Project Management Ondersteuner (PMO) | Utrecht

Wij zijn namens het Ministerie van Defensie op zoek naar een Project Management Ondersteuner (PMO) op basis van 36 uur.

Rol (Junior) Projectmanagement ondersteuning (PMO). Werkzaamheden:

• Ondersteuning van sectiehoofd IV&CIS, bureauhoofden en Sr. PMO;
• Plannen, voorbereiden en faciliteren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Notuleren van de diverse overleggen;
• Bewaken, najagen en opvolgen van acties;
• Voorbereiden verschillende rapportages;
• Opzetten en beheren van Sharepointpagina’s voor de sectie IV&CIS;
• Financiële (project)administratie (begroting, leveranciers, contracten);
• Inhuur- en inkoopproces administratief ondersteunen;
• Communicatie met de diverse betrokkenen;
• Bijhouden Intranet, opstellen nieuwsbrieven, QRC’s en andere communicatiemiddelen (in samenspraak met Sr. PMO en/of de communicatieadviseur);
• Aanvragen devices voor vaste medewerkers.

Optioneel/situationeel:

• Ondersteuning bij opstellen jaarplannen;
• Voorbereiding besluitvormingsfora (documentenstroom);
• Ondersteuning verschillende overleggen;
• Project-/sectieadministratie en aansluiting op financiële administratie van de organisatie;
• Office-management.

Achtergrond:
De Jr.PMO ondersteunt de sectie IV&CIS bij het beheersen van de verschillende projecten binnen de sectie Informatie Voorziening en Communicatie-/Informatiesystemen (IV&CIS). De Jr. PMO neemt initiatief, denkt pro-actief mee met sr. PMO (en het sectiehoofd), kijkt vooruit en anticipeert. De Jr. PMO legt binnen de sectie verantwoording af aan de Sr. PMO, maar rapporteert ook aan andere bureauhoofden binnen de sectie. Vanuit de Sr. PMO wordt de ondersteuning van de verschillende werkzaamheden gecoördineerd, wordt geborgd dat de projectondersteuning aansluit op de behoefte van de organisatie en wordt een uniforme werkwijze gestimuleerd binnen de sectie. Je hebt een grote mate van zelfstandigheid, doortastendheid en creativiteit. Je verdiept je in de materie, analyseert, doet implementatie- en verbetervoorstellen en stemt af met collega’s, counterparts en stakeholders. Verder ben je goed bekend met Sharepoint, want in eerste instantie zal jouw aandacht en inzet gericht zijn op het opzetten van een nieuwe Sharepointpagina voor de sectie IV&CIS, waarmee je de nu huidige pagina’s integreert en samenvoegd. Regelmatig reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Huis ter Heide, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden. Frequentie is vooraf niet aan te geven.

Organisatie:
Het Landelijk Tactisch Commando (LTC) is een operationele eenheid van de Koninklijke Marechaussee (KMar) en is direct ondergebracht onder de commandant van de Koninklijke Marechaussee (CKMar). Het LTC heeft tot doel om op tactisch en operationeel niveau uitvoering te geven aan de KMar opgedragen taken middels informatie gestuurd optreden (IGO) en de samenwerking met ketenpartners en binnen netwerken. De eenheid heeft tot doel om uitvoering te geven aan opgedragen taken binnen de daarvoor afgegeven aanwijzingen, handelingskaders, werkwijzen en richtlijnen vanuit staf LTC.

Harde eisen:

• Kandidaat heeft minimaal twee jaar aantoonbare ervaring in project- en programmamanagementondersteuning;
• Kandidaat beschikt over minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring met MS Office d.w.z.. Word, Excel, PowerPoint en projectplanning tools als MS Project;
• Kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO opleiding of hoger (Diploma).

Wensen:

• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van project- en programmamanagementondersteuning van IV / ICT projecten en onderhavige processen;
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1 jaar recente aantoonbare kennis en ervaring binnen de organisatie van de informatievoorziening van de OOV Openbare Orde en Veiligheidsketen (Politie, Justitie, Defensie), of andere departementen. Recent d.w.z ervaring minder dan 10 jaar geleden opgedaan;
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 1 jaar aantoonbare kennis van en ervaring met Sharepoint, d.w.z. opzetten en beheren van nieuwe Sharepointpagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.