Senior Medewerker Archiefbeheer

Organisatie & directie
Doc-Direkt is met ingang van 1 januari 2014 de rijksbrede interne dienstverlener op het gebied van de informatiehuishouding. Met de samenvoeging van het oorspronkelijke Doc-Direkt en voormalig SSO-ECM is een organisatie neergezet die de departementen een integraal pakket van ‘papieren’ en digitale diensten en producten levert. Een goede, toegankelijke informatie is voor de Rijksoverheid van groot belang. De Rijksoverheid heeft deze informatie ten eerste nodig om haar werk goed te kunnen doen. Ten tweede zorgt deze informatie er ook voor dat de overheid verantwoording af kan leggen over de gemaakte (beleids)keuzes. Daarnaast blijft overheidsinformatie ook in de toekomst belangrijk als cultureel erfgoed.

Afdeling & team
Afdeling Bewerken
De afdeling Bewerken zorgt voor het duurzaam toegankelijk maken van archieven en voor selectie en – voorbereiding van de – overbrenging van archieven. De volgende taakvelden zijn daarbinnen van belang:
Toegankelijk maken van archieven: beschrijven van bestanddelen van archieven en het verwerken van beschrijvingen tot een toegang op het archief op basis van de oorspronkelijke structuur;
Materieel verzorgen;
Selecteren: bezien welk (deel van een) archief bewaard moet worden, en welk deel vernietigd kan worden.
Gezien de omvang van de afdeling is deze onderverdeeld in teams met teamleiders. Deze teamleiders zijn resultaat- en HRM-verantwoordelijk voor hun team.

Functieomschrijving:
Doc-Direkt beheert en bewerkt cultureel erfgoed. In ons geval is dat de informatie van de overheid. Een deel van die informatie is zo waardevol, dat we dit voor eeuwig willen bewaren.

Een senior archiefbewerker selecteert wat wel en wat niet bewaard moet worden. Daarbij is het van belang dat hij/zij:
– kan tekstverklaren op het hoogste niveau en liefst in meerdere talen;
– kan samenvatten op het hoogste niveau;
– informatie kan ordenen op het hoogste niveau;
– zeer accuraat kan werken;
– kan samenwerken in teamverband;
– over enige historische belangstelling beschikt.

Bovendien is Doc-Direkt in de kern een productiebedrijf, waarbij voor de afdeling ‘Bewerken’ de jaarlijkse doelstellingen worden weergegeven in kilometers te bewerken papier, in te realiseren uren per meter archief en in gigabytes te bewerken data. Een medewerker van Doc-Direkt moet dus ook ‘productie kunnen leveren’.

Taakomschrijving medewerker archiefbeheer en – bewerking:
Kenmerken
– de betreffende archieven hebben betrekking op dienstonderdelen met een gecompliceerde historie (veelvuldige veranderde organisatie en taakstelling);
– de aangeleverde archieven zijn overwegend onjuist geordend en gesystematiseerd;
– een belangrijk deel van de archiefstukken heeft betrekking op het internationale beleidsterrein.

Inlichtingen en informatie (waarbij sprake is van een divers verzorgingsgebied)
1. adviseren/assisteren van medewerkers bij het lokaliseren van de gevraagde documenten en dossiers;
2. dienstverlening aan in- en externe klanten over de zakelijke inhoud van stukken uit de afgesloten archieven en eventuele doorverwijzing;
3. leveren van gegevens en documenten uit de eigen werkeenheid ten behoeve van onderzoek i.h.k.v. de WOB, Kamervragen etc.

Beheren en bewerken
1.administratieve afwikkeling m.b.t. de overbrenging van archiefdelen en m.b.t. de afvoer van voor vernietiging in aanmerking komende bestanddelen en het opstellen hiervoor van (delen van) een documentair structuurplan;
2.zorgdragen voor inrichting van archiefdelen naar wettelijk gestelde eisen;
3.maken van een beschrijvende inventaris;
4.opstellen van rapportages ter motivering van voorstellen van vernietiging;
5. (met kennis van bedrijfsorganisatorische aspecten) verrichten van (plaatselijk) onderzoek naar aard, toestand, volledigheid van af te sluiten archiefbestanddelen;
6. opstellen van rapporten van bevindingen, doen van aanbevelingen w.o. overleggen van kosten/batenanalyses met het oog op de overname van archiefbestanddelen inclusief het overleg met de dienstonderdelen over oplossingsrichtingen;
7. op verzoek (in- en extern) opsporen van op onderwerp gedefinieerde informatie, mede uit externe collecties;
8. zorg voor de veilige bewaring van archiefdelen (klimatologische invloeden, brandgevaar, e.d.);
9. voeren van overleg en corresponderen met dienstonderdelen en het Nationaal Archief met betrekking tot werkzaamheden van door betrokkene gecoördineerde projectteamleden.

Onderhouden van contacten
1. voeren van overleg met (de leiding in) het verzorgingsgebied om op de hoogte te blijven van komende ontwikkelingen in taken, organisatie en informatiebehoefte en om procedures en werkzaamheden optimaal kwalitatief en kwantitatief af te stemmen;
2. optreden als materiedeskundige en begeleider van gebruikers bij wijziging van procedures (bijvoorbeeld bij de invoering van nieuwe (digitale informatieverwerkende) systemen).
3. voeren van overleg en correspondentie met dienstonderdelen en het Nationaal Archief over relevante onderwerpen betreffende de archivering.

Sturingsactiviteiten
1. Dagelijkse coördinatie van projectteamleden.

VERPLICHTE VAARDIGHEDEN

Hieronder vindt u een aantal harde eisen en enige overige eisen en wensen waaraan de kandidaat moet voldoen! In de motivatie dient te worden aangetoond dat aan alle harde eisen wordt voldaan. Dat betekent: kort, puntsgewijs per eis motiveren waar deze kennis of ervaring is opgedaan en in welke periode. Daarbij moet het voldoen aan de eisen ook duidelijk en onvoorwaardelijk naar voren komen in het CV. Aanbiedingen die hieraan niet voldoen kunnen helaas niet in behandeling worden genomen.

HARDE EISEN WAARAAN KANDIDAAT MOET VOLDOEN:

Didactische vaardigheden
Omdat hier met nadruk een trainer-on-the-job wordt gezocht is het hebben van didactische vaardigheden een vereiste.

Functie-eisen
– HBO/WO werk- en denkniveau

Selectiecriteria
– Aantoonbare ervaring met selectie en ontsluiting van archief
– Kennis van MAIS/Flexis is een pre
– Coördinerende ervaring
– Aantoonbare didactische vaardigheden
– Goede beheersing van de Nederlandse taal