De PMO-er/ projectsecretaris | Zwolle

Wij zijn voor de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) op zoek naar een Project management ondersteuner (PMO) op basis van 36 uur per week.

Wij zoeken een PMO-er die een prestatie neerzet. Die eigenstandig verantwoordelijkheid neemt voor het organiseren en structureren van de werkzaamheden binnen de gegeven kaders.

De PMO-er/ projectsecretaris is belast met het ondersteunen en adviseren van de projectleider of programmamanager bij het uitvoeren van een project of programma. Verder speel je een coordinerende rol binnen het team. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio’s of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als projectsecretaris tracht je het overzicht over het project/programma te bewaken en fungeer je als sparringpartner van de project- programmamanager. Daarnaast levert hij/zij daarvoor in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectorganisatie en aan de inrichting van de projectwerkprocessen conform IPMA zoals toegepast binnen RVO.nl.

Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maakt hij/zij gebruik van projectmanagementmethodieken en stelt deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders.

Daarnaast ondersteunt hij/zij de projectleider/programmamanager bij:

• Het onderhouden van de projectmanagementproducten (PID, projectregister, stuurgroepstukken, etc.);
• Het inplannen van overleggen, het inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie;
• Het beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware;
• Het opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking;
• Het registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen;
• Het bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures;
• Het onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil);
• Het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën) • het signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen.

Schets achtergrond opdracht:
Met de invoering van het Nieuw Gemeenschappelijk Landbouwbeleid (GLB21-27) vindt een substantiële wijziging plaats in zowel de klantinteractie (veelal de agrarisch ondernemer) van compliance naar performance, als de verwerking, als de verantwoording. Deze verandering heeft majeure impact op zowel de business processen, als de ondersteunende informatievoorziening. Voor de realisatie van deze verandering is RVO op zoek naar een ervaren PMO-er. De projectleider wordt primair ingezet mbt het project beleid en kaders en Arealmonitoring en kan daarnaast ingezet worden op andere projecten.

Binnen RVO wordt – veelal projectmatig – hard gewerkt aan optimale geautomatiseerde ondersteuning van de dienstverlening. De PMO-er valt hiërarchisch onder de teammanager KPM en wordt functioneel aangestuurd door de programma- en projectmanagers.

Organisatie:
Kansen voor Nederland, kansen voor jou.

Een duurzame, economisch sterke samenleving: daar werken we aan bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Met nationale en internationale programma’s, van de energietransitie en voedselproductie tot ontwikkelingsprojecten in Afrika. Met voorlichting, advies, financiering, subsidies en hulp bij het vinden van zaken- of kennispartners. Door slim organiseren en maximaal gebruik van digitale communicatie zorgen we voor een soepele en optimale dienstverlening. Door elkaar op te zoeken en verbindingen te leggen bieden we nieuwe inzichten en mogelijkheden. Voor en achter de schermen zetten 4500 mensen zich in voor een economisch sterk, innovatief en duurzaam Nederland, op verschillende vestigingen in Nederland. Ook voor jou zijn er kansen!

Onze adviseurs weten als geen ander wat er nodig is om ondernemende Nederlanders vooruit te helpen. Beoordelaars nemen subsidie- en andere verzoeken onder de loep en helpen de aanvragers om nieuwe stappen te zetten. Inkopers benutten de inkoopkracht van de Rijksoverheid, ook om maatschappelijke doelen te bereiken. De medewerkers van de frontoffice staan iedereen te woord die vragen heeft. Functioneel beheerders ontwikkelen en onderhouden digitale loketten. Projectmanagers onderzoeken wat de mogelijkheden van big data zijn. Juristen zorgen dat we ons houden aan wet- en regelgeving. En communicatieadviseurs ontwikkelen toegankelijke websites voor voorlichting en advies.

Wie ondernemend Nederland een warm hart toedraagt, kan bij onze organisatie dus alle kanten op.

Harde eisen:

• Ervaring met Agile werken;
• Ervaring bij een grote (semi-)overheidsorganisatie in de rol van projectleider ( 5 jaar);
• Ervaring met inrichting van processen gericht op dienstverlening aan klanten ( 5 jaar);
• WO werk- en denkniveau ( 5 jaar);
• Ervaring met stakeholder management op meerdere niveau’s ( 5 jaar).

Wensen:

• Competenties: Verbinder tussen business cq IV-organisatie en project. Communicator die stakeholders in woord en beeld meeneemt en de verandering stapsgewijs begeleidt. Betrokken teambuilder die het beste uit de teamleden haalt door te motiveren en te waarderen. Heeft focus: resultaatgericht, weet van aanpakken, straalt geloof uit Is procesbewaker: zorgt dat opdrachtgever stuurt, legt besluiten voor en is proactief; – Zorgt voor een haalbare fasering. Is in control: – Effectief (belang, doel en bijdrage aan de organisatie, verwachtingen gemanaged); – Realistisch, efficiënt (Richten: tijd, geld, kwaliteit, resultaat); – Overzicht (Inrichten: structuur, aanpak, mijlpalen, bemensing); – Voorspelbaar, bewaakt (issues, risico’s, leerpunten, logboek); – Resultaatgericht; – Stressbestendig; – Partner die adviseert, begeleidt (spreekt aan, bemiddelt bij weerstand en conflicten, onderhandelt, coacht); – Betrouwbaar (transparant, open, eerlijk, gedreven); – Toegankelijk (bereikbaar, aanspreekbaar, reageert);
• De functie-eisen van de projectsecretaris zijn: – ervaring als een projectsecretaris / PMO’er;- ervaring gewenst met gevestigde project- en programmamanagement methodieken; – affiniteit gewenst met ICT en risicomanagement; – ervaring gewenst met Microsoft Office toepassingen en Asana (planning).

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

De kandidaat moet er rekening mee houden dat in verband met de coronamaatregelen hoofdzakelijk thuis wordt gewerkt. Indien de maatregelen het toelasten wordt er één tot twee dagen op de hoofdstandplaats gewerkt. En mogelijk incidenteel elders.

Extra standplaatsen: Utrecht en Assen. Communicatieteam zit vnl. in Assen. Ad hoc kan er ook in Utrecht overleggen zijn.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.