Afdelingsondersteuner PMI | Den Haag

Functieomschrijving
Werkzaamheden afdelingsondersteuner:

• Agendabeheer afdelingshoofd PMI (8 uur per week)
• Planning, voorbereiden en notuleren PMI MT overleg (6 uur per week)
• Organiseren en voorbereiden van (thema)bijeenkomsten en afdelingsactiviteiten (4 uur per week)
• Verzamelen en opstellen van wekelijkse afdelingscommunicatie (4 uur per week)
• Ondersteunen in opstellen van PMI jaarplan(nen) en monitoren van de uitvoering hiervan (2 uur per week)
• Ondersteuning/vervanging directiesecretaris in het voorbereiden en ondersteunen van het Managementteam van Directie Informatievoorziening (4 uur per week)
• Afstemmen en samenwerken met andere afdelingsondersteuners bij Directiebrede aangelegenheden (2 uur per week)

Achtergrond opdracht
De Directie Informatievoorziening bestaat uit een viertal afdelingen. Een van deze afdelingen is de afdeling PMI, waar alles draait om IVprojecten en programma’s. De afdeling PMI bestaat uit een afdelingshoofd, 4 programmamanagers (verdiepingsmanagers genoemd), een coordinator PMO-Office, coordinator communicatie en een testmanager. Het afdelingshoofd maakt deel uit van het Managementteam van de Directie. Onder de coordinatoren zijn er ca. 120 projectmedewerkers (in- en extern) zoals projectleiders, testers, pmo’s, etc. De rol van de afdelingsondersteuner is de spin-in-het-web binnen de afdeling waarin verschillende operationele taken zijn opgenomen.

Harde eisen

• De aangeboden kandidaat heeft minimaal een afgeronde MBO-opleiding (bij voorkeur in de richting van ICT en/of projectmanagement en/of bedrijfsvoering);
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal drie (3) jaar aantoonbare werkervaring in het ondersteunen van projecten of afdelingen;
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar administratieve aantoonbare werkervaring in het verwerken van documenten en het coordineren van documentenstromen;
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal twee (2) jaar aantoonbare werkervaring in het opstellen van jaarplannen en notuleren van overleggen.

Wensen

• Presentaties (powerpoint) maken;
• Bijeenkomsten organiseren en faciliteren;
• Agenda-afspraken maken (outlook/webex ervaring);
• Ervaring in Jira (projectmanagementtool);
• Kennis van samenwerkingsruimtes, Confluence, Zenya etc;
• Ervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie heeft de voorkeur;
• Onze ideale kandidaat is voor 24-32 uur per week beschikbaar op meerdere werkdagen.

Competenties

• Uitstekende mondelinge en schriftelijk communicatieve vaardigheden;
• Stressbestending: kunnen omgaan met werkdruk;
• Flexibel: kunnen omgaan met snel veranderende omgeving;
• Organiseren: prioriteren en structuur aanbrengen;
• Nauwkeurig: kritisch en alert op details.

Opmaak cv: in het Nederlands, in Word en maximaal 4 pagina’s.

De selectiegesprekken vinden 5 oktober 2026 plaats. Als je hiervoor wordt uitgenodigd, zorg dan dat je beschikbaar bent.

Vragen over transities: Je kan het beste je mails naar de inhuurdesk sturen ( Inhuurdesk.di@dji.minjus.nl )

Deze opdracht is alleen mogelijk via verloning i.v.m. de wet DBA.

Met Quest & Co bieden wij een oplossing waarmee jij de opdracht alsnog kunt uitvoeren, zonder risico voor de opdrachtgever en met een inkomen dat dicht bij zelfstandig ondernemen ligt. Interesse? Reageer en we leggen het uit!

Wij staan open voor kandidaten met diverse achtergronden en ervaringen.

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Winhold Bartelink bereikbaar op het nummer: 06 – 46 12 98 22. Als je geïnteresseerd bent in de functie nodigen wij je van harte uit een aanbieding te verzorgen via het aanbiedingsformulier.