Functioneel beheerder | Den Haag

Wij zijn namens het Ministerie van Buitenlandse Zaken op zoek naar een Functioneel Beheerder op basis van 36 uur.

Het primair proces en de bedrijfsvoering van BZ zijn in grote mate afhankelijk van digitale informatievoorziening en betrouwbare financiële informatie. Binnen het financieel domein worden meerdere IV-systemen gebruikt, waaronder SAP, Kofax, robot-software en electronic banking pakketten maatwerk applicaties en eigen gemaakte datawarehouse-rapportages. Deze IV-systemen zijn continue in ontwikkeling. In diverse projecten wordt gewerkt aan vernieuwing en innovatie. Zoals de ontwikkeling van een nieuwe zaakmanagementapplicatie (IMPACT genaamd) voor het beheren van budgetten voor ontwikkelingssamenwerking en het vervangen van de Resultatenapplicatie maar ook de implementatie van governance, risk en compliance-software (GRC).

Als 1e lijns-gebruikerondersteuner/functioneel beheerder richt je je op het beheer van meerdere applicaties, met het zwaartepunt op IMPACT en GRC. IMPACT gaat bestaan uit meerdere onderdelen. Per januari is het eerste onderdeel binnen heel BZ uitgerold. GRC is nog in ontwikkeling. Binnenkort start de eerste testfase. In gebruikname is per september 2023 voorzien. Onder het beheer vallen de ondersteuning van medewerkers bij het gebruik van applicaties, het verhelpen van verstoringen, toegangsautorisatie, het voorbereiden van wijzigingsverzoeken, het testen van functionele werking (inclusief de voorbereiding) en het actueel houden van gebruikersdocumentatie en de FAQ’s op de samenwerkingsruimte. Als ook het onderhouden van de nodige tabellen en het onderhouden van de nodige autorisaties op de in de applicatie ingerichte workflows. In voorkomende gevallen verzorg je de testscripts/-verslagen en documentatie over de wijzigingen (releasenotes en werkinstructies).

Je werkt nauw samen met andere functioneel beheerders en geeft ondersteuning bij het organiseren van overleggen met eindgebruikers. Hierbij heb je zowel afstemming met BZ collega’s binnen en buiten het team, alsook met externe dienstverleners waaraan het technisch beheer en doorontwikkelingen van systemen is uitbesteed. Je verzorgt de 1e lijnsondersteuning aan eindgebruikers. Dit doe je aan de telefonische helpdesk. Daarnaast behandel je vragen die via de mail en het self service portal binnenkomen. Waar mogelijk handel je de vragen zelf af. Meer complexe vragen zet je door naar de collega’s in het team.

Typering gezochte medewerker

• Je hebt minimaal een MBO werk en denkniveau, een opleiding als applicatie beheerder en minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt ervaring met het werken met BISL, ITIL of vergelijkbare frameworks;
• Je hebt ervaring met het beheer van zowel maatwerk applicaties, alsook standaard pakketten;
• Kennis en ervaring met SAP is een pré;
• Je hebt vind het leuk om samen te werken met softwareontwikkelaars;
• Je bent enthousiast, flexibel en klantvriendelijk;
• Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samenwerken;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden.

Achtergrond:
De afdeling Informatie en datamanagement (IM) bestaat uit een gezellig team van 20 professionals, dat zich kenmerkt door een open en informele samenwerking. De afdeling richt zich op innovatie, ontwikkeling en functioneel beheer van financiële (ERP) systemen en de financiële en deels beleidsmatige informatievoorziening naar diverse interne en externe doelgroepen. De afdeling kent korte lijnen. Hierdoor heb je veel ruimte en verantwoordelijkheid. Diversiteit en inclusiviteit in de meest brede zin van het woord zijn belangrijke waarden. In deze functie maak je ook deel uit van het projectteam IMPACT. Dit is een Agile/Scrum project dat sinds begin 2021 bezig is met de bouw van een maatwerk applicatie voor het ondersteunen van de zgn Activiteitencyclus waarin de BZ budgetten voor ontwikkelingssamenwerking worden gemanaged en verantwoord. Het projectteam bestaat uit een vast kernteam voor het uitwerken van eisen en wensen en een extern bouwteam voor realisatie. Zowel het projectteam als de afdeling werken hybride door een combinatie van thuiswerken en op kantoor. Werktijden zijn in onderling overleg in te vullen. Er zijn vaste dagen waarop het hele team op kantoor werkt. In het kader van een goede genderbalans worden reacties van vrouwelijke kandidaten dan ook van harte aangemoedigd.

Organisatie:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlandbeleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. BZ steunt 24/7 Nederlanders in het buitenland. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ca. 160 ambassades, permanente
vertegenwoordigingen en consulaten(-generaal), verspreid over de hele wereld.

Harde eisen:

• ITSM foundation; ITIL foundation;
• Je hebt minimaal een MBO werk en denkniveau, een opleiding als applicatie beheerder en minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt ervaring met het werken met BISL, ITIL of vergelijkbare frameworks;
• Je hebt ervaring met het beheer van zowel maatwerk applicaties, alsook standaard pakketten;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden.

Wensen:

• Competenties: -Analyseren; -Klantgerichtheid; -Omgevingsbewustzijn; -Plannen en Organiseren; -Samenwerken; -Voortgangscontrole; – Zelfontwikkeling;
• Je vindt het leuk om samen te werken met softwareontwikkelaars;
• Je bent enthousiast, flexibel en klantvriendelijk. Je kunt zowel goed zelfstandig werken als samenwerken;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden;
• Kennis en ervaring met SAP is een pré.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden plaats op 23 februari tussen 12:00 – 13:00 en 16:00 – 17:00. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.