Medewerker Inhuurdesk | Apeldoorn

Wij zijn namens onze klant op zoek naar een Medewerker Inhuurdesk op basis van 24-32 uur.

Onze klant registreert en verstrekt gegevens over de ligging van vastgoed in Nederland en de daarmee samenhangende rechten, zoals eigendom en hypotheek. Als zelfstandig bestuursorgaan is dat onze wettelijke taak. Onze gegevens bieden houvast bij het onderzoeken van maatschappelijke vraagstukken, of het nu gaat om de beste route voor een nieuwe snelweg, actuele ontwikkelingen op de woningmarkt of het in beeld brengen van leegstand.

Binnen de directie P&O is een Inhuurdesk ingericht. Op deze Inhuurdesk werken 2 medewerkers. Zij verwerken alle inhuuraanvragen van de inhurende managers en hebben intensief contact met de managers en de leveranciers. Inhuurkrachten zijn ZZP’ers en professionals in dienst van een bureau. Naast inhuurkrachten worden uitzendkrachten ingeleend. In 2023 loopt de huidige raamovereenkomst van de uitzendkrachten af en zijn de medewerkers van de inhuurdesk betrokken bij de nieuwe aanbesteding.

We merken in het dagelijks werk dat met name de administratieve workload op dit moment te hoog is. De omgeving waarin gewerkt wordt is hectisch, dynamisch en sterk controlegericht. Denk hierbij aan verandering in (wettelijke) regelgeving omtrent tarieven, wet DBA etc. Werken in deze omgeving doet een groot beroep op de flexibiliteit, zelfstartend vermogen en het snel kunnen schakelen tussen diverse administraties en de verschillende inhuurprocessen. Optimalisatie van de inhuurprocessen vraagt continu aandacht en daar komen we niet altijd even goed aan toe vanwege de dagelijkse operationele werkzaamheden.

Ter uitbreiding van ons team zijn we op zoek naar een medewerker Inhuurdesk.
De inhuurkracht wordt op alle werkzaamheden ingewerkt en ingezet. Naast de administratieve verwerking, die het grootste deel van de taken betreft, heb je contact met de inhurende managers en met leveranciers. De directies Beheer en Ontwikkeling IT en Operationele Dienstverlening en Registratie zijn de grootste afnemers.

Opdrachtomschrijving
De medewerker inhuurdesk gaat aan de slag met inhuuropdrachten die via een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS) worden gepubliceerd en uitzendopdrachten die onder de raamovereenkomst vallen van het uitzendbureau. Je schakelt met de inhurende manager over de inhoud van de opdracht, bewaakt de termijnen en adviseert over het inhuurproces. De medewerkers inhuurdesk behandelen alle inhuuraanvragen voor het gehele kadaster. De administratieve verwerking is het grootste deel van je werkzaamheden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de budgetbewaking van alle inhuuropdrachten.

Belangrijkste technieken, methoden en tools

• SAP HCM
• SAP SRM
• SAP ECC
• Excel
• DAS
• Portal Uitzendbureau

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden zijn

• Je toetst de inhuuraanvragen vanuit de organisatie op volledigheid en juistheid en bewaakt de (interne) regelgeving.
• Je zet de aanvragen uit binnen het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). De inhoudelijke beoordeling via het DAS wordt gedaan door de inhurende manager en deze begeleid je tijdens het gehele proces van aanvraag tot gunning.
• Je zorgt voor het mandaat, stelt de gunnings- en afwijzingsbrieven op en maakt de overeenkomsten.
• Je zorgt ervoor dat de overeenkomsten tijdig verlengd en beëindigd worden en bewaakt daarnaast de uitnutting van het mandaat.
• Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat het gehele inhuurdossier compleet is en alle overeenkomsten getekend zijn. Je werkt verder aan het optimaliseren van het inhuurproces, houdt contact met de medewerkers inkoopadministratie en financieel medewerkers.
• Je zorgt er voor dat je op de hoogte bent van ontwikkelingen en trends op het gebied van externe inhuur en weet deze eventueel te vertalen naar verbeteringen voor onze klant
• Je bent kritisch en brengt casuïstiek aan en draagt zo bij aan de professionalisering van het inhuurproces.
• Je ondersteunt de inhurende manager bij het aanvragen van uitzendkrachten in de webportal van de leverancier. Daarbij bewaak je de afspraken die gemaakt zijn in de raamovereenkomst van de uitzendkrachten. Je onderhoudt contact met de leverancier en stemt regelmatig af over status inhuuraanvraag, verlengingen, beëindigingen, wijzigingen tarief, kostenplaats en facturering.
• Voor de processen van onder andere het boeken van goederenontvangsten, het aanmaken van inkooporders, afhandelen van factuuruitval, stem je af met de inkoop- en financiële administratie.

Harde eisen:

• HBO werk- en denk niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met verschillende administratieve processen;
• Minimaal 1 jaar ervaring met een Dynamisch Aankoop Systeem;
• Heeft ervaring met het werken met Excel en MSoffice 365;
• Heeft affiniteit met inkoopprocessen, SRM en ATS systemen;
• Heeft ervaring met het werken in een complexe omgeving waar je te maken hebt met veel regels en een breed stakeholderveld;
• Ervaring met het verwerken van inhuuraanvragen is een pré;
• Competenties: Resultaatgericht; • Detailgericht; • Kan zelf structuur aanbrengen in de werkzaamheden; • In staat om zelfstandig binnen een organisatie te bewegen en omgevingssensitief; • Communicatief zowel schriftelijk als mondeling sterk; • Klantgericht; • Proactief; • Teamspeler; • Kwaliteitgericht; • Stressbestendig.

Wensen:

• U beschrijft een ervaring (max. 300 woorden) met het werken met een DAS systeem, welke obstakels u hierbij tegen bent gekomen en hoe u deze heeft opgelost (50%);
• U toont duidelijk aan (max. 300 woorden) op welke wijze uw ervaring en competenties een bijdrage kunnen leveren het nog succesvoller maken van de Inhuurdesk (zie ook opdrachtomschrijving en verantwoordelijkheden)(50%).

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Marco Buitenhuis bereikbaar op het nummer: 06-29602668. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.