Senior Medewerker Projectbeheersing | Diemen

GVB Rail Services onderhoudt de infrastructuur voor de Tram en Metro in de gemeente Amsterdam. Het onderhoud wordt deels op dagelijkse basis en deels op projectbasis verricht. De afdeling Projectleiding is verantwoordelijk voor het volgens plan realiseren van de projecten die in opdracht van de dienst Metro en Tram (MeT) van de gemeente Amsterdam worden uitgevoerd.
De opdrachten voor projecten worden gebaseerd op begrotingen die in offertevorm worden aangeboden aan MeT. Indien akkoord met de offerte verleent MeT opdracht voor de realisatie van het project en wordt een Projectleider gekoppeld aan het project. De Projectleider start het project via een kick-off met alle betrokkenen, zowel met de interne uitvoerende afdelingen van GVB als met derde partijen zoals aannemers en leveranciers van diensten en materialen. Bij oplevering wordt het project afgesloten met een Project Eindrapport (PER) waarin de eindfactuur wordt vastgesteld.

De interim medewerker Projectbeheersing ondersteunt de Projectleider bij het opstellen en afhandelen van offertes, afwijkingsrapporten en projecteindrapporten. Ondanks dat de Projectleider eindverantwoordelijk blijft voor de geleverde documenten worden deze werkzaamheden zelfstandig door de medewerker Projectbeheersing uitgevoerd. De informatie die benodigd is om de offertes en rapporten op te stellen wordt onder andere verkregen uit het administratieve systeem SAP en van de ondersteunende afdelingen zoals Calculatie, Projectcontrol, Administratie, Asset management en Constructiebureau. Indien gegevens niet voorhanden zijn neemt de medewerker Projectbeheersing zelf het initiatief om de noodzakelijke informatie alsnog te verkrijgen. Regelmatig overleg en afstemming met de betrokken partijen is noodzakelijk om tijdig de documenten op te kunnen leveren.

De dagelijkse werkzaamheden van de medewerker Projectbeheersing bestaan onder andere uit:
– Opstellen van offertes, afwijkingsrapporten en projecteindrapporten;
– Afstemming met de verantwoordelijke Projectleider(s) over de beschikbare en nog benodigde informatie en documenten;
– Afstemming met de afdeling Projectcontrol over de financiële status van het project;
– Rapporteren aan de teamleider Projectleiding van de voortgang en bewaken van de uitgezette acties bij de ondersteunende afdelingen;
– Werkzaamheden en voortgang tijdig afstemmen met betrokkenen;
– Bij problemen, zo nodig, zelf initiatief nemen om deze snel en efficiënt op te lossen;
– Verbeteringen met betrekking tot de totstandkoming van de documenten initiëren, afstemmen met betrokkenen en uitwerken.

– HBO niveau
– Technisch inzicht in de infrastructuur van metro en tram;
– Gebruikerservaring met de projectenmodule van SAP (knock out criteria);
– Ervaring met het interpreteren en verwerken van financiële gegevens vanuit SAP en Excel (knock out criteria);
– Ervaring in het opstellen van offertes en rapporten;
– Kort en bondig en in goed Nederlands teksten opstellen;
– Zelfstandig en in teamverband kunnen werken.