1000 mensen;
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met MS project of vergelijkbare projectplannings tools;
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het werken in IT projecten en complexe projectomgevingen > meer dan 3 stakeholders en budget > 1 miljoen.

Wensen:

• De kandidaat heeft bij voorkeur relevante werkervaring met FCC/PTB;
• De kandidaat heeft bij voorkeur relevante werkervaring met MS Visio, sharepoint;
• De kandidaat heeft bij voorkeur kennis van Agile werken;
• De kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met risicomanagement.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.