Programmamanagement ondersteuner | Den Haag/Hybride

Wij zijn namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken op zoek naar een Programmamanagement ondersteuner op basis van 36 uur.

Project
Binnen Directie Digitale Overheid (DO) is de actie “versterken van de P&C cyclus DO” gestart. Redenen voor de actie “versterken van de P&C cyclus” zijn:

– het in control zijn als organisatie
– het goed kunnen aansturen van de organisatie

– het minimaliseren van de beleidsmatige/politieke/financiële en juridische risico’s.
– het niet “achter de feiten aan hoeven hollen” (anticiperen ipv reageren)
De actie “het versterken van de P&C cyclus” bestaat uit meerdere onderdelen. Een van de onderdelen is het op orde brengen en houden van de dossiervorming binnen de DO.

Opdrachtomschrijving
Bij het uitzoeken van een aantal beleidsmatige/politieke vraagstukken en bij gesprekken tussen dossierhouders en portfoliomanagement is gebleken dat niet alle noodzakelijke informatie uit de DO dossiers te halen zijn doordat de DO dossiers niet alle documenten bevat die wel onderdeel van een dossier moeten zijn.

De risico’s die DO beleidsmatig/politiek/financieel en juridisch loopt en ten aanzien van verplichtingen, transparantie, bedrijfsvoering, besturing e.d. zijn niet goed bekend en worden hierdoor onvoldoende beheerst.

Dit vereist de volgende acties:

1. Het opstellen van een referentie lijst die inzicht geeft in de documenten / documentatie die een dossier minimaal moet bevatten
2. Het aanvullen/completeren van de DO-dossiers met de nog ontbrekende documenten.
3. Het inrichten van een proces voor structurele ondersteuning waarmee de dossiervorming geborgd wordt en blijft binnen DO.

Bij deze acties gelden volgende uitgangspunten:

• Voorkomen (=niet aanleggen) van “schaduwdossiers”.
• Samenwerking met en volgens de aanpak van de actie “Informatiehuishouding op orde” vanuit BZK-transparant.

DO heeft voor het uitvoeren van deze acties tijdelijk een Programmamanagement ondersteuner (PMO-er) nodig. De PMO’er werkt zelfstandig, in samenwerking met o.a. DO F&C, BZK FEZ, DO Portfolio Management, Informatiehuishouding op orde onder aansturing van de Opdrachtgever.

Opdracht

1. De PMO-er ondersteunt en stuurt het op orde brengen van de dossiers van DO.
2. De PMO-er richt een proces in om de dossiervorming (juist, volledig en actueel) binnen DO te borgen.

Aanpak

• Opstellen van een dossier referentie lijst die aangeeft welke documentatie in een DO dossier beschikbaar moet zijn. (o.a. in overleg met F&C, FEZ en Portfolio Management, Informatiehuishouding op orde).
• Samen met de DO afdelingen een “quick scan” uitvoeren om zo vast te stellen welke dossiers, vanwege de meeste risico’s, het eerst gecheckt moeten worden op volledigheid van het dossier.
• De “risico” dossiers samen met de dossierhouders het eerst op orde brengen.
• Vervolgens samen met de DO-afdelingen de overige dossiers op orde brengen
• Gaandeweg een Proces / werkwijze opstellen waarmee de bestaande en nieuwe dossiers van DO blijvend op orde worden gehouden en waarmee de structurele ondersteuning van DO geborgd is Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden

Gevraagd

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met het voeren van regie over processen en op te leveren resultaten.
• Ervaring met het ontwerpen, inrichten en implementeren van processen, inclusief de bijbehorende informatie voorziening.
• Ervaring met dossiervorming van grote (IT) dossiers bij de Rijksoverheid.

  Competenties

• Organisatiesensitief: is op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en bij ketenpartners. Is in staat om in een politiek-bestuurlijk complexe omgeving te opereren, herkent gevoeligheden, risico’s en kansen en handelt daarnaar. Beschikt over een sterk ontwikkelde bestuurlijke gevoeligheid.

• Omgevingsbewust: signaleert en houdt rekening met relevante externe ontwikkelingen en omstandigheden en vertaalt deze naar het eigen werkterrein.

• Regisseur: geeft effectief leiding aan processen, met focus op coördinatie, communicatie en doelgerichtheid.

• Resultaatgericht: is in staat concrete doelen te formuleren, vertaalt deze in concrete resultaten en levert tijdig afgesproken resultaten.

• Flexibel: kiest een aanpak die past bij de situatie, is in staat het doel en/of de aanpak te wijzigen als de omstandigheden daar aanleiding toe geven, past zich gemakkelijk aan veranderende omstandigheden aan.

• Initiatiefrijk: pakt uit zichzelf relevante zaken op en toont initiatief, zoekt kansen en mogelijkheden en draagt ideeën of oplossingen aan.

• Accuraat/Nauwgezet: werkt precies en zorgvuldig, heeft oog voor detail en gevoel voor kwaliteit.

• Samenwerken: levert een proactieve bijdrage aan de onderlinge samenwerking, deelt actief kennis, ideeën en informatie.

• Netwerker: is in staat netwerken te onderhouden met relevante personen en organisaties, benadert de juiste mensen op het juiste moment, wisselt relevantie informatie uit.

• Schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden: is in staat helder te formuleren, legt informatie vlot en duidelijk vast. Formuleert en presenteert informatie op een heldere manier, stemt dit af op de doelgroep.

Harde eisen:

• Kandidaat beschikt minimaal over hbo werk- en denkniveau
• Kandidaat heeft aantoonbare relevante werkervaring
• Kandidaat is minimaal 36 uur per week beschikbaar.
• Kandidaat kan hybride werken: zowel thuis, als minimaal 2 werkdagen per week op kantoor te Den Haag.

Wensen:

• Mate van kunde en ervaring op het gebied van PMO, waaronder de hierboven genoemde taken in de aanpak. (blijkend uit de motivatie/aanbieding en eventueel sollicitatiegesprek)
• Mate waarin kandidaat ervaring heeft met programma’s en ambtelijke organisaties.
• Mate waarin de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt. (blijkend uit de motivatie/aanbieding en eventueel sollicitatiegesprek)

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.