Senior Ambtelijk secretaris | Utrecht

Bedrijfsonderdeel
 
De ambtelijk secretaris maakt deel uit van de afdeling HRM. Tot deze afdeling behoort ook het team Arbeidsverhoudingen, waarvan naast ambtelijk secretarissen ook de medewerkers arbeidsverhoudingen en adviseurs deel uitmaken. Gezamenlijk dragen zij bij aan constructief overleg tussen bestuurders en medezeggenschap binnen NS.  De ambtelijk secretaris wordt in de werkzaamheden functioneel aangestuurd door de voorzitter van de OR. De functie is voor 24 uur per week. Dagelijks brengt NS ruim 1 miljoen mensen naar hun werk, koopavond, oma, museum, strand of school. Mensen die veilig en op tijd op hun plaats van bestemming willen aankomen, maar onderweg ook willen eten, winkelen of werken. Die reisinformatie nodig hebben, of een OV fiets. Onze ruim 30.000 medewerkers spelen allemaal een grote rol om dit mogelijk te maken, als onderdeel van de totale keten. NS bestaat dan ook uit meerdere bedrijven onder 1 dak. Bedrijven die zeer intensief met elkaar samenwerken, maar tegelijkertijd vrij zelfstandig opereren. Maar altijd met hetzelfde doel: samen werken aan vooruitgang.
 
Verantwoordelijkheden
 
Als ambtelijk secretaris ondersteun je de Ondernemingsraad. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor de leden van de Ondernemingsraad, voor de bestuurder en diens vertegenwoordigers en externen (zoals vakbonden, advocaten en scholingsinstituten). De werkzaamheden van de ambtelijk secretaris zijn organisatorisch, uitvoerend en adviserend van aard en worden verricht namens de OR. Een deel van de werkzaamheden betreft de organisatie van vergaderingen van de Ondernemingsraad en de commissies daarvan. Hierbij valt te denken aan het opstellen van de vergaderschema’s, agenda’s, het reserveren van vergaderruimtes (inclusief de technische apparatuur, voorzieningen en catering) en het maken, uitwerken en verspreiden van notuleren van de interne vergaderingen. Ook is de ambtelijk secretaris namens de OR verantwoordelijk voor de financiële administratie van de Ondernemingsraad. Budgetaanvragen en het accorderen van betalingen gaan via de ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris is namens de OR verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande correspondentie van de Ondernemingsraad. Verder toetst de ambtelijk secretaris in nauw overleg met de Ondernemingsraad de inhoud van adviesaanvragen en instemmingsverzoeken aan de wettelijke eisen op basis van de WOR, redigeert concept adviezen en de reactie op instemmingsverzoeken. De organisatie van de verkiezingen van de Ondernemingsraad worden ook door de ambtelijk secretaris ondersteund. De ambtelijk secretaris is ook een adviseur en sparringspartner voor de voorzitter van de OR. Vanuit het gezamenlijk overleg van team Arbeidsverhoudingen kunnen eventueel ook andere (vergelijkbare) werkzaamheden komen. Deze functie betreft de ondersteuning voor de OR NedTrain
 

Opleiding, Kennis en Werkervaring                        
              

• Je hebt minimaal 5 tot 8 jaar relevante werkervaring opgedaan in een vergelijkbare functie binnen een grote (complexe) organisatie met medezeggenschap
• Je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau met bij voorkeur een bedrijfskundige dan wel HRM achtergrond
• Je hebt kennis van de rechten van de ondernemingsraad, waaronder arbeidswetgeving en cao
• Je hebt affiniteit met medezeggenschap en weet hoe medezeggenschap zich verhoudt binnen de organisatie
• Je kunt goed notuleren en stukken opstellen
• Je beheerst de Nederlandse uitstekend in woord en geschrift
• Je beheerst de toepassing van relevante computerprogramma’s zoals: Outlook, Word, Excel, PowerPoint

Gedrag, Vaardigheden/ Competenties
 

• Je kunt goed organiseren, bent integer en dienstbaar
• Je bent organisatiesensitief; hebt snel gevoel voor verhoudingen binnen de organisatie
• Je kunt goed samenwerken met (vertegenwoordigers van) de directie
• Je bent iemand die met een groot aantal verschillende onderwerpen om weet te gaan
• Je kunt onder druk presteren
• Je kunt goed analyseren
• Je kunt efficiënt werken
• Je bent klantgericht en flexibel

 De kernwaarden van NS zijn proactief, verbindend, vakkundig en gastvrij.