Management Ondersteuner | Den Haag

Wij zoeken voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid een Management Ondersteuner op basis van 36 uur per week.

Opdrachtbeschrijving:
In deze functie zal je onder andere:

• Een complexe agenda bijhouden en afspraken maken;
• Bijeenkomsten, vervolgbijeenkomsten en vergaderingen organiseren, van het reserveren van zaalruimte en catering tot controleren of alles in orde is;
• Inkomende vragen via meerdere kanalen (mail, telefoon en persoonlijk) aannemen en verdelen én zelfstandig veelvoorkomende vragen afhandelen;
• (telefonische) contacten onderhouden met in- en externe instanties en personen;
• Bezoekers ontvangen;
• Correspondentie, memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten of handgeschreven exemplaren verzorgen;
• Documenten, correspondentie, gegevens en rapporten archiveren en beheren;
• Dienstreizen regelen, van vervoersmiddel tot verblijf locatie.

Organisatie:
De missie van de NCTV is om bij te dragen aan een veilig en stabiel Nederland door dreigingen te onderkennen en de weerbaarheid en bescherming van vitale belangen te versterken, met als doel het voorkomen en beperken van maatschappelijke ontwrichting. Als coördinator zorgt de NCTV voor de strategische verbinding tussen alle betrokken spelers in het Nederlandse veiligheidsdomein, voor het reduceren van nationale veiligheidsrisico’s en – als het erop aan komt – het beheersen van nationale crises.

De NCTV monitort ernstige dreigingen van alle aard maar richt zich in zijn aanpak op de security aspecten. Op dit moment ligt de focus op terrorisme en cyber- en statelijke dreigingen. Te midden van technologische ontwikkelingen, geopolitieke verschuivingen, andere maatschappelijke verhoudingen en verwachtingen van de samenleving, moet de NCTV optimaal kunnen inspelen op complexe en veranderlijke dreigingen tegen de nationale veiligheid.

In de koude fase, als er geen incident of crisis is, stelt de NCTV de veiligheidspartners in staat om aan de hand van dreigingsbeelden en beleidsevaluatie te bezien of beleidsinzet en maatregelen gewijzigd of geïntensiveerd moeten worden. De organisatie is in deze fase gericht op het prepareren en versterken van het netwerk. In een warme fase is de NCTV vanuit de verantwoordelijkheid voor de nationale crisiscoördinatie de organisatie die besluiten over overheidsoptreden voorbereidt, het netwerk leidt en verantwoordelijk is voor de crisiscommunicatie.

In al het werk van de NCTV staan de maatschappelijke opgaven centraal en de nieuwe organisatiestructuur ondersteunt deze werkwijze. NCTV’ers werken aan maatschappelijke opgaven (MO’s) in de vorm van inhoudelijke programma’s en projecten. Deze werkvormen zijn per definitie tijdelijk en flexibel. Naast de flexibele programma’s, is een aantal vaste taken die in de kern van de NCTV-organisatie zijn geplaatst (analyse, bedrijfsvoering, strategie/staf, crisisbeheersing en – communicatie). Vanuit de kernonderdelen wordt ook bijgedragen aan de programma’s en projecten.

Harde eisen:

• De kandidaat heeft een afgeronde HBO Officemanagement opleiding;
• De kandidaat heeft minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als (directie)secretaresse binnen een organisatie met meer dan 50 werknemers. En vervult een coordinerende rol en kan stukken inhoudelijk beoordelen;
• De kandidaat heeft minimaal 4 jaar ervaring met het ondersteunen van directieleden;
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
• De kandidaat heeft een goede beheersing van het MS-office pakket (Outlook, Word, Excel en Powerpoint), iBabs;
• De kandidaat dient een motivatiebrief aan te leveren:In de motivatiebrief staat duidelijk omschreven, waarom de kandidaat bij de NCTV wilt werken en waarom de functie bij hem/haar past. De motivatiebrief bestaat uit maximum 1 A-4tje;
• De kandidaat dient in bezit te zijn van een geldige screening A, of dient bereid te zijn deze te halen.

Wensen:

• De kandidaat heeft x jaar relevante werkervaring de kandidaat heeft met het bieden van managementondersteuning op binnen de Rijksoverheid. (6 jaar = 100 punten);
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring bij een crisisorganisatie of in vergelijkbare hectische werkomgeving;
• De kandidaat is in bezit van een geldige screening A.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats in de week van 15 augustus, 21 augustus of 28 augustus. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.