Senior IT Contractbeheerder | Utrecht

Bedrijfsonderdeel
NS IT bestaat uit de afdelingen IT Operations, Business Systemen, NedTrain, NS Stations, Infrastructuur & Operatie (I&O) en Beleid, Architectuur en Support (BAS). Binnen I&O is de afdeling Service & Vendor Management.

Afdeling
Het doel van de afdeling Service & Vendormanagement (hierna: S&VM) is het maximaliseren van de waarde in contracten. S&VM is de afdeling met expertise op het gebied vancontractmanagement en licentiemanagement en heeft mandaat om met betrekking tot contractuitvoering bindend te adviseren binnen de BO’s. S&VM werkt nauw samen met Legal,Procurement en de BO’s, S&VM werkt daarnaast in lijn met geldende (Europese) aanbestedingsregels. Binnen de afdeling S&VM is de afdeling Contract Management Office (hierna CMO) gevestigd. CMO heeft betrekking op een reeks van controles en ondersteuning aan de contractmanagers op de lopende contracten op financieel gebied, geleverde prestatie, nakomen van governance, kwalitatieve controle op contractdossiers in samenwerking met Procurement/Legal/Finance. Voert onder verantwoordelijkheid van een contractmanager contractbeheer uit op contracten van de categorie beperkt.
 
Doel van de functie
Doel van de functie: Het optimaal ondersteunen van (IT) NS tijdens de lifecycle van contracten door het leveren van een centrale betrouwbare bron voor (IT) NS contractzaken en het bewakenen optimaliseren van de kwaliteit van de contractdossiers. Daarnaast wordt verwacht dat er meegewerkt wordt aan verdere ontwikkeling en professionalisering van de afdeling CMO.

Werkzaamheden

– Beheer bestaande contracten:
Monitoren van uitgaven op bestaande contracten op contractniveau, Controleren van de facturen op rechtmatigheid en passendheid binnen de gestelde contract-voorwaarden, Leveren van prestatieverklaringen zodat de facturen voor betaling vrijgemaakt worden. Rapporteren over en het managen van contracten van de categorie ‘beperkt’ (d.w.z.: contracten met een lage impact op de dienstverlening voor primaire proces en een lage omvang dienstverlening).
– Vraagbaakfunctie:
Optreden als interne vraagbaak voor alle informatievragen inzake contractdata, financiële data en gerapporteerde KPI’s, Routeren van de informatievragen binnen de NS IT organisatie, Herkennen van vraagpatronen, Verzamelen standaardinformatie uit de diverse systemen en Behandelen en routeren van externe (leveranciers) vragen m.b.t. de beheerde contracten.
– Beheer systemen:
Beheren van tools, processen, handleidingen et cetera, deels functioneel, deels als user, Optreden als user/ superuser voor de contractregistratietool, spendtool en inkoopsystemen, Benoemen van de samenhangen tussen de systemen (vgl .Sharepoint), Voeren van het functioneel- of gebruikersbeheer voor interne toolboxen, control systemen, financiële systemen en inkoop systemen, Bewaken relaties, koppelvlakken en interfaces tussen deze aangrenzende systemen, Tijdig ingrijpen bij (dreigende) verstoringen van de ICT-toepassingen en Beheren van de toolkits in relatie tot templates, processen en werkinstructies onder verantwoordelijkheid van de betreffende contractmanagers en Onderhouden van de SharePoint omgeving van C&VM.
– Beheer stukken:
Opstellen en beheren van methodieken en medeverantwoordelijk voor het opstellen en beheren van beleidsstukken van de afdeling C&VM en zelfstandig verantwoordelijk voor beschikbaarstelling en tijdige herziening, Volgen van de cyclus van beleidsuitvoering / jaarplanning van de afdeling volgens het PDCA – principe. Monitoren van het ‘van doen maken’ van de uitvoering van processen, de stabiliteit van deze processen en de effecten van de uitvoering.
– Rapportages en adviezen:
Opstellen en beschikbaar stellen van rapportages voor de contactmanagers en andere stakeholders zoals Procurement en Finance (op directieniveau) over de uitvoeringsaspecten (financiën, geleverde prestaties) van lopende contracten. Leveren van cijfermatige onderbouwing en analyses bij investeringsbeslissingen. Hiertoe verzamelen van gegevens, deze analyseren, interpreteren en beoordelen. Proactief adviseren van contractmanagers en management over verbeteringen op kwaliteit. Bewaren overzicht, verbanden leggen, adviseren

Opleiding, Kennis en Werkervaring

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding
• Binnen de afgelopen 5 jaar minimaal drie jaar recente ervaring binnen contractbeheer/contractmanagement binnen grote organisaties
• Kennis en ervaring met Office pakketten: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint (inclusief ervaring met opstellen van rapportages)
• Aantoonbare en recente werkervaring met Stakeholdersmanagement
• Ontwikkelen van rapportages in Excel
• Aantoonbaar kennis van  Contract Management Tooling
• Bij voorkeur kennis met de CATS CM methodiek
• Affiniteit met Automatisering (IT) 

Gedrag, Vaardigheden/ Competenties

• Analytisch
• Administratieve drive
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Nederlandse en Engelse taal machtig in woord en geschrift.
• Accuraat
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen acteren
• (Opbouwend) kritisch
• Resultaatgericht
• Flexibel en pragmatisch 
  De kernwaarden van NS zijn proactief, verbindend, vakkundig en gastvrij