Functioneel Beheerder | Den Haag

Wij zijn namens het COA op zoek naar een Functioneel Beheerder op basis van 36 uur.

Het uitvoeren van activiteiten voor de continuïteit en het optimaal functioneren van één of meerdere informatiesystemen binnen een deel van organisatie. Resultaatgebieden Resultaatgebied Activiteiten

1. Gebruikersondersteuning
Vult het informatievoorzieningsbeleid van het COA en het realiseren van kwalitatieve oplossingen. Verlenen van ondersteuning bij het gebruik van informatiesystemen. Handelt incidenten en klachten (2e lijn) af. Het geven van opleidingen aan bestaande en nieuwe gebruikers met betrekking tot de functionaliteit van het informatiesysteem. Toewijzen van gebruikersrechten (autorisatiebeheer).

2. Rapporteren
Opstellen en leveren van rapporten. Verwerken van adhoc en structurele informatie verzoeken voor rapportages t.b.v. management- en stuurinformatie. Signaleren van veranderingen en deze vertalen naar functionaliteiten gericht op het optimaal benutten van applicaties.

3. Wijzigingen beheer
Beheren en administreren van wijzigingsverzoeken voortkomend uit wensen van de gebruikersorganisatie of wetswijzigingen. Vaststellen impact van wijzigingsverzoeken voor de bedrijfsprocessen, de systemen en de administratieve organisatie. Regelmatig rapporteren over de geïnventariseerde, onder handen zijnde en doorgevoerde wijzigingsverzoeken.

4. Releases, updates en upgrades
Opstellen functionele specificaties (requirements) voor informatiesystemen en administratieve organisatie. Opstellen en uitvoeren van acceptatietestplannen, implementatieplannen, gebruikershandleidingen en het verwerken van procesbeschrijvingen in I-navigator. Vrijgeven van gewijzigde (onderdelen van) informatievoorzieningen, zoals applicaties, gebruikershandleiding en procesbeschrijvingen. Identificeren, diagnosticeren en registreren van de hoofdoorzaken van incidenten, om herhaling van deze verstoringen te voorkomen.

Competenties en gedragsindicatoren Essentiele situaties

• Wijzigingen beheer
• De functioneel beheerder moet in staat zijn om gebruikersvragen om te zetten naar functionele eisen. De functionele eisen moeten met ICT worden besproken en door ICT gerealiseerd. Dit vereist dat de functioneel beheerder de klantvraag goed moet kunnen doorgronden en deze om te zetten naar een functioneel ontwerp met bijbehorende impactanalyse. Na oplevering door ICT dient functioneel beheer te testen aan de hand van het functioneel ontwerp namens en i.s.m. de eindgebruiker. Het is van essentieel belang dat je een helicopterview van het applicatielandschap hebt en analyserend vermogen om de gebruikersvraag naar de IT “opdracht” om te zetten
• Opleidingen
• Voor bestaande en nieuwe gebruikers worden er opleidingen door de functioneel beheerder georganiseerd. Een goede voorbereiding vereist kennis van de werkprocessen en van de overige systemen. De opleiding moet naadloos aansluiten op de behoeften van de gebruikers. Een goed inlevingsvermogen en didactische vaardigheden om tot een goed resultaat te komen.
• Zelforganiserend vermogen
• Er komen meldingen binnen van gebruikers en deze moeten met een juiste prioritering worden afgehandeld. Hierbij moet rekening worden gehouden met urgentie, belang en samenhang met andere initiatieven. En dit vraagt om juiste afstemming met collega’s zodat taken goed verdeeld kunnen worden. Het is van belang dat je de vraag goed kunt inschatten en analyseren om er een juiste prioriteit aan te geven. Je werkzaamheden moeten goed gepland worden en alle taken die erbij horen moeten goed georganiseerd worden.

Competenties

• Analyserend vermogen;
• Klantgerichtheid;
• Flexibiliteit;
• Plannen en organiseren;
• Het vermogen om vraagstukken van een zekere complexiteit te overzien, vanuit verschillende invalshoeken te benaderen, uiteen te rafelen en daarin verbanden aan te brengen;
• Is in staat rekening te houden met de behoeften en belangen van de klant;
• Is in staat een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak te bepalen en de uitvoering te regelen;
• Is in staat een geschikte werkaanpak voor een gegeven doel of taak te bepalen en de uitvoering te regelen.

Harde eisen:

• Minimaal 5 jaar ervaring als functioneel beheerder binnen een grote organisatie;
• Aantoonbare ervaring met grootschalige SharePoint migratietrajecten;
• Aantoonbare ervaring als functioneel beheerder met SharePoint 2016 én Microsoft 365 (SharePoint 2016 is in gebruik en er wordt gestart met een migratie naar/inrichting van SharePoint in MS365);
• Ervaring met vertalen van processen naar een digitale omgeving;
• Ervaring met het opstellen van beheers- en gebruikersdocumentatie.

Wensen:

• Kennis van archivering processen en document management is een pre;
• Ervaring met het geven van trainingen voor eindgebruikers is een pre;
• Ervaring binnen overheidsorganisaties of onderwijsinstellingen is een pre;
• Ervaring met Flow en Power Automate is een pre;
• Kennis van Prince2, BiSL en ITIL is een pre.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.