Implementatie Consultant | Den Haag

Wij zijn namens het Ministerie van Economische Zaken op zoek naar een Implementatie Consultant op basis van 36 uur.

Doel van de opdracht:
Voor de invoering van een nieuw zaaksysteem en het verder professionaliseren van de informatiehuishouding is EZK op zoek naar implemenatieconsultants met een hands-on mentaliteit en flexibilieit van inzet bij de gebruikers. Je bent in eerste instantie onderdeel van het begeleidingsteam die bij de directies van het kerndepartment zorgen voor de vertaling van de werkprocessen naar het gebruik van SIRIS. SIRIS is het document management systeem dat per 4 januari in gebruik is genomen. Je werkt zeer nauw samen met de DI adviseurs, business analisten onder begeleiding van procesbegeleiders.

Het dienstonderdeel Directoraat Generaal Klimaat en Energie en Directoraat Generaal Groningen en Ondergrond, bestaande uit ongeveer 550 medewerkers, heeft Siris per 1 juli in gebruik genomen. Om de medewerkers gedurende de eerste maanden van de implementatie extra ondersteuning en begeleiding te bieden, is er behoefte aan drie implementatie ondersteuners. De implementatie ondersteuners zullen fungeren als aanspreekpunt en zorgen voor uitleg en hulp bij het gebruik van het Siris-systeem. Taken en verantwoordelijkheden:

• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers van het Directoraat Generaal Klimaat en Energie bij vragen en problemen met betrekking tot het gebruik van het Siris-informatiesysteem.
• Proactief rondlopen op de werkvloer om medewerkers te ondersteunen en problemen tijdig te identificeren en op te lossen.
• Geven van uitleg en demonstraties van de functionaliteiten van het Siris-systeem aan medewerkers.
• Assisteren bij het oplossen van technische problemen en doorverwijzen naar de juiste IT-ondersteuning indien nodig.
• Assisteren bij het oplossen van vraagstukken in de werkwijze door te analyseren en voorstellen te doen voor verbetering en te maken werkafspraken
• Documenteren van veelvoorkomende problemen en vragen, en rapporteren aan het projectteam.
• Opstellen doelgroep specifieke instructies inclusief de werkafspraken die gelden voor het Directoraat.

Achtergrond:
Per 1 januari 2023 is het Ministerie van EZK/LNV overgestapt naar het nieuwe informatiesysteem genaamd Siris. Dit systeem is geïmplementeerd om de informatiehuishouding te verbeteren, waarbij het opslaan, beheren en verstrekken van digitale informatie binnen de organisatie wordt geoptimaliseerd. Het vorige systeem, DoMuS, voldeed niet meer aan de eisen van het werk en de nieuwe wetgeving, zoals de Wet open overheid en de nieuwe Archiefwet. Siris biedt een betere mogelijkheid om informatie op te slaan, te vinden en te delen, met als doel meer transparantie en openheid te bevorderen.

Het programma heeft de ambitie om te zorgen voor een optimale ondersteuning van het werkproces van de medewerkers van het kerndepartement van EZK en LNV. Dit wil zeggen dat alle documenten die nodig zijn voor een bepaald werkproces voor de medewerker op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Werkprocessen worden geoptimaliseerd samen met de belanghebbenden van het proces. Dit heeft geleid tot nieuwe werkafspraken, verbeteringen in de processtappen, standaardisatie van soortgelijke processen, meetbaarheid van de
voortgang binnen de processen, duidelijkheid over verantwoordelijkheden, verbetering van afhandeltijden en de vertaalslag hiervan naar het ondersteunende zaaksysteem van Opentext.

De kerndepartementen van het ministerie van EZK en LNV zijn sinds 4 januari over op het systeem SIRIS dat de toekomstgerichte informatiehuishouding ondersteunt. Het programma bevindt zich in de nazorgfase. De start van het programma is onrustig geweest door onvolkomenheden in proces en systeem. Inmiddels zijn de eerste verbeteringen doorgevoerd maar dat heeft niet geleid tot voldoende begrip van en vertrouwen in het systeem met de bijbehorende werkwijze. Daarom is nu een begeleidingstraject gestart om de directies te helpen hun werkprocessen te vertalen naar de nieuwe werkwijze en systeem. De implementatie consultant maakt deel uit van dit begeleidingstraject en zijn direct op de werkvloer aanwezig om het gebruiksgemak te vergroten door de collega’s actief te begeleiden.

Organisatie:
Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat staat voor een duurzaam, ondernemend Nederland. We zetten ons in voor een uitstekend ondernemersklimaat en een sterke internationale concurrentiepositie. Door de juiste randvoorwaarden te creëren en door ondernemers de ruimte te geven om te vernieuwen en te groeien. Door aandacht te hebben voor onze natuur en leefomgeving. Door samenwerking te stimuleren tussen onderzoekers en ondernemers. Zo bouwen we onze topposities in landbouw, industrie, diensten en energie verder uit en investeren we in een krachtig en duurzaam Nederland.

Ministerie van Economische Zaken, voor een duurzaam, ondernemend Nederland

Harde eisen:

• Procesmanagement, Procesarchitectuur, Informatie analyse;
• Business analyse;
• Aantoonbare ervaring met procesmanagement en digitalisering van processen (1 Jaar).

Wensen:

• Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om technische informatie begrijpelijk over te brengen aan gebruikers op verschillende niveaus. (3 jaar);
• Proactieve houding en vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken. (2 jaar);
• Probleemoplossend vermogen en geduld bij het begeleiden van medewerkers bij het gebruik van het Siris-systeem. (2 jaar);
• Basiskennis van IT-ondersteuning en het vermogen om technische problemen te diagnosticeren en door te verwijzen indien nodig. (2 jaar);
• Bij voorkeur relevante opleiding zoals business informatie technology, bedrijfskundige informatica of informatiekunde;
• Kennis en ervaring van documentmanagement en recordmanagement implementaties is een pré;
• Ruime ervaring met het gebruik van informatiesystemen binnen een overheidsorganisatie (2 jaar).

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.