Project Management Ondersteuner | Den Haag

Wij zijn voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken op zoek naar een Project Management Ondersteuner op basis van 36 uur per week. 

De gezochte senior PMO:

• Ondersteunt de drie projectmanagers bij hun projecten;
• Verzorgt de voorbereidingen en de notulen van Stuurgroepen en project overleggen;
• Ondersteunt proactief bij het vastleggen en bewaken op tijdige afdoening van actiepunten die hieruit voortvloeien;
• Is zelf actiehouder voor allerhande zaken vanuit de betreffende projecten;
• Verzorgt planningen en rapportages middels de daarvoor aangewezen tools;
• Houdt projectdocumentatie / projectdossiers bij in de hiervoor aangewezen systemen;
• Bewaakt de administratieve voortgang en kwaliteit van de betreffende projecten;
• Bewaakt projectbudgetten;
• Signaleert projectissues en stelt oplossingen voor;
• Draagt (mede) zorg voor agendabeheer van de projectleiders;
• Beheert de verschillende projectsites in SharePoint;
• Vervangt de projectmanager bij diens afwezigheid.

Achtergrond opdracht:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is per direct op zoek naar een senior PMO (projectmanagement ondersteuner). De functie behelst het ondersteunen bij de projecten die onder verantwoordelijkheid van drie Projectmanagers worden gerealiseerd, zoals het bijhouden van planningen en projectdocumentatie, het zelfstandig maken van (financiële) rapportages, het bewaken van actiepunten en processen en het plannen en gestructureerd notuleren van project overleggen en Stuurgroepen. Ook het smart vastleggen en pro-actief en tijdig najagen van actiepunten die voorkomen uit deze overleggen behoort tot de taken van de senior PMO. Voor deze functie is het een pre als de senior PMO affiniteit en ervaring heeft met informatiebeveiliging en de terminologie en processen die hiermee samenhangen. De senior PMO wordt functioneel en inhoudelijk aangestuurd en begeleid door drie projectmanagers die werkzaam zijn binnen de Directie IDI (Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie).

Organisatie:
Algemeen: Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Harde eisen:

• HBO werk / denkniveau;
• Het is belangrijk dat je een zeer goede beheersing hebt van de Nederlandse taal in geschrift;
• Je hebt aantoonbare ervaring met projectondersteuning, liefst binnen de Rijksoverheid;
• Je beschikt over PRINCE2 Foundation of Practitioner (of vergelijkbare methode).

Wensen:

• Competenties: – Initiatief; – Resultaatgerichtheid; – Nauwkeurigheid; – Kwaliteit; – Samenwerken; – Schriftelijke communicatie;
• Je beschikt over ervaring of hebt affiniteit met informatiebeveiliging en de terminologie die daarbij wordt gehanteerd;
• Je bent vaardig in het gebruik van MS Office (met name Excel);
• Je beschikt over ervaring met MS SharePoint;
• Ervaring met de Principle Toolbox is een pre;
• Je bent goed in het opstellen en bewaken van planningen, overzichten en (financiële) rapportages Je kunt daarnaast goed notuleren, structureren en documenteren.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op 16 mei 10.30 -13.00 (Onder voorbehoud). Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.