Inhoudelijke Programmasecretaris | Utrecht

Wij zijn namens Stichting ICTU op zoek naar een Inhoudelijke Programmasecretaris op basis van 32-36 uur.

ICTU helpt overheden bij het verbeteren van hun dienstverlening met ICT. Als advies- en projectenorganisatie in dienst van het openbaar bestuur en op basis van inbesteding. Innovatief, creatief, technologisch hoogwaardig en met expertise in de uitvoering. Gedreven door vakmanschap, met hart voor de publieke zaak en zonder winstdoel. Resultaat voor de overheid, burgers en bedrijven staat daarbij steeds centraal.

ICTU ondersteunt SZW bij het uitvoeren van het programma ‘Verbeteren Uitwisseling Matchingsgegevens’ (VUM).

In 2019 is vanuit het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) een start gemaakt
met het ketenprogramma VUM. Samen met de ketenpartners UWV, VNG en SZW is er inmiddels een gegevensstandaarden, uitwisselmechanisme voor het uitwisselen van matchingsgegevens (profielen en vacatures) en bijbehorende afsprakenstelsel uitgewerkt. Deze onderdelen vormen te samen het VUM-stelsel.
Op dit moment verkeert het programma in de fase dat de reeds ontwikkelde VUM-producten beproefd zullen worden binnen pilots, en voorbereidingen worden getroffen voor de landelijke implementatie.

Het programma staat onder leiding van een programmamanager, en bestaan uit een team met onder andere een Product Owner en projectleiders voor verschillende onderdelen binnen het programma.

Voor de ondersteuning van de programmamanager zijn wij op zoek een ervaren, inhoudelijke programmasecretaris.

Gewenste profiel

De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager in dagelijkse programma-werkzaamheden. De secretaris is betrokken bij de inhoud van het programma en heeft een actieve rol in het betrekken van alle stakeholders. Daarnaast zorgt de secretaris voor een ‘basis op orde’ als het gaat om administratieve zaken.

De programmasecretaris zal de volgende werkzaamheden gaan uitvoeren:
o    Organisatie, voorbereiding en verslaglegging/bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops; zoals interne projectoverleg, klankbordgroep arbeidsmarktpartners etc.
o    Coördinatie en ondersteuning bij de voorbereiding van het afstemmingsoverleg en stuurgroep-overleg, door onder andere zorg dragen voor tijdig ontvangst van de benodigde stukken en het redigeren ervan;
o    Bijhouden, monitoren en ‘najagen’ van acties;
o    Als een spin in het web verbindend tussen de verschillende onderdelen binnen het programma.
o    Beheer van het projectdossier op samenwerkingsomgeving van het Rijk;
o    Ondersteunende rol bij het registreren en beheren van risico’s en issues op programmaniveau;
o    Het agendabeheer voor de programmamanager;
o    Overige administratieve ondersteuning van het project.

Competenties
o    Inhoudelijk betrokken bij het thema van het programma
o    Proactieve houding, vooruit denken
o    Service minded, ontzorgend
o    Accuraat
o    Organiseren
o    Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden (Nederlandse taal),
o    hands-on mentaliteit

Harde eisen:

• Een HBO werk- en/ of denkniveau;
• Beschikbaar per september 2023;
• Ervaring als programma- of projectsecretaris;
• Ervaring met het redigeren van documentatie;
• Ervaring met het notuleren van inhoudelijke overleggen;
• Beheersing Microsoft kantoorautomatisering (w.o. Outlook, Word, Excel, Powerpoint).

Wensen:

• Actuele kennis van en ervaring met projectmatig werken in grote (rijks)overheidsorganisaties en ketens, blijkend uit CV;
• Ervaring met plannen, organiseren van bijeenkomsten, overleggen en workshops;
• Ervaring met verslaglegging/ bijhouden actiepunten en besluiten van bijeenkomsten, overleggen en workshops en bewaken van de voortgang en planning;
• Ervaring met het archiveren van project/programmadocumentatie, bij voorkeur op het samenwerkingsomgeving van het Rijk;
• Ervaring met projecten/ programma’s binnen een keten.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.