Programma management ondersteuner | Den Haag

Wij zijn voor het Ministerie van Binnenlandse Zaken op zoek naar een Programma management ondersteuner op basis van 36 uur per week. 

Binnen BZK is de Organisatie voor Bedrijfsvoering en Financiën (OBF) per 1 januari 2023 ontstaan na een herpositionering van de organisatieonderdelen van UBR (Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk). De merken en programma’s van UBR vallen vanaf 1 januari 2023 onder een van de volgende ontstane organisaties: De Organisatie voor Bedrijfsvoering en Financiën (OBF), Rijkorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie (Rijksorganisatie ODI), Rijksinkoopsamenwerking (RIS), Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) en Rijksorganisatie Beveiliging en Logistiek (RBL). KOOP is samengegaan met Logius. Dit is een belangrijke mijlpaal naar meer samenhang in de dienstverlening.

De opdrachtgever OBF verzorgt per 1 januari 2023 de financiële administratie voor een groot aantal organisaties binnen BZK waaronder de nieuwgevormde organisatieonderdelen. De afdeling Financiële Dienstverlening beheert voor het uitvoeren van deze taak een aantal ICT-toepassingen. Eén belangrijke daarvan is CiFAS. CiFAS is een ICT-toepassing voor het ondersteunen van de inkoop en betaal processen: bestellen, prestatiemelden, ontvangen, afhandelen facturen en betalen van facturen. De toepassing is recentelijk in gebruik genomen door OBF.

Het project eCBF dat draait binnen het Programma Vernieuwing is bezig met de implementatie en doorontwikkeling van de toepassing CiFAS. In de komende maanden werkt het project aan een aantal nieuwe releases. In het najaar van 2023 wordt de toepassing overgedragen aan de beheer organisatie.

Doelstelling:
Voor de tijdelijke versterking van het team van Programma Vernieuwing – gericht op het realiseren van verbeteringen / uitbreiding van activiteiten in het ICT/IV domein, is OBF per direct op zoek naar een ervaren project management ondersteuner die de programma manager en de projectleider CIFAS ondersteunt bij de uitvoering van hun taken.

Omschrijving werkzaamheden:
In je functie als PMO’er ben je verantwoordelijk voor de operationele en procesmatige ondersteuning van het Programma. Je ondersteunt de programmamanager en de projectleider met organisatorische en adviserende werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het organiseren van een workshop met stakeholders en andere betrokkenen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitwerking van programma- en stuurgroep vergaderingen, ter ondersteuning van en onder eindverantwoordelijkheid van de programmamanager.

Verder ben je verantwoordelijk voor het professionaliseren, inrichten en op orde brengen en houden van de programma- en projectadministratie. Je zorgt voor overzicht binnen het programma. Dat betekent dat je de nodige registers en logs opzet en beheert. Hieronder vallen bijvoorbeeld een risicoregister, issueregister en het wijzigingsregister.

Concreet:

• Heb je sterke affiniteit met de opdracht vanwege onder andere je ervaring met ICT/IV; 
• Ben je verantwoordelijk voor de toepassing van professionele standaarden binnen het programma en het verbeteren van overzichten t.b.v. sturing; 
• Ondersteun je bij het opstellen en actualiseren van documentatie voor de mijlpalenplanning en voortgangsbewaking; 
• Bewaak je de dagelijkste voortgang, zet je nodige acties uit en bewaak je de opvolging daarvan; verzorg je de voortgangs-/maandrapportages en de communicatie richting teamleden, stakeholders en externe contactpersonen; 
• Acteer je als informatieknooppunt van het programma v.w.b. de documentatie; 
• Organiseer je (digitale) bijeenkomsten en/of workshops ten behoeve van het programma of projecten en fungeer je als aanspreekpunt daarvan; 
• Speel je een rol bij het verder opzetten en bijhouden van de (financiële) administratie en de nadere uitwerking daarvan.

Gevraagd:

• HBO werk- en denkniveau;
• Relevante certificaten op het gebied van project en programma management, zoals BISL, Prince2, IPMA, Agile/SCRUM, PMP;
• Ervaring met in het gebruik en toepassen van methodieken op het gebied van project- en programmamanagement en planningstools in een ICT/IV omgeving.

Competenties:

• Organisatiesensitief: is op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen de organisatie en bij ketenpartners. Is in staat om in een politiek-bestuurlijk complexe omgeving te opereren, herkent gevoeligheden, risico’s en kansen en handelt daarnaar. Beschikt over een sterk ontwikkelde bestuurlijke gevoeligheid;

• Omgevingsbewust: signaleert en houdt rekening met relevante externe ontwikkelingen en omstandigheden en vertaalt deze naar het eigen werkterrein;
• Resultaatgericht: is in staat concrete doelen te formuleren, vertaalt deze in concrete resultaten en levert tijdig afgesproken resultaten;
• Flexibel: kiest een aanpak die past bij de situatie, is in staat het doel en/of de aanpak te wijzigen als de omstandigheden daar aanleiding toe geven, past zich gemakkelijk aan veranderende omstandigheden aan;
• Initiatiefrijk: pakt uit zichzelf relevante zaken op en toont initiatief, zoekt kansen en mogelijkheden en draagt ideeën of oplossingen aan;
• Accuraat/Nauwgezet: werkt precies en zorgvuldig, heeft oog voor detail en gevoel voor kwaliteit;
• Samenwerken: levert een proactieve bijdrage aan de onderlinge samenwerking, deelt actief kennis, ideeën en informatie;
• Netwerker: is in staat netwerken te onderhouden met relevante personen en organisaties, benadert de juiste mensen op het juiste moment, wisselt relevantie informatie uit;
• Schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden: is in staat helder te formuleren, legt informatie vlot en duidelijk vast. Formuleert en presenteert informatie op een heldere manier, stemt dit af op de doelgroep.

Harde eisen:

• Kandidaat beschikt over HBO werk- denkniveau;
• Kandidaat beschikt over ruime en recente relevante werkervaring in een vergelijkbare functie binnen het ICT/IV domein (aantoonbaar in aanbieding);
• Kandidaat heeft ervaring op het gebied van PMO en de hierboven genoemde taken in de opdrachtomschrijving (blijkend uit de motivatie/aanbieding en eventueel gesprek);
• Kandidaat beschikt over certificering op het gebied van project management zoals Prince2 of andere methodieken;
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (blijkend uit de motivatie/aanbieding en eventueel gesprek;
• Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.