Project Management Officer | Den Haag

Wij zijn namens het Ministerie van Justitie & Veiligheid op zoek naar een Project Management Officier op basis van 24 uur.

Is de rechterhand van de projectmanager en verantwoordelijk voor het bijhouden van de integrale planning incl. mijlpalen, financiële voortgang, rapportages, archivering, afspraken. Houdt hiertoe veelvuldig contact met alle actoren in het project tot op deelprojectniveau. Rapporteert rechtstreeks aan de projectmanager. Bevoegdheden
Is bevoegd gevraagd en ongevraagd de projectmanager van advies te voorzien. Is bevoegd tot op deelprojectniveau bij de projectleiders informatie op te vragen en actiepunten te bespreken. Activiteiten:

• Draagt zorg voor de aanlevering van tijdige en juiste rapportages vanuit de gehele projectorganisatie
• Analyseert de rapportages en adviseert de projectmanager daarover;
• Borgt met name de samenhang in de rapportages en beziet of de mijlpalen gehaald worden, signaleert tijdig eventuele zorgen daaromtrent;
• Stelt de stuurgroep rapportages op;
• Bereidt het TPO voor en legt verslagging vast;
• Heeft nauw contact met de deelprojectleiders over rapportages en actiepunten;
• Faciliteert ad hoc overleggen en beheert de afspraken kalender;
• Heeft nauw contact met de relevante stakeholders over mijlpunten en actiepunten.

Achtergrond:
Voor het project Jubit-3 is behoefte aan een project management officer.

Organisatie:
De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is verantwoordelijk voor de JenV-brede ICT-infrastructuur door het inrichten en beheren van centrale voorzieningen en adviseert, faciliteert en ondersteunt de ambtelijke top, de DG-en en op verzoek van deze de JenV-onderdelen over (beleidsmatige) vraagstukken op het gebied van informatievoorziening en de beheersing van grote ICT-projecten. Strategisch leveranciers management is ingericht voor Microsoft (ook voor het Rijk) en Oracle en de directie heeft de bedrijfsjuridische functie voor JenV in huis. Daarnaast formuleert DI&I JenV-brede kaders en adviezen om als ministerie rechtmatig, efficiënt en duurzaam te kunnen inkopen en aan te sluiten op Europese en Rijksbrede ontwikkelingen zowel voor IV als voor inkoop.

De Afdeling Regie Programma’s en Projecten staat aan de lat om het portfolio van gemeenschappelijke digitale diensten binnen JenV te beheren, door te ontwikkelen en waar mogelijk uit te breiden. Binnen JenV zijn wij de opdrachtgever voor gemeenschappelijke digitale diensten. Zo zijn er zonder ons netwerk geen veilige internetverbindingen beschikbaar en is er zonder ons documentmanagementsysteem geen efficiënte goedkeuring van alle documenten mogelijk. Kortom, wij maken het (mede)mogelijk dat JenV collega’s op dagelijkse basis hun werk goed kunnen uitvoeren.

Samen zorgen wij ervoor dat de gemeenschappelijke digitale diensten kwalitatief gezien op peil blijven en dit tegen acceptabele kosten. Dit doen we door het uitvoeren van projecten en programma’s, het onderhouden van de relaties met onze leveranciers en afnemers en het voeren van portfoliomanagement en lifecycle management. Dit alles doen we met een solide begroting die we jaarlijks laten vaststellen door onze afnemers. Het portfolio aangaande onze gemeenschappelijke digitale diensten is verdeeld in zeven domeinen, waaronder documentdiensten, datacenterdiensten en toegangsdiensten. De voorzieningen in deze domeinen worden bestuurd door domeinmanagers. Het geheel wordt gecoördineerd door twee strategisch opdrachtgevers.

Project JuBIT3
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid is verantwoordelijk voor het nader specifiëren (functionele en technische eisen) en het (laten) implementeren van de beveiligingsinfrastructuur JuBIT3. JuBIT3 is begin dit jaar gegund aan een marktpartij. Het is aan het Ministerie van Justitie en Veiligheid nu om binnen de kaders van de gecontracteerde dienst JuBIT3 te implementeren en te migreren van JuBIT2 naar JuBIT3. De afdeling DI&I/RPP is regievoerder van dit proces.

Harde eisen:

• De kandidaat heeft een afgeronde opleiding van minimaal HBO niveau;
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende rol PMO-er en is gedreven in het het voorbereiden, organiseren, bijwonen en notuleren van overleggen;
• De kandidaat heeft kennis van en ervaring met PMO processen conform best-practices en algemene standaarden vanuit bijvoorbeeld Prince2 en MSP. Dit dient duidelijk omschreven te zijn in het CV;
• De kandidaat heeft ervaring met het organiseren van bijeenkomsten, zoals stuurgroepen, klankboordsessies, webinars (pre), seminars (pre). Dit dient duidelijk omschreven te zijn in het CV;
• De kandidaat heeft ervaring met het structureren van projectwerkzaamheden met behulp van tools en templates. Dit dient duidelijk omschreven te zijn in het CV;
• De kandidaat heeft ervaring met het inrichten van administratieve processen en het begeleiden van de implementatie hiervan. Dit dient duidelijk omschreven te zijn in het CV.

Wensen:

• De kandidaat is beschikbaar: (Binnen 2 weken = 100 pt, Binnen 3 weken = 50 pt, Binnen 4 weken = 25 pt, meer dan 4 weken = 0 pt)(20%);
• De kandidaat beschikt over kennis en ervaring t.a.v: -Voorbereiden, bijwonen en notuleren van overleggen; -Inrichten processen voor bijhouden van risico’s en actiepunten (Met geen van deze = 0 punten, Met 1 van deze = 25 punten, Met 2 van deze = 50 punten, Met 3 of > = 100 punten)(15%);
• De kandidaat heeft X jaar ervaring als PMO (Geen ervaring = 1 punten, 1-2 jaar ervaring = 25 punten, 3-4 jaar ervaring= 50 punten, meer dan 4 = 100 punten)(15%);
• De kandidaat heeft ervaring binnen Rijksoverheid organisaties. Toegepast bij opdrachten van minimaal 6 maanden: (3 opdrachten of >, of ervaring binnen JenV = 100 punten, 2 opdrachten = 50 punten, 1 opdracht = 25 punten, Geen ervaring = 0 punten)(20%);
• De kandidaat heeft ervaring met het organiseren van webinars en seminars (Beide = 100 punten, 1 van de 2 = 50 punten, Geen = 0 punten)(15%).

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.