PMO | Den Haag

Wij zijn voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken op zoek naar een PMO’er op basis van 36 uur per week. 

De gezochte senior PMO: 

• verzorgt notulen en stelt actiepunten(overzichten) op van projectoverleggen en stuurgroepen;
• verzorgt planningen, projectbudgetten en rapportages middels de daarvoor aangewezen tools;
• houdt project- en accreditatiedocumentatie bij;
• verzorgt de communicatie tussen verschillende stakeholders, zowel binnen als buiten de projectorganisatie;
• is zelf actiehouder voor allerhande zaken vanuit diverse projecten;
• ondersteunt pro-actief bij het administreren en monitoren van actiepunten die hieruit voortvloeien alsmede het uitzetten en rappelleren ervan richting actiehouders;
• signaleert projectissues en stelt oplossingen voor;
• vervangt de projectleider bij diens afwezigheid;
• draagt (mede) zorg voor agendabeheer van de projectleiders;
• beheert de verschillende projectsites in Sharepoint.

Achtergrond opdracht:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is per direct op zoek naar een senior projectmanagement ondersteuner. De functie behelst het ondersteunen bij de taken voor de projecten die onder verantwoordelijkheid van twee Projectmanagers en de IBspecialist worden gerealiseerd, zoals het bijhouden van planningen en projectdocumentatie, het zelfstandig maken van (financiële) rapportages, het bewaken van actiepunten en processen en het plannen en gestructureerd notuleren van projectoverleggen en Stuurgroepen. Ook het documenteren en pro-actief najagen van actiepunten die voorkomen uit de binnen het ministerie uit te voeren (pen)testen behoort tot de taken van de senior PMO. Voor deze functie is het daarom essentieel dat de senior PMO affiniteit en ervaring heeft met informatiebeveiliging en de terminologie en processen die hiermee samenhangen. De senior PMO wordt functioneel en inhoudelijk aangestuurd en begeleid door twee projectmanagers en een IB-specialist.

Organisatie:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld. Ministerie van Buitenlandse Zaken Organisatie-omschrijving: Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Afdeling Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie:
De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) is verantwoordelijk voor de I(CT)- voorziening van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Met ruim 100 medewerkers voert IDI regie op externe leveranciers (zowel commercieel als overheidspartijen) die I(CT)-diensten aan BZ leveren, zodat de 5000 collega’s in binnen- en buitenland optimaal digitaal kunnen (samen)werken. IDI is de strategisch partner van de departementsleiding op het gebied van digitalisering en ondersteunt het departement en de posten om digitaal professioneel te functioneren. Door de inzet van nieuwe technologieën wil BZ vooroplopen als wereldwijd digitaal opererende diplomatieke dienst. Het wereldwijde ICT-netwerk, dat ook in minder ontwikkelde landen goed moet werken, de hoge beveiligingseisen die gelden voor internationale samenwerking, de BZ-Cloud omgeving en een inspirerend Data Competence Centre zorgen voor een uitdagende werkomgeving voor een I(CT)- professional. De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie valt organisatorisch direct onder de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG), met aan het hoofd de directeur IDI, tevens CIO van BZ. Doelstelling is digitalisering nog meer te positioneren als strategisch element in de primaire en ondersteunende processen van BZ.

De Directie IDI bestaat uit 6 clusters: Strategie en Portfolio, Advies en integratie, Informatiemanagement, Functioneel beheer, Security Centre en Data Competence Centre. Het managementteam staat onder leiding van de CIO/directeur IDI en bestaat uit de clusterhoofden en de business controller. IDI voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie door te streven naar een evenwichtige verdeling van medewerkers naar leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, kennis en competenties. IDI zoekt niet naar ‘standaardmedewerkers’ volgens een sjabloon. Teams worden samengesteld uit een diversiteit van individuele medewerkers die elk vanuit hun specifieke persoonlijkheid, kennis, vaardigheden, ervaring en interesses iets bijzonders toevoegen. Het meebrengen van bijzondere persoonlijke voor BZ relevante eigenschappen wordt dan ook gewaardeerd.

Harde eisen:

• Prince2 Foundation, Prince 2 Practitioner;
• Je hebt 1-3 jaar aantoonbare ervaring met ICT-projectondersteuning binnen de Rijksoverheid;
• Je bent goed in het opstellen en bewaken van planningen, overzichten en (financiele) rapportages;
• Je beschikt over PRINCE2 Foundation of Practitioner (of vergelijkbare methode);
• Je beschikt over ervaring of veel affiniteit met informatiebeveiliging en de terminologie die daarbij wordt gehanteerd;
• Je beschikt over ervaring of affiniteit met MS Office (met name Excel);
• Je beschikt over ervaring of affiniteit met MS Sharepoint;
• Je kunt goed notuleren, structureren en documenteren;
• Het is belangrijk dat je een zeer goede beheersing hebt van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wensen:

• Competenties: Initiatief; – Resultaatgerichtheid; – Nauwkeurigheid; – Kwaliteit; – Samenwerken; – Stressbestendigheid; – Schriftelijke communicatie;
• Ervaring met de Principle Toolbox is een pre;
• Je hebt een pro-actieve houding en houdt ervan om je collega’s te ontzorgen;
• In verband met de geheimhouding en vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens in het project wordt van de senior PMO een getekende geheimhoudingsverklaring en VOG vereist.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op 3 juni 09.00-12.00u en 15.00-17.00u Rijnstraat 8 Den Haag. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.