Contractmanager | Den Haag

Wij zijn voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken op zoek naar een contractmanager op basis van 36 uur per week. 

Een energieke contractmanager. Ben jij enthousiast, actiegericht en werk je graag samen met anderen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Je komt te werken in een team met 7 collega’s bestaande uit een coördinator contractmanagement, 2 Senior contractmanagers, 2 contractmanagers, 1 contractuitvoerder en 1 contractbeheerder.

Belangrijk is dat je zelfstandig de werkzaamheden kan uitvoeren in nauwe samenwerking met ons. Zelfstandigheid, pro activiteit en creativiteit zijn passend binnen het team. Jouw werkzaamheden richten zich zowel op contractuitvoering als contractmanagement. Wat je gaat doen De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Contractuitvoering:

• Uitvoeren en begeleiden van de minicompetities en functionele uitvragen vanaf behoeftestelling tot opdrachtverstrekking o.a.:
  – opstellen van uitvraagdocumenten;
  – adviseren over het Programma van Eisen;
  – adviseren over gunningscriteria;
  – controleren van de ontvangen offertes;
  – plannen en organiseren van gesprekken en demo’s;
  – schrijven van gunnings- en afwijzingsbrieven.
• Opstellen van de overeenkomst;
  – aanspreekpunt voor de leveranciers over lopende uitvragen;
  – dossieropbouw en archivering.
• (mede) Opstellen van uitvoeringsrapportages over de contracten.

Contractmanagement:

• Deelnemen aan diverse (transitie)projecten;
• Deelnemen aan en/of initiëren van (project) overleggen;
• Overige voortkomende werkzaamheden t.b.v. de diverse (transitie)projecten;
• Contacten/relaties onderhouden met leveranciers en interne stakeholders;
• Contractlife cycle management.

Achtergrond opdracht:
Je werkomgeving:
Bij BZ zijn wereldwijd circa 5.000 medewerkers werkzaam op vertegenwoordigingen in 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infrastructuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen. Als wereldwijd opererende organisatie is BZ sterk afhankelijk van een goede informatie¬voor¬ziening en bijbehorende ICT-dienstverlening. In de ontwikkeling naar een moderne Nederlandse diplomatie is betrouwbare digitale informatievoorziening onmisbaar. De Directie Bedrijfsvoering (IDI i.o.) is een regieorganisatie en adviseert, begeleidt en ondersteunt de afdeling Informatievoorziening de departementsleiding, directies en posten op het gebied van informatievoorziening en ICT-dienstverlening. ICT-diensten worden geleverd door externe leveranciers. IDI i.o. is de partner voor directies en posten als het gaat om de inzet van nieuwe moderne ICT en de aanpassing en verbetering van bestaande ICT-diensten.

De Directie gaat in de loop van 2021 transformeren naar de nieuwe Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI).

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) heeft het doel gesteld dat elke medewerker in 2021 in staat wordt gesteld altijd en wereldwijd veilige digitale end-to-end connectiviteit te hebben, veilige toegang te hebben tot informatie- en clouddiensten en veilig te kunnen communiceren met keten- en andere partijen in de vorm van data, spraak, en video op BZ apparatuur (PC’s, laptops, tablets, smartphones). De werkmiddelen zijn beschikbaar (ze doen het), betrouwbaar (ze doen het goed) en veilig (integer en vertrouwelijk).

Organisatie:
Als wereldwijd opererende organisatie is BZ sterk afhankelijk van een goede informatievoorziening en bijbehorende IT-dienstverlening. Zeker met de vernieuwingsagenda van BZ, zoals Modernisering Diplomatie, OS-agenda en hervorming van het personeelsbeleid, is een betrouwbare digitale informatievoorziening onmisbaar voor de innovatie van de BZ-organisatie. Actuele thema’s op dat gebied zijn: e-dienstverlening, digitalisering van processen en archieven, plaats-, tijd- en apparaat-onafhankelijk werken, digitaal samenwerken, clouddiensten en social media, big data analysis, open data.

Een van de takken van integrale bedrijfsvoering bij BZ is IT-regie. IT-regie is de verantwoordelijkheid van Cluster DBV/IV, dat zorgt voor een goede afstemming tussen de vraag naar en het aanbod van IT-diensten bij het ministerie, op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. De vraag naar IT-diensten komt voort uit de ontwikkelingen en behoeften van dienstonderdelen en posten. Het aanbod van IT-diensten wordt geleverd door een palet van externe IT-leveranciers, waaronder het rijksbrede SSC-ICT. Om tot een goede IT-regie te komen werkt DBV/IV veel samen met dienstonderdelen en posten. Voor elke directie/post zijn er contactpersonen en adviseurs beschikbaar. Per BZ-sector fungeert een businessdomeinteam. Ook participeert DBV/IV actief in interdepartementale verandertrajecten en projecten om vanuit BZ bij te dragen aan het rijksbrede IT-beleid. DBV/IV werkt veel samen met de andere clusters van DBV teneinde een meer integrale bedrijfsvoering voor BZ te bewerkstelligen.

Speerpunten van DBV/IV daarbij zijn:

• Optimale bestuurbaarheid van de IT door de top;
• Adequate ondersteuning van de Chief Information Officer (CIO) van BZ;
• Professionele I-regie (processen en expertise);
• Wendbaarheid en innovatie in de informatievoorziening van BZ;
• Maximale synergie met andere ministeries.

Harde eisen:

• Ervaring binnen complexe organisaties en/of binnen de Rijksoverheid met soortgelijke werkzaamheden;
• MBO+ /HBO werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur NEVI 1 of gelijkwaardig;
• Alleen kandidaten die in loondienst zijn komen in aanmerking voor deze opdracht. Ben jij ZZP’er informeer dan naar onze mogelijkheden.

Wensen:

• Overige eisen, wensen en competenties: – Dienstverlenend en Resultaatgericht; – Daadkrachtig en Stressbestendig; – Gestructureerd en nauwkeurig; – Affiniteit met ICT en ervaring met MS-Office en sharepoint; – Ervaring binnen een diplomatieke omgeving is een pré; – Organisatiesensitiviteit; – Communicatief vaardig, zakelijk, verbinder en onderhandelingsvaardigheden; – Zowel zelfstandig als in teamverband succesvol functioneren.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 5 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden zo spoedig mogelijk plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Remco Blommesteijn bereikbaar op het nummer: 06-11355233. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.